Contoh surat pemberitahuan kegiatan, lengkap dengan pengertian dan fungsi penggunaannya

Brilio.net - Surat pemberitahuan kegiatan adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memberitahu pihak-pihak tertentu tentang adanya kegiatan atau acara yang akan berlangsung. Surat ini berfungsi sebagai informasi awal yang menginformasikan jadwal, lokasi, dan detail terkait acara tersebut.

Nah, untuk tahu lebih jauh tentang apa itu surat pemberitahuan kegiatan, apa itu surat pemberitahuan kegiatan, langsung saja simak penjelasan mengenai pengertian, dan fungsi penggunaan surat pemberitahuan kegiatan.

Pengertian surat pemberitahuan kegiatan

foto: freepik.com

Secara umum, surat pemberitahuan kegiatan dirancang untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat atau berkepentingan mendapatkan informasi yang jelas dan akurat. Hal ini penting agar tidak terjadi kebingungan atau miskomunikasi mengenai acara yang akan diselenggarakan. Dalam dunia bisnis dan organisasi, surat ini juga berfungsi untuk menunjukkan profesionalisme dan keteraturan.

Surat pemberitahuan kegiatan juga memiliki format standar yang mencakup beberapa elemen penting, seperti nama acara, tanggal dan waktu, lokasi, serta informasi tambahan jika diperlukan.

Menurut Jurnal Administrasi Publik, surat ini adalah salah satu alat komunikasi penting dalam administrasi kegiatan (Jurnal Administrasi Publik, 2023). Surat pemberitahuan ini membantu memastikan bahwa informasi yang disampaikan mudah dipahami oleh penerima.

Salah satu tujuan utama dari surat pemberitahuan kegiatan adalah untuk memberikan informasi yang memadai sehingga penerima dapat mempersiapkan diri dengan baik sebelum acara dimulai.

Misalnya, dalam acara seminar atau workshop, penerima surat dapat mengetahui topik yang akan dibahas dan persyaratan khusus yang perlu dipenuhi. Menurut buku "Manajemen Acara" oleh Andi Setiawan (2022), komunikasi yang jelas melalui surat pemberitahuan adalah kunci untuk kesuksesan acara.

Dalam konteks pendidikan, surat pemberitahuan kegiatan sering digunakan untuk memberitahukan siswa, orang tua, dan staf tentang berbagai acara sekolah seperti pertemuan orang tua, ujian, atau kegiatan ekstrakurikuler.

Surat ini juga digunakan dalam lingkungan perusahaan untuk memberitahukan karyawan tentang berbagai kegiatan seperti pelatihan, rapat penting, atau acara perusahaan. Dalam artikel "Komunikasi Internal Perusahaan" oleh Budi Santoso (2022), disebutkan bahwa pemberitahuan yang jelas dan tepat waktu dapat meningkatkan keterlibatan dan partisipasi karyawan.

Penting untuk dicatat bahwa surat pemberitahuan kegiatan harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan profesional. Hal ini memastikan bahwa pesan yang disampaikan diterima dengan baik dan menunjukkan penghargaan kepada penerima. Menurut buku "Etika Komunikasi Bisnis" oleh Rina Wijayanti (2021), penggunaan bahasa yang tepat mencerminkan sikap profesional dan mempengaruhi bagaimana pesan diterima.

Selain itu, surat pemberitahuan kegiatan sering disertai dengan lampiran atau dokumen tambahan yang memberikan informasi lebih detail mengenai acara tersebut. Lampiran ini dapat mencakup agenda acara, peta lokasi, atau daftar peserta yang diundang.

Fungsi penggunaan surat pemberitahuan kegiatan

foto: freepik.com

Fungsi utama dari surat pemberitahuan kegiatan adalah untuk menyampaikan informasi penting mengenai acara kepada pihak-pihak yang relevan. Dengan adanya surat ini, semua pihak dapat memperoleh informasi yang diperlukan untuk menghadiri atau berpartisipasi dalam acara tersebut. Hal ini memastikan bahwa tidak ada yang terlewat dan semua pihak dapat mempersiapkan diri dengan baik.

Surat pemberitahuan kegiatan juga berfungsi sebagai catatan resmi mengenai acara yang akan diadakan. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi jika ada kebutuhan untuk verifikasi atau pelacakan informasi di masa depan.

Fungsi lain dari surat ini adalah untuk menjaga profesionalisme dan keteraturan dalam komunikasi. Dengan menggunakan format yang standar dan bahasa yang sopan, surat pemberitahuan kegiatan menunjukkan bahwa penyelenggara acara memperhatikan detail dan menghargai penerima informasi.

Nah, setelah mengetahui pengertian, dan fungsi penggunaan surat pemberitahuan kegiatan, yuk simak berbagai surat pemberitahuan kegiatan yang bisa kamu jadikan referensi. Dihimpun brilio.net dari berbagai sumber pada Kamis (8/8) ini dia lima contohnya yang bisa kamu pelajari!

Contoh surat pemberitahuan kegiatan

foto: freepik.com

Contoh surat pemberitahuan kegiatan 1

[Kop Surat Organisasi]

Organisasi Kemahasiswaan Universitas XYZ
Jl. Pendidikan No. 45
Kota Edukasi, 12345
Telp: (021) 678-91011

Nomor: 012/ORG/X/2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Seminar

Kepada Yth,
Seluruh Mahasiswa Universitas XYZ
di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan wawasan mahasiswa mengenai perkembangan teknologi, Organisasi Kemahasiswaan Universitas XYZ akan menyelenggarakan seminar dengan tema “Inovasi Teknologi di Era Digital.” Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang seluruh mahasiswa untuk berpartisipasi dalam kegiatan ini yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 14 September 2024
Waktu: 09.00 – 13.00 WIB
Tempat: Aula Gedung Serbaguna Universitas XYZ

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Siti Rahmawati]
Ketua Organisasi Kemahasiswaan

Contoh surat pemberitahuan kegiatan 2

[Kop Surat Perusahaan]

PT. Sukses Jaya Abadi
Jl. Industri No. 7
Kota Bisnis, 67890
Telp: (022) 555-1234

Nomor: 045/HRD/IX/2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Pelatihan

Kepada Yth,
Seluruh Karyawan PT. Sukses Jaya Abadi
di Tempat

Dengan hormat,

Untuk meningkatkan kompetensi karyawan dalam menghadapi tantangan bisnis yang semakin kompleks, perusahaan akan mengadakan pelatihan dengan tema “Manajemen Waktu dan Produktivitas Kerja.” Pelatihan ini wajib diikuti oleh seluruh karyawan dan akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Rabu, 18 September 2024
Waktu: 08.00 – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Pelatihan Lantai 3, Gedung Utama

Kami berharap seluruh karyawan dapat hadir tepat waktu dan mengikuti pelatihan ini dengan serius. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Hormat kami,

[Andi Prasetyo]
Manajer HRD