Berapa kali dalam satu bulan Anda menghadiri sebuah event? Apa saja yang Anda persiapkan sebagai tamu undangan? Mungkin hanya berkisar pada kesesuaian dress code, dandanan, dan sedikit bekal percakapan basa basi untuk berjaga-jaga bila Anda berhadapan dengan orang-orang berpengaruh di dalam acara tersebut.
Ini tentu sangat berbeda dengan ketika Anda berada di posisi sebagai tuan rumah penyelenggara event/ acara. Akan ada banyak sekali detil yang harus dipikirkan agar acara berjalan lancar dan meninggalkan kesan yang baik, dan diantaranya adalah pemilihan lokasi.
Bila Anda berpikir memilih lokasi itu urusan gampang, itu benar! Tapi apakah sebuah lokasi memenuhi kebutuhan acara Anda? Apakah lokasi tersebut dapat merepresentasikan brand/ perusahaan penyelenggara? Apakah lokasi tersebut akan terlihat bagus saat dipublikasi di media sosial dan atau media massa?
Pertanyaan-pertanyaan seperti inilah yang harus menjadi pertimbangan saat Anda menentukan lokasi untuk event yang akan Anda rancang. Berikut rinciannya.
1. Survey Beberapa Tempat Sekaligus
Ketika Anda sudah mendapat gambaran tentang sebuah event/ acara, maka segeralah lakukan
-Survey beberapa lokasi
-Siapkan beberapa tanggal pelaksanaan sebagai alternaif
2. Negosiasi Harga & Waktu Pelaksanaan
Alternatif tanggal pelaksanaan dan pemesanan 4 - 6 bulan lebih awal akan sangat membantu Anda dalam merancang keseluruhan acara. Paling tidak kekhawatiran mengenai lokasi bisa dicoret dari daftar tugas Anda. Negosisasi harga pun akan lebih leluasa karena Anda punya beberapa alternatif lokasi yang bisa dipilih.
3. Kapasitas/ Daya Tampung
Kapasitas ruangan harus membuat tamu harus merasa nyaman berada di dalam ruangan. Anda tentu tidak akan menempatkan klien maupun investor di dalam ruangan sempit yang penuh sesak bukan?
-Hitung jumlah undangan dan buat perbandingan dengan luas ruangan
-Jarak antar meja tidak boleh terlalu sempit agar tamu leluasa bergerak
-Penataan antar tempat duduk tidak boleh terlalu berhimpitan (terutama untuk bagian VIP/ VVIP)
-Luas ruangan harus cukup nyaman untuk orang hilir mudik
4. Fasilitas Parkir Memadai
Gedung pertemuan atau hotel memiliki area parkirnya sendiri, namun bagaimana bila lahan parkirnya terbatas sementara tamu undangan hampir pasti membawa kendaraan sendiri.
-Siapkan rencana darurat untuk parkir di lokasi terdekat
-Bagaimana dengan ijin, petuas jaga & pembayaran parkir darurat?
-Berapa banyak kapasitas lahan parkir darurat?
5. Layanan & Fasilitas
Katering dan tempat biasanya sudah menjadi satu paket namun tidak menutup kemungkinan bila Anda memiliki vendor lain yang biasa diajak kerja sama.
-Apakah katering & dekorasi ruangan sudah termasuk dalam paket sewa?
-Apakah tersedia ruangan backstage dan panggung?
-Apakah meja & kursi sudah disediakan? Round table atau meja panjang biasa?
-Alat keamanan standar (pemadam/ smoke detector, dan sebagainya)
-Akustik ruangan harus bagus agar suara/ musik bisa terdengar hingga ke seluruh sudut ruangan dengan jelas
6. Tata Ruang/ Layout
Mengatur lalu lintas tamu membutuhkan perhatian mendetil karena orang kerap bertanya di mana letak ruangan, letak toilet dan sebagainya.
-Bedakan pintu masuk dengan pintu keluar
-Petunjuk letak toilet dan ruang ibadah
-Petunjuk emergency exit
7. Aksesibilitas Lokasi Event
Fasilitas ramah kaum difabel maupun lansia belum menjadi sesuatu yang lumrah di Indonesia, karena itu bila ada kebutuhan khusus dalam daftar tamu Anda, informasikanlah kepada pihak lokasi agar
-Menyiapkan petugas khusus untuk membantu tamu berkebutuhan khusus
-Menyediakan lift khusus pengguna kursi roda (bila memungkinkan)
-Menyiapkan landasan khusus di anak tangga untuk pengguna kursi roda
Tujuh poin di atas bisa Anda jadikan check list untuk mempermudah urusan Anda dalam mempersiapkan sebuah event. Anda bahkan bisa menjadikan ini sebagai pedoman. Sebagai langkah awal yang bisa Anda lakukan untuk men-survey lokasi adalah dengan mencarinya secara online. Anda bisa langsung membandingkan harga, fasilitas dan lainnya tanpa butuh waktu lama untuk mendapat feed back dari pihak lokasi.
Sumber: Quinceanera.com, Whova.com
