Contoh surat pengunduran diri dari organisasi, lengkap dengan cara menyusunnya

Brilio.net - Contoh surat pengunduran diri dari organisasi dapat membantu seseorang menyampaikan keputusannya untuk keluar dari suatu perkumpulan. Surat ini menjadi jenis surat profesional yang perlu diketahui oleh siapa saja, terutama bagi kamu yang tergabung dalam sebuah organisasi resmi. Penulisan surat semacam ini memerlukan ketelitian serta pemahaman tentang etiket komunikasi formal.

Penyusunan surat pengunduran diri yang baik dapat mempertahankan hubungan baik dengan organisasi meskipun seseorang memutuskan untuk keluar. Oleh karena itu, contoh surat pengunduran diri dari organisasi bisa menjadi panduan berharga bagi kamu yang baru pertama kali menghadapi situasi ini.

Nah, berikut ini ulasan lengkap contoh surat pengunduran diri dari organisasi, lengkap dengan cara menyusunnya, seperti disadur brilio.net dari berbagai sumber, Selasa (13/8).

Pengertian surat pengunduran diri dari organisasi.

foto: freepik.com

Surat pengunduran diri dari organisasi merupakan dokumen formal yang digunakan untuk menyatakan keinginan seseorang untuk mengakhiri keanggotaan atau keterlibatannya dalam suatu organisasi.

Menurut ahli manajemen sumber daya manusia, Gary Dessler, dalam bukunya Human Resource Management (2020), surat pengunduran diri merupakan bentuk komunikasi profesional yang penting dalam mengelola transisi karir atau perubahan komitmen organisasi.

Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi kepada pimpinan atau pengurus organisasi tentang keputusan untuk berhenti, sekaligus memberikan kesempatan untuk merencanakan transisi yang lancar. Dalam konteks organisasi non-profit atau sukarela, surat pengunduran diri juga mencerminkan rasa hormat terhadap struktur dan prosedur organisasi, serta membantu menjaga hubungan baik di masa depan.

Cara menyusun surat pengunduran diri dari organisasi.

1. Tentukan struktur dan formatnya.

Surat pengunduran diri harus mengikuti format surat resmi. Menurut panduan penulisan bisnis dari Purdue Online Writing Lab, surat formal harus mencakup alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.

Struktur ini penting untuk menjaga profesionalisme . Gunakan kertas putih ukuran standar dan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 11 atau 12 pt. Pastikan margin surat seimbang serta teks diatur dengan rapi untuk memberikan kesan yang profesional.

2. Mulai dengan pernyataan jelas tentang pengunduran diri.

Paragraf pembuka harus langsung menyatakan tujuan surat. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Society for Human Resource Management (SHRM), kejelasan dalam komunikasi pengunduran diri dapat mengurangi kesalahpahaman sekaligus memfasilitasi proses transisi yang lebih baik.

Misalnya sebutkan posisi atau peran kamu dalam organisasi dan tanggal efektif pengunduran diri. Misalnya: "Dengan surat ini, saya [Nama] menyatakan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan] di [Nama Organisasi], efektif mulai tanggal [Tanggal]." Kejelasan ini membantu organisasi untuk segera memulai proses perencanaan transisi.

3. Berikan alasan pengunduran diri (Opsional).

Meskipun tidak wajib, memberikan alasan pengunduran diri dapat membantu menjaga hubungan baik. Alasan pengunduran diri berfokus pada aspek-aspek yang mendorong pertumbuhan pribadi atau profesional, bukan pada hal-hal negatif tentang organisasi.

Misalnya, kamu bisa menyebutkan tentang peluang baru, perubahan karir, atau kebutuhan pribadi yang memerlukan perhatian lebih.

4. Ekspresikan rasa terima kasih.

Bagian ini sangat penting untuk menjaga hubungan baik. Menurut studi yang dipublikasikan dalam Journal of Applied Psychology oleh Giacalone, Knouse, dan Pollard (1999), ekspresi terima kasih dalam surat pengunduran diri dapat meningkatkan persepsi positif serta membuka peluang untuk rekomendasi di masa depan.

