Brilio.net - Sebagai karyawan, patuh pada tugas perusahaan adalah sebuah kewajiban. Tak jarang, perusahaan memberikan tugas-tugas yang mengharuskan kamu bekerja di luar kota, atau bahkan luar negeri.
Dalam situasi seperti ini, penting untuk memahami bahwa perusahaan biasanya akan memberikan dokumen resmi yang dikenal sebagai surat tugas perusahaan. Surat ini bukan sekadar formalitas, melainkan alat yang sangat penting dalam menjalankan tugas tersebut.
BACA JUGA :
5 Contoh surat permohonan dana berbagai keperluan, pengertian, fungsi dan cara membuatnya yang benar
Surat tugas perusahaan adalah sebuah dokumen resmi yang memberikan rincian tugas yang harus dilakukan oleh seorang karyawan. Surat ini tidak hanya menetapkan tanggung jawab dan wewenang yang diberikan, tetapi juga memastikan bahwa karyawan memiliki dasar yang kuat untuk melaksanakan tugasnya. Dengan adanya surat tugas ini, kamu sebagai karyawan akan memiliki bukti tertulis bahwa kamu sedang menjalankan perintah dari atasan atau manajemen perusahaan.
Tentu saja, surat tugas perusahaan ini tidak hanya penting bagi kamu yang ditugaskan, tetapi juga bagi pihak-pihak di luar perusahaan yang mungkin kamu hadapi selama melaksanakan tugas. Misalnya, jika kamu ditugaskan untuk bernegosiasi dengan klien atau menghadiri pertemuan bisnis di luar negeri, surat tugas ini bisa berfungsi sebagai bukti bahwa kamu memang memiliki wewenang untuk bertindak atas nama perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, kamu bisa menyimak ulasan berikut ini, lengkap dengan berbagai contohnya yang bisa kamu pelajari yang dirangkum brilio.net dari berbagai sumber pada Kamis (22/8).
BACA JUGA :
Paspor lama vs paspor baru RI, kenali dari segi desain dan keamanannya
Definisi surat tugas perusahaan
foto: freepik.com
Surat tugas perusahaan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menugaskan seorang karyawan menjalankan tugas tertentu. Surat ini biasanya mencantumkan nama karyawan yang ditugaskan, deskripsi singkat tentang tugas yang harus dilakukan, lokasi atau tempat tugas, serta jangka waktu pelaksanaan tugas. Surat tugas perusahaan juga seringkali dilengkapi tanda tangan pejabat berwenang di perusahaan dan stempel perusahaan sebagai bukti keabsahan dokumen tersebut.
Secara umum, surat tugas perusahaan bertujuan untuk memberikan kejelasan mengenai tugas yang harus dilakukan oleh karyawan. Dalam surat ini, perusahaan biasanya juga mencantumkan tujuan dari penugasan tersebut, agar karyawan yang ditugaskan memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang harus dicapai. Misalnya, jika seorang karyawan ditugaskan untuk melakukan survey pasar di kota tertentu, maka tujuan dari survei tersebut akan dijelaskan dalam surat tugas ini.
Surat tugas perusahaan juga berfungsi sebagai instrumen legal yang memberikan karyawan dasar hukum untuk melaksanakan tugas yang telah diberikan. Dengan surat ini, karyawan dapat menunjukkan kepada pihak ketiga bahwa mereka memiliki otoritas untuk bertindak atas nama perusahaan. Hal ini sangat penting terutama jika tugas yang diberikan melibatkan interaksi dengan pihak luar, seperti klien atau mitra bisnis.
Fungsi surat tugas perusahaan
Surat tugas perusahaan memiliki beberapa fungsi utama yang sangat penting bagi kelancaran operasional perusahaan. Pertama, surat ini berfungsi sebagai instrumen legal yang memberikan karyawan kewenangan untuk melaksanakan tugas tertentu. Tanpa surat tugas ini, karyawan akan mengalami kesulitan dalam mendapatkan pengakuan atau wewenang dari pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas tersebut.
Kedua, surat tugas perusahaan berfungsi sebagai bukti administratif yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk melacak dan mendokumentasikan tugas-tugas yang telah diberikan kepada karyawan. Dalam beberapa kasus, surat tugas ini juga bisa digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah melaksanakan kewajiban tertentu, misalnya dalam kasus audit atau pemeriksaan oleh pihak berwenang. Dengan adanya surat tugas, perusahaan dapat menunjukkan bahwa tugas tersebut dilakukan secara resmi dan sesuai prosedur.
Ketiga, surat tugas perusahaan juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang memberikan informasi yang jelas dan terstruktur kepada karyawan yang ditugaskan. Dalam surat ini, perusahaan menjelaskan secara rinci apa yang diharapkan dari karyawan, serta memberikan panduan mengenai bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan. Dengan begitu, karyawan memiliki pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya, sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman atau ketidaktepatan dalam pelaksanaan tugas.
Cara membuat surat tugas perusahaan
foto: freepik.com
Membuat surat tugas perusahaan tidaklah sulit, asalkan kamu mengikuti beberapa langkah yang telah terstruktur. Pertama, pastikan untuk mencantumkan identitas perusahaan dan karyawan yang ditugaskan. Identitas ini biasanya meliputi nama lengkap, jabatan, dan nomor identifikasi karyawan (jika ada). Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan tanggal pembuatan surat tugas agar dokumen tersebut memiliki keabsahan.
