Contoh surat dinas sekolah SMP, lengkap dengan struktur dan cara membuatnya

Brilio.net - Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang efektif dari satu instansi ke instansi lainnya. Dalam kehidupan sehari-hari pun kamu tak lepas dari bentuk komunikasi seperti ini. Misalnya menulis surat izin, surat resmi atau berbagai surat penting lainnya yang menunjukkan suatu hal atau informasi penting lainnya.

Surat dinas sekolah SMP adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan administrasi dan komunikasi antar bagian atau pihak-pihak terkait di sekolah. Surat dinas tersebut berisi informasi atau instruksi resmi dari kepala sekolah atau pihak yang berwenang untuk ditindaklanjuti oleh penerima surat. Biasanya surat dinas sekolah SMP digunakan untuk menginformasikan tentang kegiatan atau acara di sekolah, meminta persetujuan atau izin dari pihak terkait, atau memberikan pengumuman penting kepada seluruh staf, guru, dan siswa.

foto: pexels.com

Untuk menulis surat dinas sekolah SMP, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, surat tersebut harus ditulis dengan bahasa yang formal, jelas, dan mudah dipahami. Kedua, pastikan surat tersebut berisi informasi yang lengkap dan detail, seperti tanggal, waktu, tempat, dan agenda kegiatan atau acara yang akan dilaksanakan. Ketiga, surat dinas harus dilengkapi dengan tanda tangan dan cap resmi dari kepala sekolah atau pihak yang berwenang untuk memberikan kekuatan hukum pada surat tersebut.

Surat dinas sekolah SMP memiliki berbagai jenis seperti surat undangan, surat permohonan, surat edaran, dan surat pengumuman. Contoh penggunaan surat dinas sekolah SMP yang sering digunakan adalah untuk mengundang siswa, guru, atau staf untuk mengikuti acara atau rapat penting di sekolah. Selain itu, surat dinas juga dapat digunakan untuk meminta persetujuan dari pihak terkait, seperti izin penggunaan ruangan atau fasilitas sekolah. Sebagai bentuk komunikasi resmi di sekolah, surat dinas sekolah SMP juga harus dipergunakan dengan bijak dan tepat sasaran.

Berikut cara dan contoh surat dinas sekolah SMP yang dihimpun brilio.net dari berbagai sumber, Jumat (28/4).

Cara menulis contoh surat dinas sekolah SMP

foto: pexels.com

1. Tentukan Tujuan Surat.

Sebelum membuat surat dinas, tentukan terlebih dahulu tujuan surat yang ingin disampaikan. Apakah surat tersebut untuk mengundang orang tua murid, memberikan informasi terkait kegiatan sekolah, atau hal lainnya.

2. Tentukan Format Surat.

Setelah menentukan tujuan surat, tentukan format surat yang ingin digunakan. Format surat dinas biasanya mengacu pada standar format surat resmi yang umumnya terdiri dari kepala surat, nomor surat, lampiran, perihal, dan penutup.

3. Tulis Kepala Surat.

Tulis kepala surat pada bagian atas lembaran kertas surat. Kepala surat biasanya berisi nama sekolah, alamat sekolah, nomor telepon sekolah, dan alamat email sekolah.

4. Tulis Nomor Surat.

Setelah itu, tulis nomor surat pada bagian atas kanan atau kiri kepala surat. Nomor surat biasanya terdiri dari angka-angka yang menunjukkan urutan nomor surat dan tahun pembuatan surat.

5. Tulis Lampiran.

Jika surat dinas dilampiri dokumen atau informasi lainnya, tuliskan lampiran pada bagian bawah nomor surat.

6. Tulis Perihal.

Tuliskan perihal pada bagian bawah lampiran. Perihal biasanya berisi ringkasan isi surat dan tujuan utama surat.

7. Tulis Pembuka Surat.

Setelah menentukan format surat, tulis pembuka surat dengan mengawali surat dengan ucapan salam dan kata-kata yang sopan.

8. Tulis Isi Surat

Setelah itu, tulislah isi surat dinas dengan bahasa yang jelas, singkat, dan padat. Isi surat harus mencakup semua informasi yang perlu disampaikan sesuai dengan tujuan surat.

9. Tulis Penutup Surat

Setelah menulis isi surat, tuliskan penutup surat dengan ucapan terima kasih dan pengharapan baik-baik. Jangan lupa untuk menandatangani surat dan mencantumkan jabatan serta nama lengkap pengirim surat.

10. Rapihkan Surat

Sebelum dikirimkan, pastikan surat dinas telah rapi dan terorganisir dengan baik. Periksa kembali semua informasi dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan maupun kesalahan format pada surat dinas.

