5 Contoh surat tanda terima dokumen yang benar, disertai dengan pengertian, fungsi, dan formatnya

Brilio.net - Dalam dunia administrasi, surat tanda terima dokumen memegang peran yang sangat penting. Surat ini menjadi bukti resmi bahwa suatu pihak telah menerima dokumen tertentu dari pihak lain. Baik dalam lingkup bisnis, organisasi, maupun personal, surat tanda terima dokumen sering kali diperlukan untuk memastikan bahwa dokumen yang dikirim telah sampai ke tangan penerima dengan baik dan sesuai dengan kesepakatan. Terlebih lagi, di era digital saat ini, di mana pertukaran informasi berlangsung dengan cepat, kehadiran surat tanda terima dokumen yang benar sangat penting untuk menghindari potensi kesalahpahaman atau sengketa di masa depan.

Penggunaan surat tanda terima dokumen tidak hanya terbatas pada perusahaan besar atau instansi pemerintah. Banyak institusi pendidikan, layanan kesehatan, dan bahkan individu pun memerlukan surat ini untuk berbagai keperluan. Misalnya, seorang mahasiswa yang menyerahkan dokumen skripsi ke dosen pembimbing membutuhkan surat tanda terima sebagai bukti penyerahan. Begitu pula dalam transaksi bisnis, ketika sebuah perusahaan mengirimkan dokumen kontrak kepada mitra bisnisnya, penting untuk mendapatkan surat tanda terima yang sah sebagai bukti penerimaan.

Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan surat tanda terima dokumen? Apa saja fungsi dan formatnya yang benar? Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang pengertian, fungsi, serta format penulisan surat tanda terima dokumen yang tepat agar kamu dapat membuatnya dengan benar dan sesuai dengan kebutuhan.

Pengertian surat tanda terima dokumen

foto: freepik.com

Surat tanda terima dokumen adalah sebuah surat yang dibuat oleh pihak penerima dokumen untuk memberikan konfirmasi tertulis bahwa dokumen tertentu telah diterima dari pihak pengirim. Surat ini biasanya mencakup informasi mengenai jenis dokumen yang diterima, jumlah atau salinannya, tanggal penerimaan, dan tanda tangan penerima. Surat ini sangat berguna sebagai bukti resmi bahwa suatu dokumen telah diterima, serta sebagai perlindungan hukum bagi kedua belah pihak.

Fungsi surat tanda terima dokumen

foto: freepik.com

Surat tanda terima dokumen memiliki beberapa fungsi utama, antara lain:

1. Bukti penerimaan: Surat ini berfungsi sebagai bukti fisik bahwa dokumen telah diterima oleh pihak yang berwenang. Hal ini penting untuk menghindari perselisihan di masa mendatang terkait penerimaan dokumen.

2. Keamanan dan kepercayaan: Dengan adanya surat tanda terima, pengirim dapat merasa lebih aman dan percaya bahwa dokumen yang dikirim telah diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.

3. Dokumentasi: Surat tanda terima juga berfungsi sebagai bagian dari dokumentasi resmi yang bisa disimpan sebagai arsip oleh kedua belah pihak untuk referensi di masa depan.

Format surat tanda terima dokumen yang benar

foto: freepik.com

Agar surat tanda terima dokumen dapat berfungsi dengan efektif dan diakui secara resmi, perlu diperhatikan format penulisannya. Berikut adalah komponen yang harus ada dalam surat tanda terima dokumen:

1. Kop surat: Jika surat ini dibuat oleh sebuah perusahaan atau organisasi, pastikan untuk mencantumkan kop surat yang mencantumkan nama, alamat, dan kontak perusahaan.

2. Nomor surat dan tanggal: Setiap surat resmi biasanya dilengkapi dengan nomor surat dan tanggal pembuatan surat untuk memudahkan administrasi dan referensi di kemudian hari.

3. Penerima dan pengirim: Jelaskan dengan jelas siapa pihak penerima dan pengirim dokumen. Sertakan nama lengkap dan jabatan (jika ada).

4. Deskripsi dokumen: Sebutkan jenis dokumen yang diterima, termasuk jumlah halaman atau jumlah dokumen (jika lebih dari satu).

5. Pernyataan penerimaan: Tuliskan pernyataan bahwa dokumen telah diterima dengan baik dan sesuai dengan yang dikirim.

6. Tanda tangan dan nama jelas: Surat harus ditandatangani oleh pihak penerima dan mencantumkan nama jelas serta jabatan, jika perlu.

