Brilio.net - Pendanaan menjadi salah satu hal krusial dalam pelaksanaan sebuah acara, termasuk misalnya pentas seni (pensi) sekolah. Untuk mengumpulkan dana, beragam cara dilakukan panitia acara. Mulai dari jualan barang bekas, jualan jasa dan karya, sampai membuat proposal untuk menggaet calon sponsor.
Menggaet calon sponsor juga nggak semudah membalikkan telapak tangan. Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan matang-matang. Mulai dari menyesuaikan acara dengan produk atau visi-misi calon sponsor hingga masalah teknis seperti pembuatan proposal maupun pengiriman email proposal. Salah sedikit, bisa-bisa calon sponsor melengos duluan.
BACA JUGA :
Tampak sepele, ini 7 cara jitu dapatkan dana acara sekolahmu
Salah satu yang perlu kamu perhatikan dalam menggaet calon sponsor adalah kebiasaan mengirim email. Biasanya, pedekate awal ke calon sponsor adalah mengirim email proposal terlebih dahulu.
Nah, ada kebiasaan buruk berkirim email yang harusnya kamu hindari. Dengan begitu, calon sponsor bisa punya impresi yang baik ke kamu dan acara sekolahmu. Apa saja itu?
Berikut dirangkum Brilio.net dari berbagai sumber, Sabtu (23/2), delapan kebiasaan buruk mengirim email yang wajib dihindari jika ingin proposalmu dilirik calon sponsor.
BACA JUGA :
15 Surat izin tidak masuk & telat ke sekolah ini alasannya kocak
1. Nama subjek email asal-asalan.
Awali menarik perhatian calon sponsor dengan menuliskan subjek email yang singkat dan jelas. Subjek email ini baiknya mewakili isi email.
Hindari penulisan subjek terlalu panjang dan mengganggu. Jangan pula mengosongkan subjek email. Yang ada, emailmu nggak akan diperhatikan calon sponsor karena nggak jelas atau terdeteksi maksud dan tujuannya.
2. Kirim email tanpa kata-kata pengantar.
Pada bodi email, pastikan kamu menuliskan kata-kata pengantar. Ibarat kata kamu bertamu ke rumah orang, pastinya salam atau ketuk pintu buat permisi dulu dong ya?
Nah, isinya bisa kurang lebih antara lain salam, perkenalan dirimu dan posisimu dalam kepanitiaan acara sekolah, penjelasan singkat acara sekolah yang akan diadakan, pernyataan ingin berkolaborasi dengan calon sponsor, kontak kamu atau panitia terkait, dan diakhiri salam penutup.
3. Salah menyebut nama perusahaan.
Selalu cek kembali email yang akan kamu kirim. Jangan ada kejadian salah menyebut nama perusahaan calon sponsor. Ini terkait identitas sebuah perusahaan. Jangankan perusahaan, gebetanmu aja bakal tersinggung kalau kamu salah sebut nama. Betul nggak?
Maka dari itu, kamu wajib berhati-hati copas email dari email sebelumnya. Mending kamu ngetik kembali nama perusahaan di template email yang sudah ada, lebih aman.
4. Typo.
Setelah mengecek kembali kebenaran dan ketepatan nama perusahaan dan sebagainya, pastikan nggak ada typo dalam kalimat emailmu, ya. Typo ini bisa merusak mood orang baca email.
Gentingnya lagi, typo bisa mengurangi nilai keprofesionalitasan serta keseriusanmu mengajukan proposal. Nah, lho! Hindari ya, Sobat Brilio!
5. Ukuran lampiran email terlalu besar.
Pastikan kamu mengirim lampiran berukuran wajar, semisal nggak lebih dari 5 Mb. Lampirkan saja materi yang memang penting untuk dikirim.
Hal ini bisa mempermudah calon sponsor membuka email. Apalagi nggak semua orang punya koneksi stabil atau kapasitas memori gede, maka ukuran file yang pas bisa sangat membantu.
Kamu pun terbantu jika ukuran lampiran ringan karena semakin cepat mengunggah dan mengirimnya.
6. Menyingkat kata per kata.
Kebiasaan buruk terkait teknis penulisan email yang harus dihindari adalah menyingkat-nyingkat kata. Misalnya nih, tulis aja 'terima kasih', bukan 'trm ksh'.
Apalagi pakai tulisan alay, wah... BIG NO! Ini mengurangi keprofesionalitasan dan keseriusanmu mengajukan proposal di mata calon sponsor.
7. Tanda baca berlebihan.
Selain menyingkat kata, menggunakan tanda baca berlebihan juga wajib kamu hindari. Misalnya saja kamu menggunakan tanda tanya, tanda seru, atau titik secara berlebihan. Baiknya hindari hal ini.
Termasuk penggunaan font, pakai saja font yang sering digunakan untuk surat atau dokumen formal seperti Sans Serif, Times New Roman, atau Arial. Warnanya pun standar hitam. Jangan ada background gambar. Intinya, kirim emailmu seformal dan sesopan mungkin.
8. Nggak responsif terhadap email balasan.
Nah, kalau ternyata email proposal mendapat balasan dari calon sponsor, kamu harus fokus memprioritaskannya. Balaslah sesegera mungkin sebagai wujud kamu serius mengajukan proposal acara sekolah.
Nah, gimana, Sobat Brilio? Sudah siap mengirim proposal acara sekolahmu?
Tapi kalau kamu masih bingung mencari sponsor, tenang aja. Sekarang ada komunitas Hiventory yang mempertemukanmu sebagai kreator event dengan calon sponsor.
Bukan hanya itu, Tim Hiventory bahkan akan membantu mengemas event sekolahmu biar dapat pendanaan serta eksposur besar dari sponsor utama. Kamu dan teman-teman panitia juga bakal dibimbing menata event secara profesional.
Menarik banget, kan? Makanya, yuk klik di Hiventory untuk info selengkapnya.