Contoh surat peminjaman tempat, lengkap dengan strukturnya

Brilio.net - Membuat surat peminjaman tempat seringkali menjadi tantangan bagi banyak orang, apalagi bagi kamu yang ingin menyelenggarakan kegiatan tentu tempat atau aula sangat diperlukan. Nah, surat peminjaman tempat cukup penting untuk memastikan kegiatan yang diselenggarakan dapat dilaksanakan di tempat yang nyaman dan aman.

Surat peminjaman tempat yang baik tidak hanya harus jelas dalam penyampaian maksud, tetapi juga harus memuat informasi lengkap seperti tujuan peminjaman, waktu, hingga detail lokasi. Dengan panduan yang tepat, menyusun surat peminjaman tempat bisa menjadi lebih efektif.

Struktur surat peminjaman tempat biasanya terdiri dari beberapa bagian utama seperti pembuka, isi, dan penutup. Dalam contoh surat peminjaman tempat yang baik, bagian pembuka harus mencantumkan identitas peminjam hingga tujuan surat, sementara bagian isi menjelaskan detail penggunaan tempat.

Bagian penutup berfungsi untuk mengajukan permohonan dengan sopan sekaligus mencantumkan harapan akan adanya balasan yang positif. Tanpa menunggu lama lagi, yuk simak ulasan lengkap tentang contoh surat peminjaman tempat, lengkap dengan strukturnya. Dilansir brilio.net dari berbagai sumber, Jumat (23/8).

Struktur surat peminjaman tempat.

Contoh surat peminjaman tempat
freepik.com

1. Kepala surat

- Nama pengirim dan alamat: Di bagian atas surat, cantumkan nama lengkap atau nama instansi yang mengirimkan surat, beserta alamat lengkapnya. Jika surat berasal dari sebuah organisasi atau institusi, kop surat biasanya digunakan untuk memperjelas identitas pengirim.

- Tanggal surat: Tuliskan tanggal pembuatan surat di bagian kanan atas. Ini membantu penerima mengetahui kapan surat tersebut ditulis.

- Perihal/subjek surat: Cantumkan "Perihal" atau "Subjek" surat yang merangkum tujuan surat secara singkat, misalnya, "Permohonan Peminjaman Tempat".

2. Alamat tujuan

- Nama dan jabatan penerima: Tuliskan nama lengkap dan jabatan penerima surat, beserta nama instansi atau lembaga tempat mereka bekerja. Hal ini memastikan surat sampai kepada pihak yang berwenang.

- Alamat lengkap penerima: Pastikan untuk mencantumkan alamat lengkap dari instansi atau pihak yang dituju.

3. Salam pembuka

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan, misalnya, "Dengan hormat" atau "Assalamualaikum Wr. Wb.".

4. Isi surat

- Pendahuluan: Jelaskan secara singkat tujuan dari surat, misalnya menyatakan maksud untuk meminjam tempat. Sertakan pengantar tentang latar belakang atau alasan mengapa tempat tersebut diperlukan.

- Detail permohonan: Cantumkan informasi rinci mengenai tempat yang ingin dipinjam, seperti nama lokasi, tanggal, dan waktu penggunaan tempat tersebut. Jika ada acara khusus atau kegiatan yang membutuhkan tempat tersebut, jelaskan juga detail acara secara singkat.

- Durasi dan ketentuan: Sampaikan dengan jelas durasi peminjaman tempat maupun persyaratan yang diperlukan, seperti peralatan atau fasilitas yang mungkin dibutuhkan.

5. Penutup surat

- Ucapan terima kasih: Berikan apresiasi dan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama pihak penerima.

- Harapan positif: Ungkapkan harapan agar permohonan dapat dikabulkan, serta kesediaan untuk memenuhi persyaratan yang dibutuhkan.

6. Tanda tangan dan nama pengirim

Setelah penutup surat, cantumkan nama lengkap pengirim surat, jabatan, serta institusi yang diwakili. Jika surat berasal dari lembaga atau organisasi, pengirim harus mewakili lembaga tersebut secara resmi.

