Contoh surat jalan barang, pengertian dan fungsinya

Brilio.net - Surat jalan barang memiliki peran penting dalam memastikan proses pengiriman barang berlangsung dengan lancar. Sebagai dokumen resmi, contoh surat jalan barang berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah diperiksa dan disetujui oleh pihak terkait.

Bila ditilik lebih dalam, keberadaan surat ini juga membantu menghindari kesalahpahaman selama pengiriman sekaligus memastikan barang sampai ke tujuan sesuai kesepakatan. Pentingnya surat jalan barang tidak bisa diabaikan, terutama dalam dunia bisnis dan logistik.

Oleh sebab itu, melalui contoh surat jalan barang ini menjadi referensi untuk mencatat secara rinci jenis, jumlah, dan kondisi barang yang dikirim sehingga memudahkan pihak pengirim, penerima, serta kurir dalam melacak status barang. Dengan dokumen ini, setiap pihak dapat memastikan proses distribusi berjalan dengan efektif.

Selain itu, surat jalan barang juga berfungsi sebagai alat kontrol saat barang tiba di tujuan. Pihak penerima dapat memeriksa barang sesuai dengan informasi yang tercantum di surat tersebut, serta memastikan tidak ada kekurangan atau kerusakan.

Tanpa basa-basi lagi, berikut ini disajikan contoh surat jalan barang, pengertian dan fungsinya. Dilansir brilio.net dari berbagai sumber, Rabu (21/8)

Pengertian dan fungsi surat jalan barang

foto: freepik.com

Surat jalan barang merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain, baik dalam konteks bisnis, logistik, maupun distribusi barang. Surat ini mencantumkan informasi rinci tentang barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, berat, kondisi, serta tujuan pengiriman.

Biasanya, surat jalan barang disertakan saat pengiriman barang oleh pihak pengirim kepada kurir atau jasa ekspedisi serta diberikan kepada pihak penerima untuk memastikan bahwa barang diterima sesuai dengan rincian yang tercantum.

Selain sebagai dokumen pengiriman, surat jalan barang juga sering kali digunakan sebagai bukti tertulis atas transaksi barang yang dilakukan, baik antar perusahaan, antar cabang, atau antara pemasok dan pelanggan.

Pada beberapa kasus, surat jalan barang juga mencantumkan detail terkait asuransi atau kondisi khusus dalam pengiriman barang, sehingga menjadi dokumen penting dalam menjaga ketertiban serta kejelasan selama proses distribusi.

Adapun fungsi surat jalan barang, diantaranya:

1. Sebagai bukti pengiriman

Fungsi utama surat jalan barang sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim dari satu pihak ke pihak lain. Dokumen ini memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati, sehingga jika terjadi masalah atau sengketa, surat ini bisa menjadi bukti yang mendukung proses penyelesaian.

2. Menghindari kesalahpahaman

Surat jalan barang mencatat semua rincian terkait barang yang dikirim, seperti jumlah, jenis, hingga kondisi barang. Informasi ini membantu kedua belah pihak, baik pengirim maupun penerima.

Tujuannya untuk menghindari kesalahpahaman terkait barang yang diterima. Dengan begitu, jika ada perbedaan antara barang yang dikirim dan diterima, masalah tersebut dapat dengan cepat diidentifikasi sekaligus diselesaikan.

3. Memastikan transparansi dan kontrol

Surat jalan barang juga berfungsi sebagai alat kontrol maupun transparansi selama proses pengiriman. Pihak penerima bisa menggunakan surat ini untuk memverifikasi apakah barang yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam surat jalan.

Hal ini membantu menjaga kepercayaan antara kedua belah pihak serta memastikan bahwa distribusi barang dilakukan dengan baik.

4. Dokumen pendukung dalam proses akuntansi

Selain berfungsi dalam proses pengiriman, surat jalan barang juga berperan dalam proses administrasi dan akuntansi. Dokumen ini sering digunakan sebagai lampiran dalam pencatatan transaksi keluar-masuk barang, sehingga membantu pihak yang bersangkutan dalam mengelola stok barang maupun membuat laporan keuangan.

5. Memastikan keamanan dalam pengiriman

Surat jalan barang memastikan bahwa barang yang dikirim dilindungi secara hukum selama proses pengiriman. Dokumen ini memberikan perlindungan terhadap kemungkinan kehilangan atau kerusakan barang selama perjalanan, karena detail barang maupun tanggung jawab pengiriman telah dicatat dengan jelas.

Contoh surat jalan barang.

foto: freepik.com

Contoh surat jalan barang 1: Pengiriman Produk Elektronik

PT. Elektronika Maju
Jl. Teknologi No. 45, Jakarta
Telp: (021) 123-4567
Email: admin@elektronikamaju.com

SURAT JALAN BARANG
Nomor: 001/SJB/08/2024
Tanggal: 21 Agustus 2024

Kepada Yth:
CV. Teknologi Digital
Jl. Inovasi No. 78, Bandung
Telp: (022) 987-6543

Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengirimkan barang-barang berikut sesuai dengan pesanan Anda:

foto: Istimewa

Barang-barang tersebut dikirim menggunakan jasa ekspedisi JNE dengan nomor resi 123456789. Mohon diperiksa dengan teliti saat barang diterima dan segera laporkan jika terdapat kerusakan atau ketidaksesuaian.

Hormat kami,

(---------------------)
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer Operasional

Contoh surat jalan barang 2: Pengiriman Bahan Bangunan

PT. Bahan Bangunan Sejahtera
Jl. Raya Konstruksi No. 123, Surabaya
Telp: (031) 654-3210
Email: admin@bahanbangunansejahtera.com

SURAT JALAN BARANG
Nomor: 002/SJB/08/2024
Tanggal: 21 Agustus 2024

Kepada Yth:
CV. Karya Konstruksi
Jl. Pembangunan No. 12, Malang
Telp: (0341) 987-3210

Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengirimkan barang-barang berikut untuk proyek pembangunan gedung:

foto: Istimewa

Pengiriman dilakukan dengan menggunakan truk ekspedisi internal perusahaan, dengan estimasi tiba di lokasi penerima pada tanggal 23 Agustus 2024. Mohon barang diperiksa dengan cermat saat diterima.

Hormat kami,

(---------------------)
Nama: Rahmat Hidayat
Jabatan: Kepala Gudang

Contoh surat jalan barang 3: Pengiriman Produk Makanan dan Minuman

PT. Rasa Nusantara
Jl. Kuliner No. 88, Yogyakarta
Telp: (0274) 321-4567
Email: sales@rasanusantara.com

SURAT JALAN BARANG
Nomor: 003/SJB/08/2024
Tanggal: 21 Agustus 2024

Kepada Yth:
CV. Selera Alam
Jl. Cita Rasa No. 9, Solo
Telp: (0271) 765-4321

Dengan hormat,
Kami mengirimkan produk makanan dan minuman berikut sesuai dengan pesanan:

foto: Istimewa

Pengiriman dilakukan melalui jasa ekspedisi SICEPAT dengan nomor resi 987654321. Barang diperkirakan tiba di Solo pada tanggal 24 Agustus 2024. Harap diperiksa dengan teliti saat barang diterima dan hubungi kami jika ada masalah.

Hormat kami,

(---------------------)
Nama: Andi Susanto
Jabatan: Manajer Penjualan