Contoh surat pengantar yang baik, lengkap dengan, fungsi, jenis dan cara membuatnya

Brilio.net - Surat pengantar merupakan dokumen resmi yang memiliki peran penting dalam berbagai urusan administratif. Dokumen ini berfungsi sebagai pengantar barang, naskah, atau keperluan lainnya yang memerlukan persetujuan formal.

Penulisan surat pengantar menggunakan bahasa baku dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Hal ini menjamin keabsahan dokumen serta menunjukkan bahwa isinya dapat dipertanggungjawabkan. Surat pengantar sering digunakan dalam lingkup birokrasi, instansi pemerintah, sekolah, dan bahkan untuk keperluan  kegiatan sosial.

Pemahaman tentang jenis-jenis surat pengantar, fungsinya, serta cara membuatnya sangat penting bagi siapa pun yang membutuhkan dalam urusan administratif. Artikel ini akan membahas secara komprehensif mengenai contoh surat pengantar yang baik, lengkap dengan penjelasan tentang jenis, fungsi, dan cara membuatnya yang dirangkum brilio.net dari berbagai sumber, Minggu (4/8).

Fungsi surat pengantar

foto: Unsplash.com

 Surat pengantar adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengantar barang, naskah, atau keperluan administratif lainnya. Dokumen ini umumnya ditandatangani oleh pejabat yang memiliki wewenang dan tanggung jawab dalam sebuah institusi. Penggunaan bahasa baku menjadi ciri khas dalam penulisan surat pengantar, mencerminkan formalitas dan profesionalisme.

Fungsi utama surat pengantar adalah sebagai media penyampaian pesan untuk kepentingan instansi atau organisasi. Dokumen ini membantu menjelaskan tujuan pengiriman, pihak yang bertanggung jawab, serta harapan atau dukungan yang diinginkan dari penerima surat. Surat pengantar juga berfungsi sebagai bukti keabsahan dan keterangan resmi dari pengirim.

Dalam konteks administratif, surat pengantar berperan penting untuk menunjukkan kesopanan dan ketertiban. Dokumen ini menjadi syarat dalam berbagai urusan, seperti pembuatan dokumen penting, pengajuan proposal, atau pelaksanaan tugas dinas. Keberadaan surat pengantar membantu memperlancar proses birokrasi dan meminimalisir potensi kesalahpahaman antara pihak terkait.

Penggunaan surat pengantar tidak terbatas pada instansi pemerintah saja. Dokumen ini juga sering digunakan dalam lingkup akademik, seperti saat mahasiswa melakukan penelitian atau magang. Fungsi surat pengantar dalam hal ini adalah memberikan legitimasi dan penjelasan resmi mengenai kegiatan yang akan dilakukan.

Jenis-jenis surat pengantar

foto: Unsplash.com

1. Surat Pengantar Pembuatan Dokumen

Surat ini digunakan sebagai syarat pembuatan dokumen penting seperti akta lahir atau surat nikah. Biasanya dikeluarkan oleh pejabat setempat seperti RT dan menjelaskan identitas pemohon.

2. Surat Pengantar Keterangan Tidak Mampu

Surat ini dikeluarkan RT untuk berbagai keperluan seperti pengobatan gratis atau beasiswa. Isinya menerangkan kondisi ekonomi pemohon sehingga bisa digunakan untuk mendapatkan bantuan sosial.

3. Surat Pengantar Proposal

Surat ini menyertai pengajuan proposal untuk berbagai keperluan seperti penggalangan dana atau pengadaan acara. Tujuannya menjelaskan maksud proposal, pihak penanggung jawab, dan harapan dukungan dari penerima surat.

4. Surat Pengantar Laporan

Surat ini menyertai laporan kegiatan atau pertanggungjawaban kepada pihak terkait. Contohnya laporan penggunaan dana kegiatan yang memerlukan verifikasi dan tanda tangan penerima.

5. Surat Pengantar Dinas

Surat ini dikeluarkan instansi untuk menyertai karyawan yang bertugas ke instansi lain. Tujuannya menjelaskan maksud kedatangan dan harapan instansi pengirim untuk kerja sama yang baik.

6. Surat Pengantar Pembuatan SKCK

Dokumen ini dikeluarkan RT sebagai syarat pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK). Surat ini sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan administratif seperti melamar pekerjaan atau pendaftaran pendidikan.

7. Surat Pengantar Kerja

Dokumen ini dibuat untuk keperluan tertentu seperti pengajuan kredit bank atau pembukaan rekening. Isinya menjelaskan posisi dan informasi terkait pemohon dalam sebuah instansi, sebagai referensi resmi dari tempat kerja.