Demikianlah cara membuat contoh surat dinas sekolah SMP yang baik dan benar. Pastikan untuk selalu menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami oleh semua pihak yang menerima surat tersebut.

Contoh struktur surat dinas sekolah SMP

foto: pexels.com

1. Kop Surat

Kepala Sekolah
(Nama Sekolah)
(Alamat Sekolah)
(Nomor Telepon Sekolah)
(Email Sekolah)

Nomor: ____________________
Lampiran: __________________
Perihal: ____________________

2. Kepada/Yth.

(Nama Penerima Surat)
(Jabatan Penerima Surat)
(Nama Instansi / Sekolah Penerima Surat)
(Alamat Instansi / Sekolah Penerima Surat)

3. Ungkapkan salam hormat

seperti: Dengan hormat,

Sehubungan dengan (sebutkan perihal surat), kami selaku pihak sekolah SMP (sebutkan nama sekolah) ingin menyampaikan beberapa hal sebagai berikut:

4. Isi surat dinas

Ungkapkan kepentingan dari surat tersebut secara jelas dan terperinci.

5. Penutup

Biasanya sebagai penutup ada ungkapan terimakasih dan pembubuhan tanda tangan.

Contohnya:

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Nama Kepala Sekolah)
(Jabatan Kepala Sekolah)

Contoh surat dinas sekolah SMP yang bisa kamu ikuti

foto: pexels.com

Contoh 1

Surat Undangan Rapat Orang Tua Murid
Kepala Sekolah SMP (Nama Sekolah)
Jl. Raya (Alamat Sekolah)
Telp. (Nomor Telepon Sekolah)
Nomor: 01/Undangan-R/2023
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua Murid

Kepada,
Bapak/Ibu Orang Tua Murid Kelas VII-XII SMP (Nama Sekolah)

Dengan hormat,

Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua Murid untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 2 Mei 2023
Waktu : 13.00 WIB s/d selesai
Tempat : Aula SMP (Nama Sekolah)

Rapat ini akan membahas berbagai hal terkait dengan kegiatan belajar mengajar serta pengembangan diri siswa di SMP (Nama Sekolah). Oleh karena itu, kehadiran Bapak/Ibu Orang Tua Murid sangat kami harapkan.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Nama Kepala Sekolah)
Jabatan Kepala Sekolah

Contoh 2

Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelajaran
Kepala Sekolah SMP (Nama Sekolah)
Jl. Raya (Alamat Sekolah)
Telp. (Nomor Telepon Sekolah)
Nomor: 02/Pemberitahuan-R/2023
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelajaran

Yth.
Seluruh Siswa SMP (Nama Sekolah)

Dengan hormat,

Bersama ini kami ingin memberitahukan adanya perubahan jadwal pelajaran yang akan berlaku mulai tanggal 5 Mei 2023. Perubahan jadwal ini dilakukan guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi pembelajaran di SMP (Nama Sekolah).

Berikut ini adalah jadwal pelajaran yang baru:

Hari : Senin
Jadwal Pelajaran: Matematika

Hari : Selasa
Jadwal Pelajaran: Bahasa Indonesia

Hari : Rabu
Jadwal Pelajaran: Bahasa Inggris

Hari : Kamis
Jadwal Pelajaran: IPA

Hari : Jumat
Jadwal Pelajaran: IPS

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

(Nama Kepala Sekolah)
Jabatan Kepala Sekolah

Contoh 3

Surat Pemberitahuan Ujian Sekolah Tahun Pelajaran 2022/2023
Kepala Sekolah SMP (Nama Sekolah)
Jl. Raya (Alamat Sekolah)
Telp. (Nomor Telepon Sekolah)
Nomor: 03/Pemberitahuan-R/2023
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Ujian Sekolah Tahun Pelajaran 2022/2023

Kepada,
Seluruh Siswa Kelas IX SMP (Nama Sekolah)

Dengan hormat,

Bersama ini kami ingin memberitahukan jadwal pelaksanaan Ujian Sekolah Tahun Pelajaran 2022/2023 yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin - Rabu, 21 - 23 Juni 2023
Waktu : 07.30 - selesai
Tempat : Ruang Kelas

Adapun untuk persiapan Ujian Sekolah ini, siswa dapat mempersiapkan diri dengan belajar secara teratur dan mengikuti program remedial yang disediakan oleh pihak sekolah. Selain itu, diharapkan seluruh siswa mematuhi aturan yang telah ditetapkan selama pelaksanaan Ujian Sekolah.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

(Nama Kepala Sekolah)
Jabatan Kepala Sekolah