Contoh surat peringatan karyawan, pahami format dan penyusunannya yang benar

Brilio.net - Surat peringatan karyawan adalah alat penting yang digunakan oleh perusahaan untuk menegur karyawan yang melanggar aturan atau kebijakan perusahaan. Meskipun terdengar sederhana, penyusunan surat peringatan ini harus dilakukan dengan benar agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau dampak hukum di kemudian hari.

Dalam menyusun surat peringatan harus mencakup informasi mengenai pelanggaran yang dilakukan, konsekuensi yang dihadapi karyawan, serta langkah-langkah yang diharapkan untuk memperbaiki perilaku. Format surat juga harus mengikuti standar tertentu, mencakup kepala surat, tanggal, nama karyawan, isi surat, dan tanda tangan pihak yang berwenang.

Dengan mengikuti format dan tahapan yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa surat peringatan disampaikan secara profesional dan efektif. Pentingnya surat peringatan karyawan tidak hanya terletak pada fungsinya sebagai teguran, tetapi juga sebagai dokumentasi resmi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan selanjutnya, seperti promosi, pemutusan hubungan kerja, atau evaluasi kinerja.

Agar lebih jelas, kamu bisa menyimak contoh surat peringatan karyawan, pahami format dan penyusunannya yang benar, sebagaimana brilio.net himpun dari berbagai sumber, Senin (7/10).

Apa itu surat peringatan karyawan?

foto: freepik.com/master1305

Surat peringatan karyawan adalah surat resmi yang diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran tertentu. Surat ini berfungsi sebagai teguran resmi dan memberikan peringatan kepada karyawan agar tidak mengulangi kesalahan yang sama. Surat peringatan biasanya diberikan secara bertahap, mulai dari surat peringatan pertama, kedua hingga surat peringatan terakhir sebelum tindakan disiplin yang lebih serius diambil.

Format surat peringatan karyawan.

Untuk membuat surat peringatan yang efektif, ada beberapa elemen penting yang harus disertakan dalam surat tersebut:

1. Kepala surat.

Berisi nama perusahaan, alamat, dan kontak. Ini memastikan bahwa surat peringatan adalah dokumen resmi dari perusahaan.

2. Tanggal surat.

Menunjukkan kapan surat peringatan tersebut dikeluarkan.

3. Nama dan jabatan karyawan.

Sertakan nama lengkap dan jabatan karyawan yang menerima peringatan.

4. Isi surat.

Bagian ini mencakup rincian pelanggaran yang dilakukan, tanggal kejadian, serta aturan atau kebijakan perusahaan yang dilanggar. Sertakan juga penjelasan mengenai dampak dari pelanggaran tersebut terhadap perusahaan.

5. Tindakan yang diharapkan.

Jelaskan apa yang diharapkan dari karyawan untuk memperbaiki kesalahan, misalnya dengan tidak mengulangi pelanggaran dan meningkatkan kinerjanya.

6. Konsekuensi lebih lanjut.

Informasikan tentang tindakan disiplin selanjutnya jika pelanggaran diulangi.

7. Penutup.

Ucapan terima kasih atau harapan agar karyawan memperbaiki sikap, serta tanda tangan atasan atau pihak yang berwenang.

Tips penyusunan surat peringatan.

1. Tulis dengan bahasa yang jelas dan tegas.

Pastikan isi surat mudah dipahami oleh karyawan yang bersangkutan.

2. Gunakan nada yang profesional.

Hindari nada yang emosional atau berlebihan. Fokus pada fakta dan solusi.

3. Sertakan bukti pelanggaran.

Jika memungkinkan, lampirkan bukti pelanggaran yang dilakukan, seperti laporan absensi atau bukti lain yang mendukung.

4. Simpan salinan surat.

Pastikan perusahaan menyimpan salinan surat peringatan untuk arsip dan bukti administrasi.

Contoh surat peringatan karyawan.

foto: freepik.com/katemangostar

Berikut ini contoh surat peringatan karyawan yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh surat peringatan karyawan pertama.

PT. Maju Terus

Jalan Kebon Jeruk No. 27, Jakarta

Telp: (021) 123-4567

---

Jakarta, 5 September 2024

Kepada Yth.,

Bapak/Ibu [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Di Tempat

Perihal: Surat Peringatan Pertama

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami memberikan peringatan kepada Bapak/Ibu [Nama Karyawan] terkait pelanggaran yang telah dilakukan pada tanggal 1 September 2024. Pelanggaran tersebut berupa keterlambatan hadir di tempat kerja sebanyak tiga kali dalam satu minggu, yang melanggar aturan kehadiran perusahaan.

Kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kesalahan ini dan tidak mengulanginya di masa mendatang. Jika pelanggaran ini terulang kembali, kami akan memberikan tindakan disiplin yang lebih tegas sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat meningkatkan kinerja dan disiplin di tempat kerja.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Atasan]

[Posisi Atasan]

Contoh surat peringatan karyawan kedua.

CV. Kreatif Muda
Jalan Merdeka No. 12, Bandung
Telp: (022) 345-6789

Bandung, 10 September 2024

Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Susi Susanti
Jabatan: Marketing Executive
Di Tempat

Perihal: Surat Peringatan Kedua

Dengan hormat,

Kami mengeluarkan surat peringatan kedua ini untuk Bapak/Ibu Susi Susanti sehubungan dengan hasil kerja yang tidak memenuhi standar perusahaan. Kami mencatat adanya ketidaktepatan dalam laporan bulanan yang telah diserahkan pada tanggal 5 September 2024, yang berdampak pada kinerja tim.

Kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kinerja dan memperhatikan setiap detail dalam laporan yang diserahkan. Jika masalah ini tidak terselesaikan, kami akan mempertimbangkan langkah disiplin yang lebih serius.

Demikian surat peringatan ini dibuat untuk dipatuhi. Kami berharap perbaikan segera dilakukan.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

Joko Wibowo
Direktur Utama