Knowledge (pengetahuan) adalah suatu upaya untuk menghasilkan nilai dari kekayaan intelektual organisasi melalui penciptaan, penyimpanan, penyebaran, dan penerapan untuk mencapai tujuan organisasi. Ada dua jenis knowledge,yaitu tacit dan explicit. Kedua jenis pengetahuan ini memiliki pengertian yang berbeda, namun tidak dapat dipisahkan satu sama lain dan juga sangat penting bagi organisasi.
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya, sebagai persepsi, gagasan, cara berpikir, wawasan, dll. Sedangkan, explicit knowledge adalah bentuk pengetahuan yang didokumentasikan, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan, dan dipelajari. Seperti buku, dokumen, surat, dll.
Model SECI (Socialization, Externalization, Combination, and Internalization).
Model SECI.
SECI merupakan salah satu model spiral pengetahuan yang menjadi landasan penciptaan pengetahuan dan mentransfer teori. Model ini membedakan dua dimensi pengetahuan sebagai pengetahuan tacit dan explicit, serta mengusulkan sebuah proses penciptaan pengetahuan melalui interaksi sosial untuk mengonversi pengetahuan antara dua dimensi. Model SECI banyak digunakan untuk mengembangkan knowledge management yang terdiri dari empat tahapan, di antaranya sebagai berikut.
1. Socialization (sosialisasi).
Transfer pengetahuan dari satu individu ke individu lainnya dalam bentuk tacit knowledge. Disebutkan bahwa sosialisasi muncul dari aktivitas berbagi dan menciptakan pengetahuan tacit melalui pengalaman langsung.
2. Externalization (eksternalisasi).
Transformasi pengetahuan dari bentuk tacit knowledge ke bentuk explicit knowledge. Berdasarkan eksternalisasi, pengetahuan tacit yang ada dalam diri individu dikeluarkan dan diformulasikan ke dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh individu lain.
3. Combination (kombinasi).
Mengorganisasi kumpulan explicit knowledge ke dalam satu bentuk media yang lebih sistematis, melalui proses penambahan pengetahuan baru, kombinasi dan kategorisasi pengetahuan yang telah terkumpul.
4. Internalization (internalisasi).
Transformasi pengetahuan dari bentuk explicit knowledge ke bentuk tacit knowledge. Contohnya dengan proses belajar yang kemudian diikuti dengan 'learning by doing' yang lambat laun membentuk pengetahuan baru dalam diri individu.
Penerapan model SECI pada organisasi.
Pengetahuan hanya dapat diciptakan oleh individu. Organisasi tidak dapat menciptakan pengetahuan tanpa adanya orang-orang dalam organisasi. Organisasi membantu individu untuk menjadi kreatif dan sebagai tempat untuk menghasilkan pengetahuan. Pembentukan pengetahuan organisasi, seharusnya dipahami sebagai sebuah proses yang mana secara organisasi membesarkan pengetahuan yang dibentuk oleh individu tersebut, dan mengukuhkannya sebagai bagian dari jaringan pengetahuan di dalam organisasi (Nonaka & Takeuchi, 1995). Suatu organisasi dapat menerapkan model SECI untuk menjamin proses pertukaran pengetahuan.
Penerapan model SECI dapat digambarkan melalui pertanyaan disertai jawaban, sebagai berikut.
1. Socialization (sosialisasi).
Pertanyaan:
Apakah organisasi sering melakukan kegiatan sharing seperti berdiskusi, berbagi cerita/ pengalaman, atau brainstorming tentang kegiatan hingga masalah dalam organisasi?
Jawaban:
Tahap sosialisasi adalah berbagi dan menciptakan pengetahuan tacit melalui pengalaman langsung. Tentunya organisasi sering melakukan diskusi dengan para senior atau teman-teman. Biasanya melakukan diskusi secara rutin (seminggu sekali/sebulan sekali), atau saat melakukan evaluasi kegiatan dengan melakukan perkumpulan antara anggota dan senior untuk melakukan diskusi dan sharing bersama mengenai hal-hal tertentu yang perlu didiskusikan.
