Bagi pekerja kantoran atau yang masih kuliah, apakah kamu sering merasa kehabisan waktu hampir setiap hari? Sementara, tugas masih menumpuk dari yang berat hingga ringan? Astaga, apa yang salah di sini?
Kalau kamu sering merasa tergesa-gesa melakukan segala tugas, berarti manajemen waktumu masih perlu diperbaiki. Memang, dalam proses mengatur, merencanakan, dan mengendalikan waktu demi tugas-tugas tercapai setiap hari itu tidaklah mudah. Butuh berusaha terus hingga terbiasa.
Akibat pengaturan waktu yang buruk, kamu sering merasa stres karena banyak tugas yang jarang terselesaikan. Akhirnya, jangankan untuk liburan, waktu bersantai di rumah pun tak bisa kamu sediakan. Kadang, kamu merasa terjebak dalam rutinitas membosankan tapi selalu merasa dikejar waktu. Yang terparah, hasil kerjaan pun banyak yang mengecewakan. Sedih, kan?
Bagaimana cara membuat harimu jadi lebih produktif, melakukan segala tugas dengan efektif dan efiesien, tapi masih bisa meluangkan waktu untuk bersantai?
Supaya hidupmu jadi lebih baik dan berkualitas, kamu bisa melakukan sembilan cara di bawah ini.
1. Dahulukan yang terpenting.
Berbagai tugas yang sedang kamu hadapi jangan sampai membuatmu bingung. Dahulukan tugas yang paling penting serta mendesak. Menyelesaikan tugas terbesar membuatmu lebih lega dan mendorong untuk tetap fokus mengerjakan tugas-tugas selanjutnya.
Kerjakan satu per satu, urutkan tugas-tugas tersebut berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Pikirkan mana tugas bersifat penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak. Juga, tugas bersifat mendesak tapi tidak penting, tugas yang tidak penting dan tidak mendesak. Nah, jangan bingung, ya?
2. Rencanakan dan catat kegiatan.
Sebelum memulai beraktivitas, tentunya kamu harus sudah mengetahui tujuan yang ingin dicapai. Catat daftar tugas yang akan kamu kerjakan hari ini. Untuk melakukannya, kamu bisa mengambil 15 menit waktu saat menjelang tidur di malam sebelumnya, atau setelah bangun pagi. Bangun lebihawal supaya kamu sempat melakukan kegiatan bermanfaat seperti olahraga tanpa takut terlambat ke kantor atau kuliah.
Lakukan kebiasaan mencatat daftar kegiatan supaya kamu bisa tetap fokus jadi tidak lupa akan hal-hal penting yang harus selesai dalam sehari penuh. Ingat, ikuti daftar kegiatan yang sudah kamu tuliskan tadi. Percuma saja mencatat kalau selalu melanggarnya.
Selain itu, catat apa pun yang selama ini menjadi pengganggu atau hambatanmu untuk memaksimalkan waktu. Misal, kamu selama ini terlalu banyak bermain media sosial, catat dan tegaskan diri bahwa kamu harus membatasi atau menghilangkan kebiasaan itu. Begitu juga dengan kegiatan-kegiatan lain yang tidak penting dan justru menyita waktumu yang berharga.
3. Tetapkan batas waktu.
Waktu yang terbatas memaksamu untuk menyelesaikan semua tugas hari ini. Jadi, tetapkan batas waktu untuk masing-masing tugas tersebut. Misal, kamu mulai mengerjakan tugas pertama yaitu membuat sebuah artikel yang bersifat mendesak di pagi hari selama dua jam. Setelahnya, tugas kedua yaitu pergi ke pertemuan penting sesuai jadwal selama tiga jam. Sepulangnya, kamu bisa beristirahat sebentar, melanjutkan tugas ketiga yaitu ke supermarket membeli barang kebutuhan sehari-hari selama kurang lebih satu jam. Begitu seterusnya sampai kamu mengerjakan semua tugas dalam daftar catatan. Ini juga bisa jadi tantangan tersendiri buatmu.
4. Kerjakan masing-masing.
Mengerjakan suatu tugas selalu butuh fokus dan konsentrasi penuh jika ingin mencapai hasil memuaskan. Hindari mengerjakan tugas setengah-setengah yang mungkin bagimu lebih menghemat waktu. Padahal, hal itu hanya membelah fokus dan perhatianmu akan tugas yang sedang dikerjakan. So, tetap selesaikan satu tugas sebelum melanjutkan ke yang berikutnya.
