Contoh surat niaga, lengkap dengan pengertian, jenis, fungsi, dan strukturnya

Brilio.net - Di dunia bisnis tidak lepas dari surat-menyurat dalam menjalin komunikasi antar pihak, misalnya surat niaga. Surat niaga menjadi bagian integral dari kegiatan bisnis sehari-hari, mulai dari penawaran produk hingga pengajuan klaim.

Pemahaman mendalam tentang surat niaga sangat diperlukan bagi para pelaku bisnis untuk memastikan kelancaran transaksi sekaligus menjaga hubungan profesional dengan mitra kerja. Surat niaga yang sering digunakan mencakup surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, dan surat pengaduan.

Penguasaan teknik penulisan surat niaga yang baik dapat meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis serta memberikan kesan profesional kepada penerima surat. Oleh karena itu, penting untuk memahami contoh surat niaga.

Biar makin paham tentang surat niaga, yuk simak ulasan berikut ini! Brilio.net lansir dari berbagai sumber, Senin (12/8).

Pengertian surat niaga.

foto: freepik.com

Surat niaga merupakan jenis surat resmi yang digunakan oleh perusahaan atau individu dalam kegiatan perdagangan dan bisnis.

Surat ini digunakan untuk tujuan komersial, seperti penawaran produk atau jasa, permintaan penawaran harga, pemesanan barang, pengiriman produk, pengaduan, hingga penagihan pembayaran.

Dalam dunia bisnis, surat niaga memainkan peran penting sebagai alat komunikasi yang memfasilitasi transaksi bisnis antara dua pihak atau lebih. Surat ini biasanya ditulis dengan bahasa formal serta mengikuti aturan tertentu yang mencerminkan profesionalisme.

Surat niaga tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi tetapi juga sebagai bukti tertulis atas transaksi yang telah dilakukan, sehingga keakuratan isi surat sangatlah penting.

Surat niaga juga sering dianggap sebagai representasi dari citra perusahaan atau individu yang mengirimkannya. Oleh karena itu, kualitas penulisan surat niaga, termasuk tata bahasa dan penyusunan isinya sangat penting untuk diperhatikan.

Selain itu, surat niaga juga dapat menjadi alat hukum yang bisa digunakan jika terjadi perselisihan di kemudian hari, karena isi surat yang detail dapat dijadikan bukti dalam penyelesaian masalah hukum.

Jenis dan fungsi surat niaga.

foto: freepik.com

1. Surat penawaran.

Surat ini digunakan oleh perusahaan atau individu untuk menawarkan produk atau jasa kepada calon pembeli atau pelanggan. Fungsi utama surat penawaran adalah untuk menginformasikan secara detail mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk harga, kualitas, syarat dan ketentuan penjualan, serta manfaat yang bisa diperoleh oleh pelanggan.

2. Surat permintaan.

Surat permintaan atau surat pesanan merupakan surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual atau pemasok untuk memesan barang atau jasa.

Fungsi surat ini ialah untuk mengkomunikasikan secara tertulis tentang produk atau jasa yang dibutuhkan oleh pembeli, termasuk jumlah, spesifikasi, harga yang diharapkan, dan waktu pengiriman.

Pada dasarnya surat ini juga berfungsi sebagai bukti pesanan yang dapat dijadikan referensi jika terjadi kesalahan atau kekeliruan dalam pemesanan.

3. Surat pengiriman.

Selanjutnya surat pengiriman, surat ini dikirim oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahukan bahwa barang yang dipesan telah dikirim.

Fungsi surat pengiriman adalah sebagai konfirmasi pengiriman barang sekaligus untuk memberikan rincian mengenai produk yang dikirim, seperti jumlah, spesifikasi, dan kondisi barang.

Intinya, surat ini juga penting sebagai alat pelacak pengiriman, sehingga jika terjadi masalah seperti keterlambatan atau kerusakan, pembeli dapat dengan mudah mengajukan keluhan.

4. Surat tagihan.

Surat tagihan digunakan oleh penjual untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan kepada pembeli. Nah, surat ini berfungsi untuk mengingatkan pembeli mengenai kewajiban pembayaran dan memberikan rincian jumlah yang harus dibayar, termasuk jatuh tempo pembayaran sampai metode pembayaran yang diterima.

Selain itu, surat tagihan juga berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa penjual telah memenuhi kewajibannya sehingga pembeli harus segera melunasi tagihan.

5. Surat pengaduan.

Terakhir ada surat pengaduan. Surat komplain ini biasanya dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk menyampaikan ketidakpuasan terkait produk atau jasa yang diterima.

Fungsi surat ini adalah untuk memberi tahu penjual mengenai masalah yang terjadi, seperti kerusakan barang, ketidaksesuaian produk, atau pelayanan yang buruk, serta meminta solusi atau kompensasi. Surat pengaduan harus ditulis dengan jelas dan sopan agar masalah dapat diselesaikan dengan baik.

