Contoh kata-kata untuk mengirim email ke perusahaan, lengkap dengan penjelasannya

Tips mengirim email ke perusahan yang perlu kamu perhatikan

foto: pexels.com

1. Menentukan tujuan email

Sebelum mulai menulis email, pastikan kamu telah menentukan tujuan emailmu dengan jelas. Apakah kamu ingin mengajukan permohonan magang, melamar pekerjaan, meminta informasi lebih lanjut, atau mengungkapkan minatmu dalam perusahaan tersebut. Penting untuk mengetahui tujuanmu akan membantu dalam menulis isi email dengan lebih fokus dan terarah.

2. Subjek yang spesifik

Subject atau judul email sangat penting karena akan menjadi pengantar pertama bagi penerima email. Pastikan untuk menulis subject yang spesifik dan menggambarkan isi emailmu dengan singkat. Misalnya, "Permohonan Magang - [Nama Perusahaan]" atau "Pertanyaan Mengenai Lowongan Kerja - [Nama Perusahaan]”, atau kamu bisa mengikuti ketentuan subjek email yang diminta oleh perusahaan. Hal ini akan membantu penerima email untuk mengenali pentingnya emailmu dan merespons dengan tepat.

3. Salam pembuka yang profesional

Mulailah emailmu dengan salam pembuka yang sopan dan profesional, seperti "Halo", "Selamat Siang", atau "Assalamualaikum" (sesuai dengan budaya yang kamu kenal). Jika kamu sudah mengenal penerima email secara personal, kamu bisa menggunakan panggilan lebih akrab, seperti "Hai" atau "Halo [Nama Penerima]".

4. Perkenalkan diri dengan ringkas

Setelah salam pembuka, perkenalkan dirimu dengan singkat. Tuliskan nama lengkapmu, latar belakang pendidikanmu, dan alasan mengapa kamu tertarik dengan perusahaan tersebut. Misalnya, "Perkenalkan, nama saya [Nama Lengkap]. Aku lulusan [Nama Universitas] jurusan [Nama Jurusan]. Saya tertarik dengan perusahaan ini karena [alasan tertentu, misalnya reputasi perusahaan atau kegiatan yang mereka lakukan]”.

5. Jelaskan alasan atau tujuanmu

Pada bagian ini, jelaskan alasan atau tujuan utama kamu mengirim email tersebut. Apakah kamu ingin mengajukan permohonan magang, menanyakan tentang lowongan pekerjaan, atau mencari informasi tertentu? Jelaskan dengan jelas dan ringkas mengapa kamu tertarik dengan perusahaan tersebut dan apa yang kamu harapkan dari emailmu.

6. Isi email dengan informasi yang relevan

Sekarang saatnya untuk mengisi emailmu dengan informasi yang relevan dan mendukung tujuanmu. Jelaskan lebih detail pengalaman, keterampilan, atau pengetahuan yang kamu miliki yang dapat memberikan kontribusi positif bagi perusahaan. Hindari menggunakan kalimat yang terlalu rumit atau panjang, gunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti.

7. Bangun kedekatan dengan perusahaan

Sampaikan apresiasimu terhadap perusahaan dan bagaimana kamu mengetahui tentang mereka. Misalnya, kamu dapat menyebutkan bahwa kamu telah membaca tentang perusahaan di media, mengikuti perkembangan mereka di jejaring sosial, atau mendapatkan rekomendasi dari seseorang yang bekerja di perusahaan tersebut. Hal ini menunjukkan minat dan komitmen kamu dalam melamar atau berhubungan dengan perusahaan tersebut.

8. Penutup yang sopan

Sebelum mengakhiri emailmu, berikan penutup yang sopan. Sampaikan terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan. Misalnya, "Terima kasih atas waktu yang telah kamu luangkan untuk membaca email saya." Juga, berikan harapanmu untuk mendapatkan tanggapan dari penerima email, seperti "Saya sangat berharap untuk mendengar kabar baik dari perusahan (nama perusahaan) segera."

9. Tanda tangan dan informasi kontak

Jangan lupa untuk menambahkan tanda tangan di akhir emailmu. Tuliskan nama lengkapmu diikuti dengan informasi kontak yang dapat dihubungi, seperti nomor telepon atau alamat email. Hal ini memudahkan pihak perusahaan untuk menghubungi kamu jika mereka memerlukan informasi lebih lanjut atau ingin memberikan respons terhadap emailmu.

10. Periksa kembali dan kirim

Sebelum mengirim emailmu, pastikan untuk membacanya sekali lagi dan memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau kesalahan lainnya. Periksa apakah informasi kontak dan tanda tanganmu sudah lengkap. Jika semua sudah siap, klik tombol “kirim" dengan percaya diri.