Contoh surat pengiriman barang, lengkap dengan cara membuatnya

Brilio.net - Surat pengiriman barang menjadi dokumen penting dalam dunia bisnis maupun logistik. Surat pengiriman barang sangat membantu dalam memastikan semua informasi terkait pengiriman tercatat dengan jelas. Nggak cuma itu, surat ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa barang telah dikirim dari satu pihak ke pihak lainnya sesuai kesepakatan.

Penggunaan contoh surat pengiriman barang memastikan bahwa setiap detail pengiriman, seperti jenis barang, jumlah, dan tujuan, tercantum secara lengkap. Dalam proses pembuatan surat ini, penting untuk memperhatikan format yang benar agar tidak terjadi kesalahan informasi. Dengan mengikuti contoh surat pengiriman barang, pengirim dapat lebih mudah menyusun dokumen tersebut secara efektif.

Membuat surat pengiriman barang memerlukan ketelitian serta pemahaman terhadap format yang benar. Contoh surat pengiriman barang biasanya mencakup informasi penting seperti nama pengirim, penerima, serta deskripsi barang yang dikirim. Cara menyusunnya cukup mudah kok. Kamu hanya perlu menyimak ulasan di bawah ini sebagai referensi utama kamu.

Dengan mengikuti panduan yang ada, kamu dapat membuat surat pengiriman barang yang sah dan memenuhi persyaratan administratif. Dilansir brilio.net dari berbagai sumber, Jumat (16/8)

Pengertian surat pengirim barang.

foto: freepik.com

Surat pengiriman barang menjadi dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti resmi dalam transaksi pengiriman barang dari satu pihak (pengirim) ke pihak lain (penerima). Surat ini mencantumkan rincian barang yang dikirim, termasuk jumlah, jenis barang, dan informasi penting lainnya terkait pengiriman.

Fungsi utama dari surat ini ialah untuk memastikan bahwa proses pengiriman dilakukan secara tertib dan teratur, serta menjadi alat verifikasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan data mengenai barang yang dikirim.

Adapun fungsi surat pengiriman barang, diantaranya:

1. Bukti resmi pengiriman

Surat pengiriman barang berfungsi sebagai dokumen resmi yang menandakan bahwa barang telah dikirim sesuai dengan perjanjian antara pengirim dan penerima. Dokumen ini sering digunakan sebagai referensi jika terjadi masalah dengan pengiriman.

2. Catatan transaksi

Selanjutnya surat ini berfungsi sebagai arsip atau catatan transaksi yang penting bagi kedua belah pihak, terutama bagi pengirim untuk memantau barang yang telah dikirim, serta bagi penerima untuk mengecek kelengkapan barang yang diterima.

3. Dokumen pendukung

Terakhir, surat pengiriman barang sering menjadi pendamping faktur atau invoice dalam proses pengiriman, sehingga memberikan kejelasan mengenai apa yang dikirim serta rincian lainnya yang terkait dengan pesanan tersebut.

Cara membuat surat pengiriman barang

foto: freepik.com

1. Cantumkan identitas pengirim dan penerima

Pastikan nama lengkap, alamat, dan kontak kedua belah pihak (pengirim dan penerima) tercantum dengan jelas di bagian awal surat. Hal ini penting untuk memudahkan identifikasi maupun komunikasi.

2. Nomor dan tanggal surat

Berikan nomor surat yang unik serta tanggal pengiriman barang. Hal ini akan membantu dalam pelacakan maupun referensi administratif.

3. Detail barang yang dikirim

Jelaskan secara rinci jenis, jumlah, dan deskripsi barang yang dikirim. Misalnya, jika barang yang dikirim adalah laptop, sebutkan merek, tipe, serta jumlahnya.

4. Metode pengiriman dan resi

Jangan lupa, sertakan informasi mengenai metode pengiriman yang digunakan, seperti nama jasa ekspedisi hingga nomor resi atau tracking. Hal ini akan memudahkan penerima dalam melacak barang yang dikirim.

5. Penjelasan tambahan

Berikan instruksi tambahan terkait barang yang dikirim, seperti prosedur jika ada kerusakan atau kekurangan barang saat diterima. Ini menunjukkan perhatian terhadap detail maupun kesiapan pengirim dalam menyelesaikan masalah.