Struktur surat niaga.

foto: freepik.com

1. Kop surat.

Kop surat terletak di bagian atas surat dan berisi informasi tentang perusahaan atau individu yang mengirimkan surat.

Informasi ini meliputi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan jika ada.

Kop surat berfungsi untuk memberikan identitas pengirim dan menciptakan kesan profesional. Selain itu, kop surat juga memudahkan penerima surat untuk mengidentifikasi pengirim surat.

2. Tanggal surat.

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan dikirim. Tanggal ini penting untuk mencatat waktu pengiriman surat, yang dapat digunakan sebagai referensi dalam transaksi atau komunikasi lebih lanjut.

3. Nomor surat.

Nomor surat digunakan untuk mempermudah pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari. Nomor surat ini biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang disusun berdasarkan sistem penomoran tertentu yang digunakan oleh perusahaan.

4. Lampiran.

Jika ada dokumen tambahan yang dilampirkan bersama surat, seperti faktur, katalog, atau brosur, maka hal ini disebutkan di bagian lampiran.

5. Alamat tujuan.

Alamat tujuan mencantumkan nama, jabatan, dan alamat lengkap penerima surat. Bagian ini penting untuk memastikan surat dikirim ke pihak yang tepat.

6. Salam pembuka.

Salam pembuka merupakan bagian pembuka dari surat niaga yang biasanya berupa ungkapan formal seperti "Dengan hormat," atau "Kepada Yth.".

7. Isi surat.

Isi surat merupakan bagian utama dari surat niaga yang berisi tujuan pengiriman surat, seperti penawaran produk, permintaan, pengiriman, atau komplain.

Isi surat harus ditulis dengan jelas, padat, dan langsung ke pokok permasalahan. Dalam isi surat, informasi disampaikan dengan urutan logis serta mudah dipahami agar tidak menimbulkan kebingungan bagi penerima.

8. Salam penutup.

Salam penutup merupakan bagian penutup surat yang berisi ungkapan terima kasih atau harapan untuk tindak lanjut dari penerima surat.

9. Tanda tangan dan nama pengirim.

Bagian ini mencakup tanda tangan pengirim surat serta nama lengkap maupun jabatannya. Nama dan jabatan pengirim memudahkan penerima surat untuk mengetahui siapa yang mengirim surat tersebut.

10. Tembusan.

Tembusan digunakan jika surat niaga juga perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama. Misalnya, surat tagihan yang juga ditembuskan kepada bagian keuangan perusahaan.

Fungsi tembusan ialah untuk memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mendapatkan informasi yang sama dan dapat mengambil tindakan yang diperlukan. Tembusan biasanya ditulis di bagian akhir surat, setelah tanda tangan dan nama pengirim.

Contoh surat niaga.

foto: freepik.com

1. Contoh surat niaga: Surat Penawaran.

PT. Maju Terus
Jl. Merdeka No. 10, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Email: info@majuterus.com

Jakarta, 15 Agustus 2024

No. Surat: 024/PT-MT/VIII/2024
Lampiran: 1 lembar katalog produk

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Andi Wibowo
PT. Sukses Selalu
Jl. Sudirman No. 22, Jakarta

Perihal: Penawaran Produk Elektronik Terbaru

Dengan hormat,

Kami dari PT. Maju Terus bermaksud untuk menawarkan produk-produk elektronik terbaru kami kepada PT. Sukses Selalu. Adapun produk yang kami tawarkan meliputi televisi, lemari es, dan mesin cuci dengan teknologi terbaru dan hemat energi. Kami juga melampirkan katalog produk beserta daftar harga sebagai referensi.

Produk-produk yang kami tawarkan memiliki kualitas terbaik dan telah mendapatkan sertifikasi internasional. Selain itu, kami juga memberikan diskon khusus sebesar 10% untuk pembelian dalam jumlah besar serta layanan purna jual yang memadai.

Kami berharap penawaran ini dapat diterima dengan baik dan menjadi awal dari kerja sama yang saling menguntungkan antara perusahaan kita. Jika Bapak/Ibu tertarik dengan penawaran ini atau memerlukan informasi lebih lanjut, kami siap mengadakan pertemuan untuk membahasnya.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

( Tanda tangan )

Budi Santoso
Direktur Utama PT. Maju Terus

2. Contoh surat niaga: Permintaan Barang.

PT. Sejahtera Abadi
Jl. Jend. Sudirman No. 45, Bandung
Telp: (022) 7654321
Email: info@sejahteraabadi.com

Bandung, 18 Agustus 2024

No. Surat: 012/SA/VIII/2024
Lampiran: -

Kepada Yth,
Manager Penjualan
PT. Sumber Jaya
Jl. Gatot Subroto No. 20, Bandung

Perihal: Pemesanan Barang Elektronik

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami bermaksud untuk memesan barang-barang elektronik dari PT. Sumber Jaya sesuai dengan kebutuhan perusahaan kami. Berikut adalah daftar barang yang kami pesan:

1. 10 unit AC Split 1 PK
2. 5 unit Televisi LED 42 inci
3. 3 unit Mesin Cuci Front Load 7 kg

Kami mohon agar barang-barang tersebut dapat segera dikirim ke alamat kantor kami di Jl. Jend. Sudirman No. 45, Bandung, dengan rincian harga dan total biaya yang dapat disertakan pada faktur. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank setelah barang kami terima dan diperiksa sesuai dengan pesanan.

