Untuk membuka komunikasi dengan calon klien yang sama sekali belum pernah ditemui, tak jarang orang dihadapkan dengan situasi yang membingungkan. Apakah mengirim email lebih baik daripada menelepon langsung? Atau justru harus bertemu secara langsung?
Pada dasarnya, membangun hubungan baik dengan siapapun membutuhkan komunikasi tatap muka. Jadi, entah itu email ataupun sambungan telepon yang kamu pilih untuk mengawali komunikasi, selalu tindak lanjuti dengan meeting.
Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana caranya mengetahui channel komunikasi yang sesuai, mengingat setiap orang memilki preferensi sendiri yang dipengaruhi oleh banyak hal, seperti jabatan atau usia. Nah, berikut ini ada beberapachannelyang bisa kamu jadikan rekomendasi.
1. Sambungan telepon untuk kalangan profesional.
Komunikasi lewat telepon yang ditujukan untuk individudengan kesibukan tinggi bisa jadi diabaikan. Mengapa? Karena mereka biasanya enggan menerima telepon dari nomor yang tak dikenal. Kemungkinan besar mereka akan berpikir itu adalah telepon dari bank yang menawarkan kartu kredit atau KTA.
Sedangkan untuk level yang lebih tinggi seperti Direktur aau CEO sebuah perusahaan besar, besar kemungkinan nomor telepon yang kamu hubungi adalah sekretarisnya. Bila itu yang terjadi, langsung perkenalan diri dan utarakan maksudmu. Tanyakan juga untuk follow up selanjutnya apakah bisa langsung membuat janji dengan sang atasan atau ada pilihan lain.
2. Aplikasi chatting cocok untuk kalangan muda.
Meski populer digunakan oleh hampir sebagian besar penduduk Bumi, jangan sesekali menghubungi sesama profesional dengan menggunakan aplikasi chat seperti WhatsApp, apalagi LINE. Kecuali bila kamu dan klienmu sudah saling mengenal dan ini bukanlah komunikasi pertama kalian.
Meski begitu, pemanfaatan aplikasi chat bisa diterapkan bila orang yang kamu tuju masuk dalam kriteria generasi Z atau Milenial. Sebab dunia mereka memang berkutat di seputar gadget dan mengirimkan chat sebagai awal perkenalan diri adalah sesuatu yang bisa dianggap wajar.
3. Email bisa masuk ke semua kalangan.
Email merupakan channel yang bisa masuk ke semua kalangan. Pertama, tak ada aturan mengenai kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan email karena otomatis masuk ke inbox penerima.Kedua, kamu bisa lebih menata kalimat karena kalau ada kesalahan tulis masih bisa dihapus.Ketiga, melalui email, si penerima bisa langsung mengetahui identitas sekaligus maksudmu mengirimkan pesan.
Bila salah satu cara di atas sudah kamu lakukan, selalu follow up lagi untuk memastikan pesan yang kamu kirim diterima dan membuat janji meeting karena di situlah proses membangun hubungan baik dimulai. Kamu dan calon klien/ partner bisa saling menilai sehingga timbul rasa percaya yang akan memperkuat hubungan kerja sama.