2. Externalization (eksternalisasi).
Pertanyaan:
Bagaimana dengan hasil dari kegiatan sharing/ diskusi tersebut? Apakah dalam bentuk tertulis atau lainnya?
Jawaban:
Proses pembentukan pengetahuan tacit yang ada dalam diri individu dikeluarkan dan diformulasikan ke dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh individu lain. Pengurus organisasi membuat laporan dari hasil diskusi saat melakukan musyawarah/ rapat tersebut. Hasil laporan kegiatan tersebut tercatat/ tertulis secara fisik dan digital yang dilakukan oleh tim pengurus harian, kemudian di share (bagikan) pada suatu forum diskusi chatting (grup), supaya para anggota dapat me-review kembali apa yang telah didiskusikan pada rapat tersebut.
3. Combination (kombinasi).
Pertanyaan:
Bagaimana hasil kegiatan yang telah tercatat tersebut biasanya di dokumentasikan atau disimpan?
Jawaban:
Tahap kombinasi yaitu proses perpindahan atau penggabungan pengetahuan. Informasi yang telah didapatkan dari tahap eksternalisasi tersebut para anggota sudah memahami tugas dalam kegiatan yang akan dilaksanakan. Kemudian, dokumen tersebut dicatat dalam bentuk fisik dan digital, lalu setelah rapi akan disimpan pada Google Drive atau media penyimpanan lain dengan membuat folder atau penamaan file yang sesuai, supaya mudah dalam melakukan pencarian.
4. Internalization (internalisasi).
Pertanyaan:
Bagaimana pengetahuan yang diperoleh dari organisasi yang kemudian di internalisasikan oleh anggota lain dan tidak menutup kemungkinan adanya perbedaan?
Jawaban:
Tahap internalisasi yaitu proses pengetahuan yang telah dikombinasikan, kemudian digunakan dan dipelajari, sehingga terjadi proses internalisasi dan terjadi modifikasi pengetahuan tacit yang telah dimiliki oleh orang yang mempelajarinya. Pengetahuan dari diskusi dan dokumen yang dilakukan dalam tahap kombinasi tersebut dapat diimplementasikan oleh setiap anggota divisi untuk melaksanakan kegiatan.
Organisasi dapat melakukan kegiatan rapat gabungan antar divisi untuk membahas kegiatan dan menyelaraskan pendapat, supaya berjalan dengan baik dan lancar. Namun, proses ini akan dilanjutkan kembali pada proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi kembali, sehingga membentuk suatu loop (putaran) yang tanpa henti, bahkan akan semakin melebar. Melalui poses yang tanpa henti ini, maka diharapkan perbedaan pemahaman tersebut akan terkoreksi, sehingga semua pihak memahaminya sebagai suatu hal yang sama.
Kesimpulan.
Kegiatan yang dilakukan pada organisasi sangat bermanfaat untuk terjadinya proses pertukaran pengetahuan antar anggota. Kegiatan ini dapat mengacu pada model SECI (socialization, externalization, combination, daninternalization), di mana transfer pengetahuan berlangsung baik yang berbentuk tacit knowledge maupun explicit knowledge. Proses pengetahuan tacit menjadi pengetahuan explicit dapat menciptakan pengetahuan baru melalui budaya sharing knowledge antar anggota organisasi.
Proses socializationmuncul melalui diskusi dan sharing dengan senior atau teman. Proseseexternalization tercipta melalui dokumen atau laporan kegiatan yang tercatat, terekam, atau tertulis baik secara fisik maupun digital. Proses combination tercipta dari dokumen yang tercatat atau terekam dalam bentuk fisik dan digital, yang kemudian disimpan di Google Drive. Proses internalization muncul dari setiap diskusi yang kemudian dibuatkan sebuah kesimpulan, berdasarkan hasil diskusi atausharing gabungan antar divisi dalam membahas kegiatan dan meyelaraskan pendapat antar anggota organisasi.