Brilio.net - Pengarsipan adalah salah satu aspek penting dalam kegiatan administrasi usaha. Dengan pengarsipan yang baik, informasi dan dokumen penting dapat diakses dengan mudah dan cepat, sehingga memudahkan proses kerja dan pengambilan keputusan. Namun, tidak semua orang memahami teknik pengarsipan yang efektif. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kita akan membahas lima macam teknik pengarsipan yang dapat kamu terapkan dalam kegiatan administrasi usaha kamu.
Teknik pengarsipan yang baik tidak hanya membantu dalam menjaga kerapihan dan keteraturan dokumen, tetapi juga dapat menghemat waktu dan biaya. Bayangkan jika kamu harus mencari dokumen penting di tumpukan kertas yang tidak teratur; tentu saja, ini akan memakan waktu dan energi yang seharusnya bisa digunakan untuk hal lain yang lebih produktif. Dengan teknik pengarsipan yang tepat, kamu dapat menghindari situasi seperti ini.
BACA JUGA :
Contoh surat berharga, pengertian, jenis, dan fungsinya
Artikel ini akan membahas lima teknik pengarsipan yang berbeda, lengkap dengan penjelasan dan contoh penerapannya. Teknik-teknik ini meliputi pengarsipan alfabetis, numerik, kronologis, subjek, dan geografis. Setiap teknik memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, dan kamu dapat memilih teknik yang paling sesuai dengan kebutuhan usaha kamu. Brilio.net lansir dari berbagai sumber,5 macam teknik pengarsipan untuk kegiatan administrasi usaha yang lengkap dengan penjelasannya
1. Pengarsipan alfabetis.
Pengarsipan alfabetis adalah teknik pengarsipan yang paling umum dan mudah dipahami. Dalam teknik ini, dokumen diatur berdasarkan urutan abjad dari nama atau judul dokumen. Teknik ini sangat efektif untuk mengarsipkan dokumen yang memiliki nama atau judul yang jelas, seperti surat, laporan, dan kontrak.
Contoh penerapan: - Surat dari klien diarsipkan berdasarkan nama klien, misalnya "Andi", "Budi", "Citra". - Laporan proyek diarsipkan berdasarkan judul proyek, misalnya "Analisis Pasar", "Budget 2024", "Customer Feedback".
BACA JUGA :
Paspor lama vs paspor baru RI, kenali dari segi desain dan keamanannya
Kelebihan: - Mudah dipahami dan diterapkan. - Memudahkan pencarian dokumen berdasarkan nama atau judul.
Kekurangan: - Tidak efektif untuk dokumen yang tidak memiliki nama atau judul yang jelas. - Bisa membingungkan jika ada banyak dokumen dengan nama atau judul yang mirip.
2. Pengarsipan numerik.
Pengarsipan numerik adalah teknik pengarsipan di mana dokumen diatur berdasarkan nomor urut. Teknik ini sering digunakan untuk dokumen yang memiliki nomor identifikasi, seperti faktur, nota, dan tiket.
Contoh penerapan: - Faktur diarsipkan berdasarkan nomor faktur, misalnya "001", "002", "003". - Nota diarsipkan berdasarkan nomor nota, misalnya "A001", "A002", "A003".
Kelebihan: - Memudahkan pencarian dokumen yang memiliki nomor identifikasi. - Mengurangi risiko kesalahan pengarsipan karena nomor urut yang jelas.
Kekurangan: - Tidak efektif untuk dokumen yang tidak memiliki nomor identifikasi. - Membutuhkan sistem penomoran yang konsisten dan teratur.
3. Pengarsipan kronologis.
Pengarsipan kronologis adalah teknik pengarsipan di mana dokumen diatur berdasarkan urutan waktu, seperti tanggal, bulan, atau tahun. Teknik ini sangat efektif untuk dokumen yang berkaitan dengan waktu, seperti jadwal, agenda, dan laporan bulanan.
Contoh penerapan: - Jadwal rapat diarsipkan berdasarkan tanggal rapat, misalnya "01 Januari 2024", "15 Januari 2024", "30 Januari 2024". - Laporan bulanan diarsipkan berdasarkan bulan, misalnya "Januari 2024", "Februari 2024", "Maret 2024".
Kelebihan: - Memudahkan pencarian dokumen berdasarkan waktu. - Sangat efektif untuk dokumen yang berkaitan dengan jadwal atau agenda.
Kekurangan: - Tidak efektif untuk dokumen yang tidak berkaitan dengan waktu. - Membutuhkan sistem penanggalan yang konsisten dan teratur.
4. Pengarsipan subjek.
Pengarsipan subjek adalah teknik pengarsipan di mana dokumen diatur berdasarkan topik atau kategori. Teknik ini sangat efektif untuk dokumen yang berkaitan dengan berbagai topik atau kategori, seperti proyek, departemen, atau jenis dokumen.
Contoh penerapan: - Dokumen proyek diarsipkan berdasarkan nama proyek, misalnya "Proyek A", "Proyek B", "Proyek C". - Dokumen departemen diarsipkan berdasarkan nama departemen, misalnya "Departemen Keuangan", "Departemen Pemasaran", "Departemen HR".
Kelebihan: - Memudahkan pencarian dokumen berdasarkan topik atau kategori. - Sangat efektif untuk dokumen yang berkaitan dengan berbagai topik atau kategori.
Kekurangan: - Tidak efektif untuk dokumen yang tidak memiliki topik atau kategori yang jelas. - Membutuhkan sistem pengkategorian yang konsisten dan teratur.
5. Pengarsipan geografis.
Pengarsipan geografis adalah teknik pengarsipan di mana dokumen diatur berdasarkan lokasi geografis, seperti negara, kota, atau wilayah. Teknik ini sangat efektif untuk dokumen yang berkaitan dengan lokasi, seperti laporan cabang, data pelanggan, dan peta.
Contoh penerapan: - Laporan cabang diarsipkan berdasarkan lokasi cabang, misalnya "Cabang Jakarta", "Cabang Surabaya", "Cabang Bandung". - Data pelanggan diarsipkan berdasarkan lokasi pelanggan, misalnya "Pelanggan Jakarta", "Pelanggan Surabaya", "Pelanggan Bandung".
Kelebihan: - Memudahkan pencarian dokumen berdasarkan lokasi. - Sangat efektif untuk dokumen yang berkaitan dengan lokasi.
Kekurangan: - Tidak efektif untuk dokumen yang tidak berkaitan dengan lokasi. - Membutuhkan sistem pengelompokan lokasi yang konsisten dan teratur.
Kesimpulan
Pengarsipan yang baik adalah kunci untuk menjaga kerapihan dan keteraturan dokumen dalam kegiatan administrasi usaha. Dengan menerapkan teknik pengarsipan yang tepat, kamu dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja. Setiap teknik pengarsipan memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, dan kamu dapat memilih teknik yang paling sesuai dengan kebutuhan usaha kamu. Semoga artikel ini dapat membantu kamu dalam memahami dan menerapkan teknik pengarsipan yang efektif.