Bagaimana jika suatu hari waktumu benar-benar terbatas tapi ada tugas yang masih harus diselesaikan? Tidak ada salahnya untuk meminta orang lain mengerjakan tugasmu itu. Tentunya, pilih orang yang bisa dipercaya mampu melakukannya. Kamu bisa meminta tolong teman atau menyewa seseorang yang sudah ahli di bidang tersebut.
5. Ingatlah untuk beristirahat.
Memaksakan diri menyelesaikan tugas saat kondisi sudah sangat lelah bisa jadi hal buruk. Selain hasil belum tentu maksimal, ini juga bisa mengancam kesehatan diri kalau kamu sering melakukannya.
So, berikan waktu untuk tubuh beristirahat seperti tidur siang, menghirup udara segar di taman, bermeditasi, menonton acara favorit, dan sebagainya. Setelah cukup beristirahat, kamu bisa lanjutkan pekerjaan dengan energi dan semangat yang lebih tinggi.
Buat kebiasaan tidur cukup di malam hari sekitar tujuh hingga delapan jam tanpa gangguan. Lakukan kebiasaan ini supaya saat bangun keesokan harinya tubuh dan pikiranmu jadi segar kembali.
6. Buat jadwal di kalender.
Dalam waktu seminggu atau sebulan ke depan, tandai jadwal-jadwal penting beserta tanggalnya pada kalender. Atau, rencanakan tanggal tepat untuk jadwal tugas tertentu yang sudah kamu sesuaikan dengan situasi dan kondisimu.
Kamu bisa menggunakan kalender biasa yang menempel di dinding kamar tidur, atau pakai aplikasi khusus yang bisa kamu install melalui ponsel pintarmu. Kalau kamu termasuk pelupa, pasang alarm untuk masing-masing tugas, tepatnya beberapa saat sebelum memulai pekerjaan.
7. Singkirkanlah hal yang menyita waktu.
Sebisa mungkin hindari segala hal yang tidak memberi manfaat untukmu. Hal-hal tersebut hanya membuang-buang waktumu yang berharga. Kalau memang susah menghindarinya, setidaknya batasi sesedikit mungkin waktunya.
Misal, batasi bermain media sosial yang sering membuatmu lupa waktu. Atau, hentikan kebiasaan bergosip dengan tetangga atau teman sekantor mengenai hidup seseorang. Selain bukan urusanmu, hal itu tidak berfaedah sama sekali dan waktumu pun jadi hilang begitu saja. Sayang sekali, bukan?
8. Fokus dan lakukan saja.
Saat mengerjakan tugas, kamu butuh semangat tinggi mencapai hasil maksimal. Tanamkan dalam benakku bahwa kamu mampu mencapai tujuan, tetap percaya diri, dan optimis. Tetap fokus dan jaga konsentrasi. Buang jauh pikiran-pikiran negatif yang bisa merusak semangatmu bekerja. Segala kekhawatiran yang tidak jelas belum tentu akan terjadi, rugi sendiri kan, kalau terlalu memikirkannya?
Untuk segala hasil usaha, tidak perlu memaksakan harus sempurna. Toh, tidak ada yang benar-benar sempurna di dunia ini. Saat kamu sudah berusaha maksimal mengerjakan suatu tugas, dengan sepenuh hati dan semangat tinggi, hasilnya tentu akan sesuai target.
So, kamu pun perlu menetapkan target yang masuk akal dan sesuai. Bukan target berlebihan yang sebenarnya tidak mungkin bisa diwujudkan. Jika tetap memaksa, bisa membuatmu stres, terpuruk, kecewa, jadi beban pikiran yang berdampak pada kesehatan fisik dan mental.
9. Tegas menolak jika tak sanggup.
Energi dalam dirimu itu terbatas. Menjaganya untuk sanggup menyelesaikan segala tugas itu tidak mudah. Jadi, jika ada hal-hal yang hanya menambah beban pekerjaan, tolak saja. Atau apa pun itu yang hanya menyita waktumu. Entah itu ajakan dari teman, bos, atau siapa pun.
Berani katakan tidak, jika memang harus. Katakan iya kalau memang kamu membutuhkannya. Tidak perlu merasa tidak enak hingga memaksa diri menerima, akhirnya menyesal bahkan merugikan diri sendiri. Tegaslah dan jaga energimu untuk tetap fokus melakukan hal-hal bermanfaat dalam hidup.