Kami berharap pesanan ini dapat segera diproses dan dikirimkan sebelum akhir bulan ini. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

( Tanda tangan )

Wahyu Hidayat
Purchasing Manager PT. Sejahtera Abadi

3. Contoh surat niaga: Surat Pengiriman Barang.

PT. Gemilang Sentosa
Jl. Mangga Dua No. 15, Surabaya
Telp: (031) 9876543
Email: info@gemilangsentosa.com

Surabaya, 20 Agustus 2024

No. Surat: 089/GS/VIII/2024
Lampiran: Surat Jalan

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Siti Nurhaliza
PT. Aman Sejahtera
Jl. Ahmad Yani No. 30, Surabaya

Perihal: Konfirmasi Pengiriman Barang

Dengan hormat,

Kami dari PT. Gemilang Sentosa menginformasikan bahwa pesanan Bapak/Ibu berupa 20 unit Laptop Dell Inspiron telah kami kirimkan hari ini melalui jasa pengiriman PT. Ekspres Cepat dengan nomor resi 123456789. Barang diperkirakan akan sampai di alamat tujuan dalam waktu 3 hari kerja.

Bersama surat ini, kami juga melampirkan surat jalan sebagai bukti pengiriman barang. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memeriksa barang yang diterima dengan baik, dan segera menghubungi kami jika terdapat kekurangan atau kerusakan pada barang yang dikirim.

Terima kasih atas kepercayaan dan kerja sama Bapak/Ibu. Kami selalu siap melayani pesanan Bapak/Ibu di masa mendatang.

Hormat kami,

( Tanda tangan )

Hendra Wijaya
Manajer Penjualan PT. Gemilang Sentosa

4. Contoh surat niaga: Surat Tagihan.

PT. Berkat Jaya
Jl. Diponegoro No. 12, Semarang
Telp: (024) 87654321
Email: finance@berkatjaya.com

Semarang, 25 Agustus 2024

No. Surat: 015/BJ/VIII/2024
Lampiran: Faktur No. 007/BJ/08/2024

Kepada Yth,
Bagian Keuangan
PT. Makmur Bersama
Jl. Pahlawan No. 8, Semarang

Perihal: Tagihan Pembayaran

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami dari PT. Berkat Jaya mengajukan tagihan pembayaran atas pengiriman barang yang telah kami lakukan sesuai dengan pesanan dari PT. Makmur Bersama. Berikut adalah rincian tagihan:

- No. Faktur: 007/BJ/08/2024
- Tanggal Faktur: 15 Agustus 2024
- Jumlah Tagihan: Rp 50.000.000,- (Lima Puluh Juta Rupiah)
- Jatuh Tempo Pembayaran: 30 Agustus 2024

Kami mohon agar pembayaran dapat dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo tersebut. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening kami yang tercantum pada faktur.

Jika terdapat pertanyaan atau kebutuhan klarifikasi lebih lanjut, kami siap membantu Bapak/Ibu untuk menyelesaikan tagihan ini. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Hormat kami,

( Tanda tangan )

Susilo Santoso
Manajer Keuangan PT. Berkat Jaya

5. Contoh surat niaga: Surat Pengaduan.

PT. Lestari Abadi
Jl. Raya Bogor KM. 25, Jakarta
Telp: (021) 11223344
Email: service@lestariabadi.com

Jakarta, 28 Agustus 2024

No. Surat: 023/LA/VIII/2024
Lampiran: Bukti Pembelian

Kepada Yth,
Customer Service
PT. Elektronik Prima
Jl. Kebon Jeruk No. 9, Jakarta

Perihal: Pengaduan atas Produk yang Tidak Sesuai

Dengan hormat,

Kami dari PT. Lestari Abadi ingin menyampaikan pengaduan terkait produk yang kami terima dari PT. Elektronik Prima pada tanggal 25 Agustus 2024. Barang yang kami pesan adalah 10 unit Printer Canon IP2770, namun setelah diperiksa, terdapat 2 unit printer yang tidak berfungsi dengan baik (tidak bisa mencetak dengan sempurna).

Kami melampirkan bukti pembelian dan foto kondisi produk yang bermasalah sebagai referensi. Kami berharap PT. Elektronik Prima dapat segera menanggapi pengaduan ini dengan memberikan penggantian produk atau solusi lain yang memadai.

Kami menunggu tanggapan segera dari pihak Bapak/Ibu. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Hormat kami,

( Tanda tangan )

Andi Prasetyo
Manager Operasional PT. Lestari Abadi