Jika kamu ingin mendalami lebih lanjut surat tanda terima dokumen, kamu bisa melihat beberapa contoh yang telah brilio.net kumpulkan dari berbagai sumber, Selasa (27/8).

1. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen untuk Penyerahan Laporan Keuangan

PT Maju Jaya Abadi
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Pusat
Telp: (021) 1234567

Nomor: 001/TTD/FIN/2024
Tanggal: 26 Agustus 2024

Kepada Yth,
Kepala Bagian Keuangan
PT Sukses Bersama
Jl. Sudirman No. 89, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, menyatakan telah menerima dokumen laporan keuangan tahun 2023 dari PT Sukses Bersama, dengan rincian sebagai berikut:

1. Laporan Keuangan Audited Tahun 2023 (1 Eksemplar)
2. Neraca Keuangan (1 Eksemplar)
3. Laporan Arus Kas (1 Eksemplar)

Demikian surat tanda terima dokumen ini kami buat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

Ttd,

Budi Santoso
Manajer Keuangan
PT Maju Jaya Abadi

2. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen untuk Pengiriman Dokumen Skripsi

Universitas Ilmu Pengetahuan
Fakultas Ekonomi
Jl. Pendidikan No. 45, Bandung

Nomor: 002/TTD/FE/2024
Tanggal: 26 Agustus 2024

Kepada Yth,
Dosen Pembimbing Skripsi
Fakultas Ekonomi, Universitas Ilmu Pengetahuan

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Siti Aisyah
NIM: 1234567890
Program Studi: Manajemen

Telah menyerahkan dokumen skripsi dengan judul "Analisis Pengaruh Digital Marketing terhadap Penjualan UMKM di Bandung" pada tanggal 26 Agustus 2024.

Demikian surat tanda terima dokumen ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Hormat saya,

Ttd,

Siti Aisyah
Mahasiswa Fakultas Ekonomi

3. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen untuk Penyerahan Kontrak Kerja

PT Kreatif Inovasi
Jl. Industri No. 77, Surabaya
Telp: (031) 7654321

Nomor: 003/TTD/HRD/2024
Tanggal: 26 Agustus 2024

Kepada Yth,
Bagian Personalia
PT Kreatif Inovasi

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, menyatakan telah menerima dokumen kontrak kerja atas nama:

Nama: Ahmad Fauzi
Jabatan: Digital Marketing Specialist
Nomor Kontrak: KRT-12345

Dokumen yang diterima meliputi:
1. Kontrak Kerja (1 Eksemplar)
2. Kartu Identitas Karyawan (1 Eksemplar)

Demikian surat tanda terima dokumen ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

Ttd,

Rina Puspitasari
HR Manager
PT Kreatif Inovasi

4. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen untuk Penyerahan Sertifikat Pelatihan

Lembaga Pelatihan Profesional
Jl. Karyawan No. 10, Yogyakarta
Telp: (0274) 8765432

Nomor: 004/TTD/LP/2024
Tanggal: 26 Agustus 2024

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Peserta Pelatihan

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, menyatakan telah menyerahkan sertifikat pelatihan dengan tema "Digital Marketing Strategy" yang dilaksanakan pada tanggal 20-22 Agustus 2024 kepada:

Nama: Ratna Dewi
No. Peserta: 987654321

Sertifikat telah diterima dalam kondisi baik dan lengkap.

Demikian surat tanda terima dokumen ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

Ttd,

Eka Wibowo
Koordinator Pelatihan
Lembaga Pelatihan Profesional

5. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen untuk Pengajuan Dokumen Cuti Kerja

PT Sejahtera Bersama
Jl. Kenangan No. 98, Medan
Telp: (061) 6543210

Nomor: 005/TTD/HRD/2024
Tanggal: 26 Agustus 2024

Kepada Yth,
Bagian HRD
PT Sejahtera Bersama

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Maria Santoso
Jabatan: Staf Administrasi
NIK: 678910

Telah menyerahkan dokumen pengajuan cuti tahunan selama 5 hari kerja mulai tanggal 1 September 2024 hingga 5 September 2024.

Dokumen yang diserahkan meliputi:
1. Formulir Pengajuan Cuti (1 Lembar)
2. Fotokopi KTP (1 Lembar)

Demikian surat tanda terima dokumen ini saya buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Hormat saya,

Ttd,

Maria Santoso
Staf Administrasi
PT Sejahtera Bersama