Contoh surat balasan penawaran, pengertian dan langkah-langkah pembuatannya

Brilio.net - Dalam dunia bisnis, komunikasi yang efektif antara perusahaan dan pelanggan atau mitra bisnis adalah kunci kesuksesan. Salah satu bentuk komunikasi ini adalah melalui surat balasan penawaran. Surat balasan penawaran adalah respons resmi dari sebuah perusahaan atau individu terhadap penawaran yang diterima.

Surat ini penting karena dapat menjadi dasar untuk memulai kerja sama, negosiasi harga, atau bahkan menolak penawaran dengan cara yang sopan. Untuk mengetahui lebih dalam lagi tentang apa itu surat penawaran, kamu bisa lebih jauh mengetahuinya melalui ulasan berikut ini.

Pengertian surat balasan penawaran.

foto: freepik.com

Surat balasan penawaran adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk menanggapi penawaran yang telah diterima dari pihak lain. Penawaran ini bisa berupa penawaran barang, jasa, atau kerjasama bisnis. Surat ini biasanya mencakup keputusan penerima penawaran, baik itu menerima, menolak, atau meminta perubahan terhadap penawaran yang telah diberikan.

Misalnya, sebuah perusahaan pengadaan barang menerima penawaran dari pemasok untuk menyediakan bahan baku. Setelah mempertimbangkan kualitas, harga, dan waktu pengiriman yang ditawarkan, perusahaan tersebut dapat memutuskan untuk menulis surat balasan penawaran. Dalam surat tersebut, perusahaan dapat menyatakan persetujuannya terhadap penawaran, meminta penyesuaian harga, atau menolak penawaran dengan alasan tertentu.

Contoh kasus surat balasan penawaran.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah contoh kasus penggunaan surat balasan penawaran:

1. Penerimaan penawaran.

PT ABC menerima penawaran dari PT XYZ untuk memasok 1000 unit komponen elektronik. PT ABC puas dengan harga dan kualitas yang ditawarkan, dan mereka menulis surat balasan yang menyatakan penerimaan penawaran tersebut beserta rincian pembayaran dan pengiriman.

2. Negosiasi penawaran.

PT DEF menerima penawaran jasa konsultasi dari perusahaan konsultan. Meskipun tertarik, PT DEF merasa bahwa biaya yang ditawarkan terlalu tinggi. Mereka menulis surat balasan yang meminta penyesuaian harga dan perubahan dalam jadwal proyek.

3. Penolakan penawaran.

Sebuah restoran menerima penawaran dari perusahaan distribusi minuman untuk memasok minuman ringan. Setelah mengevaluasi penawaran tersebut, restoran memutuskan untuk menolaknya karena telah memiliki kontrak dengan pemasok lain. Surat balasan yang dikirim mencantumkan alasan penolakan secara sopan dan profesional.

Langkah-langkah pembuatan surat balasan penawaran.

foto: freepik.com

Menulis surat balasan penawaran memerlukan perhatian terhadap detail dan ketepatan dalam menyampaikan pesan. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat surat balasan penawaran:

1. Tinjau penawaran.

Langkah pertama adalah membaca dan memahami penawaran yang telah diterima. Pastikan untuk memeriksa semua detail, seperti harga, syarat, dan ketentuan.

2. Tentukan keputusan.

Setelah meninjau penawaran, tentukan keputusanmu. Apakah kamu akan menerima, menolak, atau meminta perubahan? Keputusan ini harus didasarkan pada kebutuhan bisnis kamu dan seberapa baik penawaran tersebut memenuhi kriteria.

3. Tulis surat dengan jelas dan tepat.

Mulailah surat dengan salam pembuka yang sopan. Sebutkan referensi penawaran, seperti tanggal dan nomor penawaran. Sampaikan keputusanmu dengan jelas dan sertakan alasan yang mendasari keputusan tersebut. Jika kamu meminta perubahan, jelaskan perubahan yang diinginkan dengan rinci.

4. Penutupan yang profesional.

Akhiri surat dengan ucapan terima kasih atas penawaran yang diberikan dan harapan untuk menjalin hubungan bisnis yang baik. Gunakan penutup yang sopan dan sertakan informasi kontak untuk tanggapan lebih lanjut.

Pentingnya surat balasan penawaran.

Surat balasan penawaran bukan hanya sekadar formalitas, tetapi juga alat penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik. Surat ini menunjukkan bahwa perusahaan kamu menghargai komunikasi yang jelas dan profesional dengan mitra bisnis. Selain itu, surat balasan penawaran juga dapat membantu dalam menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi di masa depan.

Dalam penulisan surat balasan penawaran, pastikan untuk selalu menjaga nada profesional dan hormat, terlepas dari keputusan yang diambil. Dengan demikian, perusahaanmu dapat membangun reputasi yang baik dan memperkuat hubungan dengan mitra bisnis.

Nah, setelah mengetahui pengertian, dan langkah-langkah membuat surat balasan penawaran, yuk simak berbagai surat balasan penawaran yang bisa kamu jadikan referensi. Dihimpun brilio.net dari berbagai sumber pada Jumat (9/8) ini dia lima contohnya yang bisa kamu pelajari!

Contoh surat balasan penawaran.

foto: freepik.com

Contoh 1: Surat balasan penerimaan penawaran barang

PT Makmur Jaya
Jalan Sudirman No. 45
Jakarta 12345

8 Agustus 2024

Kepada Yth,
Manajer Penjualan
PT Sukses Sejahtera
Jalan Merdeka No. 67
Jakarta 12345

Dengan hormat,

Kami ingin mengucapkan terima kasih atas penawaran yang Anda kirimkan kepada kami tanggal 1 Agustus 2024 dengan nomor penawaran #SS2024/08. Setelah mempertimbangkan kualitas produk dan harga yang ditawarkan, kami dengan senang hati menerima penawaran Anda untuk menyediakan 500 unit meja kerja.

