Brilio.net - Bekerja dari rumah sudah jadi rutinitas banyak orang selama beberapa tahun terakhir ini. Meeting online yang tadinya cuma alternatif, sekarang malah jadi pilihan utama buat koordinasi kerjaan. Situasi ini bikin kamu harus pintar-pintar beradaptasi supaya meeting tetap produktif dan seru.
Banyak orang sudah mulai bosan dengan meeting online yang berasa dingin dan kaku. Background aesthetic yang dipasang sebagai latar belakang pun bisa bikin tampilan jadi lebih enak dilihat. Karena sering kali peserta meeting cuma diam saja seperti patung, matiin kamera, atau sibuk mengerjakan hal lain sampai diskusi jadi nggak hidup.
BACA JUGA :
7 Tipe karyawan ini cuma ditemui saat lagi meeting, tingkahnya bikin suasana rapat makin beragam
Supaya meeting online jadi lebih hidup, yuk simak caranya di bawah ini, brilio.net lansir dari berbagai sumber pada Selasa (29/10).
Cara agar meeting online nggak berasa ngobrol sama patung.
foto: freepik.com/DC Studio
BACA JUGA :
Bikin betah, ini 6 gaya meeting ala karyawan startup
1. Buka kamera sebagai bentuk respect.
Menyalakan kamera selama meeting online bukan cuma soal formalitas, tapi bentuk menghargai orang yang sedang berbicara. Ketika kamu bisa melihat ekspresi dan gesture peserta lain, komunikasi jadi lebih personal serta bermakna.
Kamu bisa menangkap reaksi non-verbal seperti anggukan kepala atau senyuman yang menandakan menyimak. Kalau khawatir soal tampilan, pilih spot dengan pencahayaan yang bagus lalu atur posisi kamera sejajar mata. Usahakan background rapi sekaligus tidak terlalu ramai agar fokus tetap pada interaksi.
2. Aktif kasih respons verbal
Meeting online perlu lebih banyak konfirmasi verbal dibanding meeting offline karena keterbatasan komunikasi non-verbal. Berikan respons singkat seperti oke, setuju, atau paham untuk menunjukkan kamu masih terlibat dalam diskusi. Jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan kalau ada hal yang kurang jelas. Moderator juga bisa memancing diskusi dengan menanyakan pendapat peserta secara bergantian agar semua terlibat aktif.
3. Tunjuk moderator yang bisa menghangatkan suasana.
Peran moderator sangat penting untuk mencairkan suasana meeting online yang cenderung kaku. Pilih orang yang komunikatif dan punya kemampuan memimpin diskusi dengan baik. Moderator bisa membuka meeting dengan ice breaking ringan atau menanyakan kabar masing-masing peserta. Selama diskusi berlangsung, moderator harus aktif memastikan semua peserta mendapat kesempatan bicara lalu diskusi tetap pada jalurnya.
4. Batasi durasi meeting.
Meeting yang terlalu panjang bikin peserta kehilangan fokus dan energi. Nah, sebab itu, tentukan durasi yang ideal, biasanya 30-60 menit sudah cukup untuk membahas agenda secara efektif. Siapkan outline yang jelas lalu bagikan sebelum meeting dimulai. Moderator harus tegas mengingatkan waktu maupun mengarahkan diskusi agar tidak melebar ke mana-mana. Kalau ada pembahasan yang butuh waktu lebih, bisa dijadwalkan di meeting terpisah.
5. Manfaatkan fitur interaktif.
Platform meeting online seperti Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams punya banyak fitur yang bisa bikin diskusi lebih interaktif. Gunakan fitur raise hand kalau mau bicara agar tidak saling potong. Manfaatkan chat box untuk sharing link maupun informasi tambahan tanpa mengganggu pembicaraan. Fitur polling juga bisa dipakai untuk mengambil keputusan cepat atau dapat feedback dari peserta.
6. Bikin breakout room untuk diskusi kelompok kecil.
Meeting dengan banyak peserta terkadang bikin orang sungkan berpendapat. Nah, manfaatkan fitur breakout room untuk membagi peserta dalam kelompok lebih kecil, bisa sekitar 3-5 orang. Diskusi dalam grup kecil biasanya lebih hidup karena setiap orang punya kesempatan semakin besar untuk bicara. Setelah diskusi kelompok selesai, perwakilan bisa mempresentasikan hasilnya di room utama.
7. Jadwalkan meeting dengan bijak.
Pilih waktu meeting yang tepat agar peserta bisa fokus maksimal. Hindari jadwal meeting di waktu pagi sekali karena orang masih butuh menyiapkan diri, atau sore menjelang pulang ketika energi sudah menurun. Pertimbangkan juga zona waktu kalau pesertanya dari lokasi berbeda. Kirim reminder H-1 agar peserta bisa menyiapkan diri dan mengecek koneksi internet.
8. Buat aturan meeting yang jelas.
Tetapkan guideline sederhana tapi tegas untuk meeting online. Misalnya peserta wajib on cam kecuali ada kendala teknis, mic harus mute kalau tidak sedang bicara, dan gunakan fitur raise hand sebelum berbicara. Aturan ini membantu meeting berjalan lebih tertib sekaligus efektif. Moderator bisa mengingatkan dengan santai kalau ada yang tidak mengikuti aturan.
9. Siapkan backup plan untuk masalah teknis.
Masalah teknis seperti internet lambat atau mic bermasalah sering bikin meeting jadi berantakan. Nah, siapkan nomor WhatsApp maupun platform chat alternatif untuk koordinasi kalau tiba-tiba ada peserta yang disconnect. Rekam meeting sebagai backup kalau ada yang ketinggalan informasi karena masalah teknis. Minta peserta join 5-10 menit sebelum meeting untuk cek audio dan video.
10. Follow up hasil meeting.
Meeting online tetap perlu ditindaklanjuti seperti meeting offline. Kirim notulen atau poin-poin penting yang sudah dibahas maksimal H+1 setelah meeting. Pastikan semua peserta paham dengan action items maupun deadline masing-masing. Gunakan project management tools seperti Trello ataupun Asana untuk monitoring progress pekerjaan yang sudah didiskusikan di meeting.