Contoh surat negosiasi kerjasama proyek, kenali pengertian dan strukturnya

Brilio.net - Surat negosiasi merupakan salah satu jenis surat penting dalam dunia bisnis. Dokumen ini punya peran vital dalam memperlancar proses negosiasi antara dua pihak yang berkepentingan. Bagi kamu yang bekerja di perusahaan, terutama sebagai sekretaris sangat penting mengetahui menyusun surat negosiasi.

Contoh surat negosiasi dapat memberikan gambaran jelas tentang konten hingga format yang sesuai. Surat negosiasi biasanya berisi penawaran, permintaan, maupun pembahasan mengenai syarat-syarat transaksi. Struktur surat negosiasi umumnya terdiri dari pembuka, isi, dan penutup yang disusun secara sistematis.

Memahami pengertian maupun struktur surat negosiasi ini sangat penting bagi pelaku bisnis. Dengan menguasai hal tersebut, seseorang akan lebih percaya diri dalam melakukan proses negosiasi serta mencapai hasil yang diinginkan.

Nah, pada artikel ini menyajikan contoh surat negosiasi yang bisa menjadi referensi bagi siapa saja yang ingin meningkatkan kemampuan bernegosiasi melalui surat. Yuk, simak ulasan lengkap di bawah ini seperti dilansir brilio.net dari berbagai sumber pada Minggu (11/8).

Pengertian surat negosiasi

foto: freepik.com

Surat negosiasi merupakan surat yang digunakan oleh dua pihak yang berkepentingan untuk membahas dan mencapai kesepakatan mengenai suatu transaksi atau kerjasama. Surat ini berisi penawaran, permintaan, hingga diskusi mengenai syarat-syarat yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Surat negosiasi memainkan peran penting dalam proses negosiasi, karena menjadi sarana komunikasi tertulis antara pihak-pihak yang terlibat. Bisa dibilang, surat ini dapat membantu mengklarifikasi sekaligus mendokumentasikan setiap tahap negosiasi agar tercapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Adapun struktur surat negosiasi dapat meliputi:

1. Pembuka

Pada bagian pembuka, penulis surat negosiasi menyampaikan tujuan utama surat, seperti penawaran, permintaan, atau undangan untuk melakukan negosiasi. Bagian pembuka juga berisi latar belakang dan konteks yang menjadi dasar dilakukannya negosiasi.

2. Isi

Pada bagian isi, penulis surat negosiasi memaparkan secara rinci mengenai syarat-syarat, ketentuan, serta usulan yang ingin dibahas maupun disepakati. Bagian ini mencakup penawaran harga, jangka waktu, cara pembayaran, dan lain-lain. Penulis juga dapat menyertakan data pendukung atau dokumen terkait sebagai referensi.

3. Penutup

Pada bagian penutup, penulis surat negosiasi menyampaikan harapan atau ajakan untuk melakukan pertemuan tatap muka guna membahas lebih lanjut untuk mencapai kesepakatan. Penulis juga dapat menyertakan ucapan terima kasih dan salam penutup yang sesuai.

Dalam membuat surat negosiasi yang baik, kamu perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain:

- Menggunakan bahasa yang jelas, lugas, dan mudah dipahami.

- Menyajikan informasi secara terstruktur dan runtut.

- Bersikap profesional, objektif, dan berorientasi pada solusi.

- Memperhatikan etika maupun tata krama bisnis yang berlaku.

- Menyesuaikan format serta isi surat dengan kebutuhan serta peraturan yang berlaku.

Contoh surat negosiasi

foto: freepik.com

Contoh 1: Surat Negosiasi Pembelian Barang

Perihal: Penawaran Pembelian Mesin Produksi Tipe XYZ

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur
PT Aneka Mesin
Jl. Raya Industri No. 12
Jakarta Timur

Dengan hormat,

Kami dari PT Karya Makmur ingin menyampaikan penawaran untuk pembelian 5 unit mesin produksi Tipe XYZ yang saat ini sedang anda pasarkan.

Berdasarkan informasi yang kami peroleh, harga per unit Mesin Produksi Tipe XYZ adalah Rp 150.000.000. Kami bersedia membeli 5 unit dengan harga Rp 700.000.000 (tujuh ratus juta rupiah) dengan ketentuan pembayaran 50% uang muka dan sisanya dalam 3 kali angsuran bulanan.

Kami berharap Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan penawaran kami ini. Kami bersedia melakukan negosiasi lebih lanjut untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami tunggu kabar baik dari Bapak/Ibu.

Hormat kami,
Direktur
PT Karya Makmur

Contoh 2: Surat Negosiasi Kerjasama Proyek

Perihal: Negosiasi Kerjasama Pembangunan Gedung Kantor

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT Bumi Jaya Konstruksi
Jl. Sudirman No. 45
Surabaya

Dengan hormat,

Kami dari PT Graha Indah hendak menawarkan kerjasama pembangunan gedung kantor kami di Jalan Pahlawan No. 78, Surabaya. Rencana pembangunan ini merupakan salah satu proyek strategis kami untuk perluasan usaha.

Berikut beberapa hal yang ingin kami negosiasikan lebih lanjut:
1. Ruang lingkup pekerjaan: Pembangunan 10 lantai gedung kantor dengan luas total 15.000 m2.
2. Anggaran proyek: Rp 50.000.000.000 (lima puluh miliar rupiah).
3. Jangka waktu pengerjaan: 18 bulan.
4. Metode pembayaran: Termin pembayaran 20% uang muka, 60% termin bulanan, dan 20% setelah proyek selesai.

Kami berharap PT Bumi Jaya Konstruksi dapat menjadi mitra terbaik kami dalam pembangunan gedung kantor ini. Kami bersedia untuk melakukan negosiasi lebih lanjut guna mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami tunggu kabar baik dari Bapak/Ibu.

Hormat kami,
Direktur Utama
PT Graha Indah

Contoh 3: Surat Negosiasi Kerjasama Distribusi

Perihal: Penawaran Kerjasama Distribusi Produk

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT Segar Sari
Jl. Buah Batu No. 23
Bandung

Dengan hormat,

Kami dari PT Aneka Pangan hendak menawarkan kerjasama distribusi untuk produk-produk kami di wilayah Jawa Barat. Sebagai produsen makanan ringan terkemuka, kami tertarik untuk menjalin kemitraan dengan PT Segar Sari yang dikenal memiliki jaringan distribusi yang luas di wilayah tersebut.

Beberapa hal yang ingin kami negosiasikan adalah:
1. Jenis produk yang akan didistribusikan: Keripik Singkong, Keripik Pisang, dan Keripik Tempe.
2. Target penjualan per bulan: Minimal 5.000 unit untuk masing-masing jenis produk.
3. Skema bagi hasil: 60% untuk PT Aneka Pangan dan 40% untuk PT Segar Sari.
4. Jangka waktu kerjasama: 1 tahun dengan opsi perpanjangan.
5. Pasokan produk: PT Aneka Pangan akan menjamin ketersediaan stok produk setiap saat.

Kami berharap PT Segar Sari berkenan untuk mempertimbangkan penawaran kerjasama distribusi kami ini. Kami siap melakukan negosiasi lebih lanjut untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami tunggu kabar baik dari Bapak/Ibu.

Hormat kami,
Direktur Utama
PT Aneka Pangan