8. Surat Pengantar Dokumen

Dokumen ini menyertai pengiriman dokumen atau barang tertentu, baik untuk keperluan pribadi maupun profesional. Isinya menjelaskan detail pengiriman, daftar dokumen yang dikirim, dan informasi kontak pengirim serta penerima.

9. Surat Pengantar Pengajuan Beasiswa

Surat ini disertakan saat seseorang mengajukan permohonan beasiswa kepada institusi pendidikan atau sponsor. Tujuannya untuk memperkenalkan pemohon, latar belakang akademik, dan motivasi pemohon dalam mengajukan beasiswa, serta rekomendasi dari pihak terkait seperti sekolah atau universitas.

10. Surat Pengantar Pengunduran Diri

Surat ini digunakan saat seseorang ingin mengajukan pengunduran diri dari posisi atau pekerjaan yang diembannya. Surat ini biasanya disertai dengan alasan pengunduran diri dan menyatakan kesediaan untuk menyelesaikan tanggung jawab yang masih ada sebelum masa kerja berakhir.

Cara Membuat Surat Pengantar yang Baik

foto: Unsplash.com

Struktur surat pengantar yang baik terdiri dari beberapa komponen penting. Komponen tersebut meliputi kop surat, kepala surat, isi surat, dan penutup. Setiap bagian memiliki fungsi spesifik dalam menyampaikan informasi secara jelas dan terstruktur.

Berikut adalah langkah-langkah membuat surat pengantar yang baik:

1. Tentukan tujuan penulisan surat

Identifikasi dengan jelas tujuan pembuatan surat pengantar. Tujuan ini bisa berupa pengajuan dokumen, izin kegiatan, atau pengiriman proposal.

Kejelasan tujuan akan membantu dalam menyusun isi surat secara tepat dan efektif. Pastikan tujuan sesuai dengan konteks dan kebutuhan penerima surat.

2. Susun format dan kerangka surat

Buat struktur surat yang terdiri dari kop surat, nomor surat, lampiran, hal, isi surat, dan penutup. Pastikan setiap bagian tersusun dengan rapi dan sesuai standar formal.
Perhatikan tata letak dan penggunaan spasi agar surat terlihat profesional. Gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran yang sesuai.

3. Tulis pesan dengan kalimat jelas dan efektif

Gunakan bahasa formal sesuai kaidah Bahasa Indonesia yang benar. Hindari penggunaan kata-kata berlebihan atau kalimat yang terlalu panjang.

Sampaikan informasi secara ringkas namun tetap lengkap dan jelas. Pastikan tidak ada ambiguitas dalam penyampaian pesan untuk menghindari kesalahpahaman.

Contoh surat pengantar

Contoh surat pengantar nikah

Surat Keterangan Pengantar Nikah

Yang bertanda tangan di bawah ini merupakan Ketua RT (tuliskan nomor RT) di RW (tuliskan
nomor RW), Desa (tuliskan nama desa) yang menerangkan bahwa:

Nama :
Jenis Kelamin :
Tempat/Tanggal lahir :
Kewarganegaraan :
Agama :
Status :
Alamat :

Membutuhkan surat keterangan atau surat pengantar ini untuk keperluan pernikahan.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat digunakan dengan benar dan tanggung
jawab.

Mengetahui,

Ketua RT/RW
Tanda tangan dan stempel

Contoh surat pengantar berkas

PT. ABCDEFG HUKLMN
Jl. Perpati Putih No. xxx Surabaya Jawa Timur
Telp. 031 5xxxxx Fax. 031 5xxxxx email: narnad@gmail.com

Nomor : 521/AH/SP/2016
Lampiran : 1 Berkas Invoice
Hal : Pengantar Invoice

Kepada Yth,
Accounting Manager PT. Terang Benderang
Jl. Maju lancar No. 3 Jakarta Pusat
Di tempat

UP. Bpk. Yasin Iskandar

Dengan hormat,

Berdasarkan pada kesepakatan yang telah dimuat dalam perjanjian Kerjasama bahwa tagihan (invoice) akan dikirimkan setiap tanggal 10. Maka bersama dengan surat pengantar ini kami PT. ABCDEFG HUKLMN mengirimkan invoice untuk bulan April 2016.

Demikian surat pengantar ini kami buat, semoga pembayaran bisa kami terima sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Surabaya, 02 Mei 2016

Hormat Kami,

PT. ABCDEFG HUKLMN

[ttd]

Linda Ayu Ningtih
Manager Finance