Brilio.net - Dalam menjalankan aktivitas sehari-hari, perusahaan seringkali melakukan berbagai transaksi baik dengan pihak eksternal maupun internal. Setiap transaksi yang terjadi, baik itu pengeluaran, penerimaan, ataupun penyesuaian, membutuhkan pencatatan yang jelas dan terorganisir agar keuangan perusahaan tetap transparan dan terkontrol.
Salah satu aspek penting dalam pencatatan ini adalah bukti transaksi, yang berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk setiap kegiatan finansial yang dilakukan perusahaan. Bukti transaksi terbagi menjadi dua jenis utama, salah satunya bukti transaksi internal.
BACA JUGA :
[KUIS] Saat gajimu tak dibayarkan oleh perusahaan, cek bagaimana plan kamu untuk bertahan hidup?
Jika bukti transaksi eksternal berkaitan dengan transaksi antara perusahaan dan pihak luar, seperti pemasok atau pelanggan, maka bukti transaksi internal berhubungan dengan transaksi yang terjadi di dalam lingkup perusahaan itu sendiri.
Bukti transaksi internal penting dalam proses akuntansi perusahaan, karena mencerminkan segala bentuk aktivitas finansial yang tidak melibatkan pihak eksternal. Dokumen-dokumen ini juga digunakan untuk melakukan penyesuaian, seperti pemindahan aset atau pengakuan biaya.
Bukti transaksi internal biasanya digunakan untuk mencatat pergerakan aset, penyesuaian keuangan, alokasi biaya antar-departemen, dan kegiatan internal lainnya. Tanpa adanya bukti transaksi internal yang jelas, perusahaan berisiko kehilangan kendali atas arus kas dan sumber daya yang mereka miliki.
BACA JUGA :
Viral di TikTok, kenali underconsumption core dalam skincare yang bisa bikin keuangan lebih aman
Melalui pemahaman yang baik tentang berbagai jenis bukti transaksi internal ini, perusahaan akan mampu memaksimalkan kontrol atas aktivitas internalnya, dan mencegah terjadinya kesalahan pencatatan atau bahkan penyimpangan finansial.
Brilio.net melansir dari berbagai sumber pada Kamis (5/9), berikut ini bukti transaksi internal di perusahaan, lengkap dengan pengertian dan contohnya.
bukti transaksi internal di perusahaan
2024 Freepik.com/Berbagai Sumber
1. Memo internal.
Memo internal adalah salah satu jenis bukti transaksi yang berfungsi untuk mencatat instruksi atau pemberitahuan yang dikeluarkan oleh pihak manajemen kepada bagian keuangan terkait transaksi internal perusahaan. Memo ini biasanya digunakan untuk mengatur penyesuaian atau pengalihan dana antar-departemen dalam perusahaan.
Contoh:
Contoh memo internal bisa berupa instruksi dari manajemen untuk mengalokasikan biaya kantor cabang tertentu ke pusat, atau pengalihan biaya operasional antar-departemen.
Fungsi:
Memo internal membantu memastikan bahwa setiap keputusan yang berkaitan dengan transaksi keuangan di dalam perusahaan didokumentasikan dengan baik, sehingga memudahkan pelacakan dana dan alokasi biaya.
2. Voucher kas kecil.
Voucher kas kecil digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan penggunaan kas kecil (petty cash). Kas kecil adalah dana yang disediakan perusahaan untuk menutupi pengeluaran-pengeluaran kecil yang bersifat mendadak atau operasional sehari-hari, seperti pembelian perlengkapan kantor atau biaya transportasi.
Contoh:
Jika seorang karyawan membeli perlengkapan kantor senilai Rp100.000 menggunakan kas kecil, voucher kas kecil akan diisi sebagai bukti bahwa uang tersebut digunakan untuk keperluan perusahaan.
Fungsi:
Voucher kas kecil memastikan bahwa setiap pengeluaran dari kas kecil tercatat dengan baik, menghindari kebingungan atau kesalahpahaman terkait penggunaan dana tersebut.