7. Lampiran (Jika diperlukan)

Jika ada dokumen tambahan yang mendukung permohonan, seperti proposal acara atau surat persetujuan dari pihak terkait, cantumkan sebagai lampiran yang dapat dilihat oleh penerima.

Contoh surat peminjaman tempat

Contoh surat peminjaman tempat
freepik.com

Contoh 1: surat peminjaman tempat untuk kegiatan seminar

Yogyakarta, 25 Agustus 2024

Kepada Yth.
Kepala Aula Gedung Serba Guna Universitas Gadjah Mada
Jl. Sosio Humaniora No. 1
Yogyakarta

Dengan hormat,

Kami dari Organisasi Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada, bermaksud untuk mengajukan permohonan peminjaman tempat berupa Aula Gedung Serba Guna Universitas Gadjah Mada. Tempat ini akan kami gunakan untuk menyelenggarakan kegiatan Seminar Nasional Ekonomi yang rencananya akan diadakan pada tanggal 15 Oktober 2024, dari pukul 09.00 hingga pukul 16.00 WIB.

Kegiatan ini akan dihadiri oleh sekitar 300 peserta yang terdiri dari mahasiswa, dosen, dan praktisi ekonomi dari berbagai instansi. Kami berharap Bapak/Ibu dapat mengabulkan permohonan ini dan memberikan informasi terkait persyaratan yang harus kami penuhi untuk peminjaman tempat tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami ajukan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Panitia Seminar Nasional Ekonomi
Universitas Gadjah Mada

Contoh 2: surat peminjaman tempat untuk kegiatan rapat akbar

Jakarta, 20 Agustus 2024

Kepada Yth.
Pengelola Gedung Aula Balai Kota Jakarta
Jl. Medan Merdeka Selatan No. 1
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami dari Komite Rapat Akbar Asosiasi Pengusaha Jakarta bermaksud untuk mengajukan permohonan peminjaman tempat berupa Aula Balai Kota Jakarta. Tempat tersebut akan kami gunakan untuk acara Rapat Akbar Asosiasi Pengusaha Jakarta yang akan dilaksanakan pada tanggal 12 September 2024, mulai pukul 08.00 hingga pukul 18.00 WIB.

Acara ini direncanakan akan dihadiri oleh sekitar 500 orang yang terdiri dari anggota asosiasi, pejabat pemerintahan, dan beberapa pengusaha dari luar negeri. Oleh karena itu, kami berharap agar permohonan ini dapat dipertimbangkan dan kami bersedia memenuhi persyaratan yang diperlukan untuk peminjaman tempat tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Komite Rapat Akbar
Asosiasi Pengusaha Jakarta
Andre Setiawan

Contoh 3: surat peminjaman tempat untuk kegiatan bazar amal

Bandung, 1 September 2024

Kepada Yth.
Kepala Kantor Dinas Pariwisata Kota Bandung
Jl. Merdeka No. 12
Bandung

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari Komunitas Pemuda Peduli Lingkungan Kota Bandung ingin mengajukan permohonan peminjaman tempat berupa Lapangan Merdeka yang berada di bawah pengelolaan Dinas Pariwisata Kota Bandung. Tempat tersebut rencananya akan digunakan untuk kegiatan Bazar Amal Peduli Lingkungan yang akan diselenggarakan pada tanggal 5 November 2024, dari pukul 10.00 hingga pukul 17.00 WIB.

Kegiatan ini bertujuan untuk menggalang dana dan meningkatkan kesadaran masyarakat mengenai pentingnya menjaga lingkungan. Kami berharap permohonan ini dapat dikabulkan, dan kami siap untuk mengikuti semua prosedur serta ketentuan yang berlaku dalam peminjaman tempat tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami buat. Kami sangat berharap agar permohonan ini dapat diterima dan mendapat dukungan penuh dari Dinas Pariwisata Kota Bandung. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,
Komunitas Pemuda Peduli Lingkungan
Ketua Panitia,
Dika Maulana