Langkah kedua adalah menulis deskripsi tugas yang jelas dan rinci. Deskripsi ini harus mencakup tujuan dari tugas tersebut, ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan, serta target yang harus dicapai oleh karyawan. Jika ada instruksi khusus yang harus diikuti, pastikan untuk mencantumkannya dalam surat tugas ini. Dengan begitu, karyawan tidak akan bingung mengenai apa yang harus dilakukan.
Langkah terakhir adalah mencantumkan tanda tangan pejabat berwenang dan stempel perusahaan. Tanda tangan ini berfungsi sebagai bukti bahwa surat tugas tersebut dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan. Stempel perusahaan juga memberikan keabsahan tambahan pada dokumen ini, sehingga pihak ketiga yang berinteraksi dengan karyawan yang ditugaskan akan lebih mudah menerima dan menghormati surat tugas tersebut.
Contoh surat tugas perusahaan
foto: freepik.com
Contoh surat tugas perusahaan 1
PT Sejahtera Abadi
Jl. Maju Bersama No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Email: info@sejahteraabadi.co.id
SURAT TUGAS
No: 045/ST/SA/VIII/2024
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer Operasional
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Andi Wijaya
Jabatan: Supervisor Lapangan
NIK: 20220234
Untuk melaksanakan tugas sebagai koordinator proyek pembangunan gedung kantor cabang di Surabaya, mulai tanggal 28 Agustus 2024 hingga 15 September 2024. Saudara Andi Wijaya diharapkan dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan di lapangan, memastikan semua pekerjaan berjalan sesuai dengan jadwal, dan melaporkan perkembangan proyek secara berkala kepada manajemen pusat.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Jakarta, 22 Agustus 2024
Budi Santoso
Manajer Operasional
PT Sejahtera Abadi
Contoh surat tugas perusahaan 2
PT Maju Jaya Elektronik
Jl. Kebangkitan No. 7, Bandung
Telp: (022) 98765432
Email: hr@majujayaelektronik.com
SURAT TUGAS
No: 032/ST/MJE/VIII/2024
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Rina Kusuma
Jabatan: Direktur Utama
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Citra Lestari
Jabatan: Asisten Direktur
NIK: 20230122
Untuk menghadiri pameran elektronik tahunan di Tokyo, Jepang, yang akan berlangsung pada tanggal 1-5 September 2024. Saudari Citra Lestari ditugaskan untuk mewakili perusahaan dalam pertemuan dengan mitra bisnis potensial, serta mencari peluang kerja sama baru yang dapat menguntungkan perusahaan.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Bandung, 25 Agustus 2024
Rina Kusuma
Direktur Utama
PT Maju Jaya Elektronik
Contoh surat tugas perusahaan 3
PT Cahaya Sentosa
Jl. Harapan Baru No. 88, Yogyakarta
Telp: (0274) 7654321
Email: cs@cahayasentosa.com
SURAT TUGAS
No: 011/ST/CS/VIII/2024
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dewi Anjani
Jabatan: Manajer HRD
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Rudi Hartono
Jabatan: Staff Rekrutmen
NIK: 20210321
Untuk melaksanakan kegiatan rekrutmen di beberapa universitas di Jawa Timur pada tanggal 30 Agustus - 5 September 2024. Saudara Rudi Hartono diharapkan dapat melakukan wawancara, seleksi administrasi, dan memberikan laporan hasil rekrutmen kepada Manajer HRD setelah kegiatan selesai.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Yogyakarta, 24 Agustus 2024
Dewi Anjani
Manajer HRD
PT Cahaya Sentosa
Contoh surat tugas perusahaan 4
PT Angkasa Indah
Jl. Bintang Timur No. 19, Medan
Telp: (061) 23456789
Email: office@angkasaindah.co.id
SURAT TUGAS
No: 078/ST/AI/VIII/2024
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad Fauzi
Jabatan: Kepala Departemen Keuangan
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Nadia Permata
Jabatan: Analis Keuangan
NIK: 20220567
Untuk melakukan audit internal keuangan di kantor cabang Makassar pada tanggal 29 Agustus - 2 September 2024. Saudari Nadia Permata diharapkan untuk memastikan semua laporan keuangan di kantor cabang tersebut sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan dan melaporkan hasil audit ke pusat.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Medan, 23 Agustus 2024
Ahmad Fauzi
Kepala Departemen Keuangan
PT Angkasa Indah
Contoh surat tugas perusahaan 5
PT Sukses Bersama
Jl. Damai Sejahtera No. 101, Semarang
Telp: (024) 87654321
Email: contact@suksesbersama.com
SURAT TUGAS
No: 123/ST/SB/VIII/2024
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Hendri Santoso
Jabatan: Direktur Pemasaran
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Dian Kurniawati
Jabatan: Manajer Penjualan
NIK: 20210245
Untuk melakukan presentasi produk baru di hadapan para calon distributor di Bali pada tanggal 3-6 September 2024. Saudari Dian Kurniawati diharapkan dapat memperkenalkan produk dengan baik, menjelaskan keunggulan produk, dan melakukan negosiasi awal dengan para calon distributor tersebut.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Semarang, 27 Agustus 2024
Hendri Santoso
Direktur Pemasaran
PT Sukses Bersama