3. Bukti setor tunai.
Bukti setor tunai adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi setoran uang tunai dari cabang atau bagian-bagian perusahaan ke kas pusat atau bank. Bukti ini berguna untuk mencatat pemasukan tunai yang dilakukan antar bagian di dalam perusahaan.
Contoh:
Jika sebuah cabang perusahaan mengumpulkan penerimaan harian dari penjualan dan menyetorkannya ke rekening pusat, maka bukti setor tunai akan dibuat untuk mencatat setoran tersebut.
Fungsi:
Bukti setor tunai berfungsi untuk memastikan bahwa setiap setoran tunai tercatat dengan baik dan dapat dilacak dalam laporan keuangan perusahaan.
4. Faktur intern.
Faktur intern adalah dokumen yang mencatat transaksi antara dua bagian atau departemen dalam perusahaan yang sama. Faktur ini umumnya digunakan untuk mengalokasikan biaya produksi atau distribusi antar bagian.
Contoh:
Faktur intern bisa diterbitkan ketika departemen produksi mengirimkan barang jadi ke departemen penjualan. Ini akan menjadi dasar pencatatan untuk biaya yang harus dibayar oleh departemen penjualan ke departemen produksi.
Fungsi:
Faktur intern membantu perusahaan mencatat dan melacak aliran barang atau jasa antar departemen, sekaligus memfasilitasi alokasi biaya yang lebih efisien.
5. Bukti pemakaian barang.
Bukti pemakaian barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat barang atau inventaris yang diambil atau digunakan oleh departemen tertentu dalam perusahaan. Ini berfungsi sebagai catatan resmi untuk barang-barang yang keluar dari gudang atau persediaan.
Contoh:
Ketika departemen IT mengambil beberapa unit komputer dari gudang untuk digunakan oleh karyawan baru, bukti pemakaian barang akan dibuat untuk mencatat penggunaan tersebut.
Fungsi:
Bukti pemakaian barang membantu mengontrol persediaan perusahaan dan memastikan bahwa penggunaan barang-barang tersebut tercatat dengan baik untuk tujuan pencatatan dan audit.
6. Bukti transfer antar akun.
Bukti transfer antar akun adalah dokumen yang mencatat pemindahan dana dari satu akun ke akun lain di dalam perusahaan. Hal ini sering terjadi ketika perusahaan memindahkan dana antara rekening operasional dan rekening investasi, atau antara akun-akun yang berbeda untuk tujuan manajemen kas.
Contoh:
Jika perusahaan memindahkan dana dari rekening operasional ke rekening cadangan, bukti transfer antar akun akan dibuat sebagai catatan resmi.
Fungsi:
Bukti transfer antar akun memastikan bahwa setiap perpindahan dana tercatat dengan akurat dan dapat dilacak dalam laporan keuangan.
7. Slip gaji.
Slip gaji adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pembayaran gaji kepada karyawan. Dokumen ini penting sebagai bukti bahwa perusahaan telah membayar upah sesuai dengan jumlah yang tertera, termasuk potongan-potongan seperti pajak dan asuransi.
Contoh:
Setiap karyawan menerima slip gaji yang mencantumkan rincian gaji pokok, tunjangan, dan potongan-potongan setiap bulannya.
Fungsi:
Slip gaji berfungsi sebagai bukti resmi pembayaran gaji dan membantu memastikan bahwa perusahaan telah memenuhi kewajibannya kepada karyawan.
8. Nota intern.
Nota intern adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi internal yang terkait dengan pemberian jasa atau barang antara bagian-bagian dalam perusahaan.
Contoh:
Ketika departemen logistik mengirim barang ke departemen pemasaran untuk keperluan promosi, nota intern akan diterbitkan sebagai bukti pengiriman barang.
Fungsi:
Nota intern memastikan bahwa setiap pengiriman barang antar departemen tercatat dengan jelas, memudahkan audit dan pelacakan inventaris.