Kami setuju dengan harga sebesar Rp500.000 per unit dan syarat pembayaran 30 hari setelah pengiriman. Kami berharap pengiriman dapat dilakukan pada tanggal 15 Agustus 2024. Silakan hubungi kami untuk mengatur detail pengiriman.

Terima kasih atas kerjasama Anda. Kami berharap hubungan bisnis yang menguntungkan ini dapat terus berlanjut.

Hormat kami,

Rina Setiawan
Manajer Pembelian
PT Makmur Jaya

Contoh 2: surat balasan negosiasi penawaran jasa

PT Cipta Karya
Jalan Pembangunan No. 89
Bandung 54321

8 Agustus 2024

Kepada Yth,
Tim Konsultan
PT Solusi Cerdas
Jalan Inovasi No. 23
Bandung 54321

Dengan hormat,

Kami telah menerima penawaran jasa konsultasi dari PT Solusi Cerdas dengan nomor penawaran #SC2024/09 tertanggal 2 Agustus 2024. Kami sangat tertarik dengan layanan yang Anda tawarkan dan percaya bahwa PT Solusi Cerdas dapat memberikan kontribusi signifikan pada proyek kami.

Namun, kami ingin mendiskusikan ulang mengenai harga yang ditawarkan. Apakah ada kemungkinan untuk menyesuaikan biaya sebesar Rp150.000.000 menjadi Rp130.000.000? Kami yakin bahwa kesepakatan ini akan menguntungkan kedua belah pihak.

Kami berharap dapat bertemu untuk membahas lebih lanjut mengenai negosiasi ini. Mohon hubungi kami untuk menjadwalkan pertemuan pada waktu yang paling nyaman bagi Anda.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Dewi Anggraeni
Manajer Proyek
PT Cipta Karya

Contoh 3: Surat balasan penolakan penawaran

PT Berkat Abadi
Jalan Kemajuan No. 77
Surabaya 65432

8 Agustus 2024

Kepada Yth,
Tim Penjualan
PT Indah Makmur
Jalan Kemakmuran No. 34
Surabaya 65432

Dengan hormat,

Terima kasih atas penawaran yang Anda kirimkan kepada kami tertanggal 3 Agustus 2024 dengan nomor penawaran #IM2024/10. Setelah melakukan evaluasi, kami memutuskan untuk tidak menerima penawaran Anda saat ini.

Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan beberapa faktor, termasuk anggaran kami yang terbatas dan komitmen yang telah kami buat dengan pemasok lain. Kami sangat menghargai waktu dan upaya yang telah Anda curahkan dalam menyusun penawaran ini.

Kami berharap dapat mempertimbangkan kerja sama di masa mendatang dan tetap membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dalam proyek lainnya. Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Fajar Pratama
Manajer Pengadaan
PT Berkat Abadi

Contoh 4: Surat balasan penerimaan dengan permintaan perubahan

PT Inovasi Teknologi
Jalan Teknologi No. 22
Yogyakarta 56789

8 Agustus 2024

Kepada Yth,
Manajer Proyek
PT Kreatif Solusi
Jalan Kreativitas No. 11
Yogyakarta 56789

Dengan hormat,

Kami telah menerima penawaran kerjasama proyek dari PT Kreatif Solusi dengan nomor penawaran #KS2024/11 tertanggal 4 Agustus 2024. Kami sangat menghargai rincian dan cakupan proyek yang telah disampaikan.

Kami dengan senang hati menerima penawaran tersebut dengan satu permintaan kecil. Kami memohon untuk mempertimbangkan penyesuaian jadwal penyelesaian proyek dari 6 bulan menjadi 4 bulan, seiring dengan kebutuhan proyek kami yang mendesak. Kami yakin PT Kreatif Solusi memiliki kapabilitas untuk memenuhi jadwal yang lebih cepat ini.

Silakan hubungi kami untuk membahas lebih lanjut mengenai perubahan jadwal ini dan mengatur pertemuan jika diperlukan. Kami sangat antusias untuk memulai kerjasama ini.

Terima kasih atas pengertian dan respons cepatnya.

Hormat kami,

Rahmat Widodo
Manajer Pengembangan
PT Inovasi Teknologi

Contoh 5: Surat balasan penawaran dengan pertanyaan tambahan

PT Sinar Terang
Jalan Kemuliaan No. 56
Medan 12345

8 Agustus 2024

Kepada Yth,
Bagian Penjualan
PT Harmoni Alam
Jalan Asri No. 99
Medan 12345

Dengan hormat,

Kami telah menerima penawaran Anda tertanggal 5 Agustus 2024 dengan nomor penawaran #HA2024/12 terkait produk bahan bangunan yang kami butuhkan. Terima kasih atas informasi lengkap yang Anda berikan.

Sebelum kami dapat memberikan keputusan akhir, kami memerlukan informasi tambahan terkait dengan garansi produk dan layanan purna jual. Mohon kirimkan detail tersebut ke alamat email kami di procurement@sinarterang.com.

Kami berharap dapat menerima tanggapan Anda dalam waktu dekat agar kami dapat segera memproses pesanan. Terima kasih atas kerja samanya.

Hormat kami,

Budi Santoso
Manajer Pembelian
PT Sinar Terang