Sebutkan pengalaman positif, pembelajaran, atau pencapaian selama bergabung dengan organisasi. Hal ini menunjukkan profesionalisme dan kematangan emosional.

5. Tutup dengan sopan.

Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan serta harapan baik untuk masa depan organisasi. Gunakan frasa seperti "Hormat saya," atau "Salam," diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap kamu.

Contoh surat pengunduran diri dari organisasi.

foto: freepik.com

Contoh 1: Pengunduran Diri dari Organisasi Mahasiswa

[Nama Kamu]
[Alamat Kamu]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]

[Tanggal]

[Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Organisasi]
[Alamat Organisasi]

Hal: Pengunduran Diri dari [Nama Organisasi]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Kamu] menyatakan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan Kamu] di [Nama Organisasi], efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif]. Keputusan ini saya ambil setelah pertimbangan matang terkait beban akademik saya yang semakin meningkat.

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk berkontribusi dan belajar di [Nama Organisasi]. Pengalaman dan keterampilan yang saya peroleh selama bergabung sangat berharga bagi pengembangan diri saya.

Saya bersedia membantu proses transisi dan serah terima tugas kepada penerus saya. Semoga [Nama Organisasi] terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa depan.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

[Nama Lengkap Kamu]

Contoh 2: Pengunduran Diri dari Organisasi Profesional

[Nama Kamu]
[Alamat Kamu]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]

[Tanggal]

[Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Organisasi]
[Alamat Organisasi]

Hal: Surat Pengunduran Diri

Yang terhormat [Nama Penerima],

Dengan ini saya menyampaikan pengunduran diri saya dari keanggotaan [Nama Organisasi], efektif per tanggal [Tanggal Efektif]. Keputusan ini saya ambil karena saya akan pindah ke luar negeri untuk melanjutkan studi.

Saya sangat berterima kasih atas segala pengalaman dan pengetahuan yang telah saya dapatkan selama menjadi anggota [Nama Organisasi]. Konferensi, workshop, dan kesempatan networking yang disediakan oleh organisasi ini telah sangat bermanfaat bagi perkembangan karir saya.

Saya berharap dapat menyelesaikan semua kewajiban dan tanggung jawab saya sebelum tanggal efektif pengunduran diri. Jika ada hal-hal yang perlu saya selesaikan, mohon informasikan kepada saya.

Sekali lagi, terima kasih atas dukungan dan kesempatan yang telah diberikan. Saya berharap [Nama Organisasi] terus berkembang dan memberikan manfaat bagi para anggotanya.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

[Nama Lengkap Kamu]

Contoh 3: Pengunduran Diri dari Organisasi Sukarelawan

[Nama Kamu]
[Alamat Kamu]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]

[Tanggal]

[Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Organisasi]
[Alamat Organisasi]

Perihal: Pengunduran Diri sebagai Relawan

Yth. [Nama Penerima],

Dengan berat hati saya menyampaikan pengunduran diri saya sebagai relawan di [Nama Organisasi], efektif mulai [Tanggal Efektif]. Keputusan ini saya ambil karena adanya perubahan situasi pribadi yang mengharuskan saya untuk memfokuskan waktu dan energi pada keluarga.

Saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang mendalam atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk berkontribusi dalam misi mulia organisasi ini. Pengalaman menjadi relawan di [Nama Organisasi] telah memberikan pembelajaran berharga tentang empati, kerja tim, dan dampak positif yang dapat kita berikan kepada masyarakat.

Meskipun saya tidak dapat lagi berpartisipasi secara aktif, saya akan terus mendukung misi [Nama Organisasi] dan berharap dapat berkontribusi kembali di masa depan. Saya bersedia membantu dalam proses transisi tugas-tugas saya kepada relawan lain jika diperlukan.

Sekali lagi, terima kasih atas pengalaman luar biasa ini. Semoga [Nama Organisasi] terus tumbuh dan membawa perubahan positif bagi masyarakat.

Salam hormat,

[Tanda tangan]

[Nama Lengkap Kamu]