6. Penutup dan tanda tangan

Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan, dan sertakan tanda tangan pengirim atau pihak yang berwenang. Hal ini menegaskan legalitas serta keabsahan surat pengiriman barang tersebut.

Surat pengiriman barang yang dibuat dengan baik tidak hanya mempermudah proses logistik, tetapi juga memberikan kepercayaan antara pengirim dan penerima, memastikan kelancaran transaksi bisnis.

Contoh surat pengiriman barang

foto: freepik.com

CONTOH SURAT PENGIRIMAN BARANG PERTAMA

PT. Maju Jaya Sejahtera
Jalan Merdeka No. 123
Jakarta, Indonesia
Telp: (021) 1234567
Email: info@majusejahtera.com

Jakarta, 16 Agustus 2024

Nomor: 001/SPB/VIII/2024
Lampiran: -
Perihal: Surat Pengiriman Barang

Kepada Yth,
Pimpinan
PT. Sukses Bersama
Jalan Industri No. 456
Surabaya, Indonesia

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa pengiriman barang sesuai dengan pesanan No. PO-789/VIII/2024 telah kami lakukan pada tanggal 16 Agustus 2024. Adapun barang yang dikirim adalah sebagai berikut:

1. 20 Unit Laptop Dell Inspiron 15

2. 10 Unit Printer Canon Pixma G2010

3. 50 Unit Mouse Logitech M185

Barang-barang tersebut telah dikemas dengan baik dan dikirim menggunakan jasa ekspedisi PT. Kirim Cepat, dengan nomor resi pengiriman: RESI12345678. Kami memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati.

Apabila terdapat kekurangan atau kerusakan barang, mohon segera menghubungi kami dalam waktu 3 hari setelah barang diterima. Kami siap melakukan tindak lanjut untuk memastikan kepuasan dan kelancaran kerja sama ini.

Demikian surat pengiriman barang ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(ttd)
Rizky Pratama
Manager Operasional
PT. Maju Jaya Sejahtera

CONTOH SURAT PENGIRIMAN BARANG KEDUA

CV. Indo Elektronik
Jalan Maju Bersama No. 56
Surabaya, Indonesia
Telp: (031) 6543210
Email: indoelectronic@surabaya.com

Surabaya, 16 Agustus 2024

Nomor: 010/SPB/VIII/2024
Lampiran: -
Perihal: Surat Pengiriman Barang

Kepada Yth,
Manager Pengadaan
PT. Maju Abadi
Jalan Soekarno-Hatta No. 89
Yogyakarta, Indonesia

Dengan hormat,

Kami telah melakukan pengiriman barang pada tanggal 16 Agustus 2024 sesuai dengan pesanan No. PO-789/VIII/2024. Berikut adalah rincian barang yang dikirim:

1. 20 Unit TV LED 32 Inch Samsung

2. 30 Unit Setrika Philips GC1020

Barang-barang tersebut telah dikirim melalui PT. Pos Indonesia dengan nomor resi: POS0987654321. Mohon segera konfirmasi penerimaan barang setelah diterima.

Terima kasih.

Hormat kami,

(ttd)
Satria Rahman
Supervisor Penjualan
CV. Indo Elektronik

CONTOH SURAT PENGIRIMAN BARANG KETIGA

PT. Berkah Sejahtera
Jalan Veteran No. 45
Medan, Indonesia
Telp: (061) 9876543
Email: berkahsejahtera@medan.com

Medan, 16 Agustus 2024

Nomor: 005/SPB/VIII/2024
Lampiran: -
Perihal: Surat Pengiriman Barang

Kepada Yth,
Pimpinan
PT. Sentosa Abadi
Jalan Gatot Subroto No. 67
Denpasar, Indonesia

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami informasikan bahwa pesanan Anda dengan No. PO-123/VIII/2024 telah kami kirim pada tanggal 15 Agustus 2024. Barang yang dikirim adalah sebagai berikut:

1. 50 Unit Kipas Angin Maspion 16 Inch

2. 100 Unit Lampu LED Philips 12W

Barang telah dikirim menggunakan jasa ekspedisi TIKI dengan nomor resi: TIKI12345678. Silakan hubungi kami jika terdapat kendala.

Hormat kami,

(ttd)
Andi Pratama
Manager Operasional
PT. Berkah Sejahtera