Contoh surat peringatan perangkat desa, lengkap dengan definisi dan cara membuatnya

Brilio.net - Dalam dunia administrasi birokrasi, surat peringatan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh otoritas berwenang untuk memberikan peringatan kepada individu atau kelompok yang dianggap melanggar aturan atau kesepakatan tertentu.

Dalam konteks pemerintahan desa, surat peringatan biasanya digunakan untuk menegur perangkat desa yang tidak menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan peraturan yang berlaku. Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 67 Tahun 2017 tentang Perangkat Desa, perangkat desa memiliki tugas dan fungsi yang harus dijalankan secara profesional demi kepentingan masyarakat.

Surat peringatan perangkat desa umumnya berfungsi untuk mengingatkan dan memberikan kesempatan kepada yang bersangkutan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka. Surat ini biasanya merupakan langkah awal sebelum tindakan disipliner yang lebih serius diambil. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, kepala desa memiliki wewenang untuk memberikan teguran tertulis kepada perangkat desa yang tidak menjalankan tugas dengan baik.

Selain itu, surat peringatan ini penting dalam menjaga integritas dan profesionalisme perangkat desa. Dengan adanya surat peringatan, diharapkan perangkat desa dapat meningkatkan kinerja dan menjalankan tugas dengan lebih bertanggung jawab. Surat ini juga menjadi dokumen penting yang dapat dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan lebih lanjut jika peringatan tidak diindahkan.

Dalam praktiknya, surat peringatan harus disusun dengan jelas dan tegas agar pesan yang disampaikan dapat diterima dan dimengerti oleh penerima. Isi dari surat peringatan harus mencakup alasan pemberian peringatan, serta tindakan yang harus diambil oleh perangkat desa untuk mengatasi masalah yang ada.

Cara dan proses membuat surat peringatan perangkat desa.

foto: X/@polsek_lais

Membuat surat peringatan perangkat desa memerlukan beberapa tahapan agar surat tersebut sah dan efektif. Pertama, perlu dilakukan identifikasi terhadap masalah yang terjadi. Hal ini melibatkan pengumpulan data dan informasi terkait pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan oleh perangkat desa. Misalnya, jika seorang perangkat desa tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas selama beberapa hari, maka perlu dikumpulkan bukti absensi dan laporan dari saksi .

Kedua, setelah masalah teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun surat peringatan. Surat ini harus mencakup identitas penerima surat, penjelasan mengenai pelanggaran yang dilakukan, serta konsekuensi jika pelanggaran tidak segera diperbaiki. Penulisan surat harus jelas dan tegas, menggunakan bahasa yang formal dan sopan.

Ketiga, surat peringatan yang telah disusun harus disampaikan kepada perangkat desa yang bersangkutan. Penyampaian surat ini sebaiknya dilakukan secara langsung dan disaksikan oleh pihak ketiga, seperti sekretaris desa atau anggota Badan Permusyawaratan Desa (BPD), untuk memastikan bahwa surat tersebut telah diterima dengan baik. Setelah surat disampaikan, perlu dilakukan pemantauan terhadap perubahan perilaku atau kinerja dari perangkat desa yang bersangkutan.

Nah, setelah tahu definisi, dan cara membuatnya kamu bisa mempelajari contoh surat peringatan perangkat desa berikut ini. Dihimpun brilio.net dari berbagai sumber pada Kamis (1/8), berikut ini deretan contoh surat peringatan perangkat desa yang bisa kamu jadikan referensi.

Contoh surat peringatan perangkat desa.

foto: X/@tanyakanrl

Contoh 1: Surat Peringatan untuk Pelanggaran Absensi.

Kepala Desa Sukamaju

Jl. Raya Desa Sukamaju No. 10

Sukamaju, 1 Agustus 2024

Nomor: 001/SP/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan Pertama

Kepada Yth.

Saudara Andi Setiawan

Di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan absensi bulan Juli 2024, Saudara tercatat tidak hadir bekerja sebanyak 5 hari tanpa keterangan yang jelas. Hal ini merupakan pelanggaran terhadap Peraturan Desa Sukamaju Nomor 3 Tahun 2023 tentang Disiplin Kerja Perangkat Desa.

Kami berharap Saudara dapat memperbaiki absensi kerja Saudara dan memberikan penjelasan tertulis mengenai ketidakhadiran tersebut dalam waktu 7 hari sejak surat ini diterima.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Desa Sukamaju

(Ahmad Subagio)

Contoh 2: Surat Peringatan untuk Pelanggaran Etika.

Kepala Desa Tegalrejo

Jl. Desa Tegalrejo No. 5

Tegalrejo, 2 Agustus 2024

Nomor: 002/SP/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan Pertama

Kepada Yth.

Saudari Siti Aisyah

Di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan laporan masyarakat, Saudari telah menunjukkan perilaku tidak etis saat berinteraksi dengan warga desa pada acara musyawarah desa tanggal 30 Juli 2024. Perilaku tersebut tidak sesuai dengan Kode Etik Perangkat Desa yang berlaku.

Kami mengingatkan Saudari untuk menjaga etika dan profesionalisme dalam menjalankan tugas. Mohon Saudari dapat memberikan klarifikasi tertulis terkait laporan tersebut dalam waktu 5 hari sejak surat ini diterima.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Desa Tegalrejo

(Budi Hartono)

Contoh 3: Surat Peringatan untuk Keterlambatan Pekerjaan.

Kepala Desa Karanganyar

Jl. Karanganyar No. 15

Karanganyar, 3 Agustus 2024

Nomor: 003/SP/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan Pertama

Kepada Yth.

Saudara Bambang Supriyadi

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mencatat bahwa Saudara mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan laporan keuangan desa untuk triwulan kedua tahun 2024. Keterlambatan ini mengganggu proses administrasi dan pelayanan di desa.

Kami harap Saudara dapat menyelesaikan laporan tersebut paling lambat tanggal 10 Agustus 2024 dan meningkatkan efisiensi kerja di masa mendatang.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Desa Karanganyar

(Sri Lestari)

Contoh 4: Surat Peringatan untuk Penyalahgunaan Wewenang.

Kepala Desa Melati

Jl. Melati Indah No. 7

Melati, 4 Agustus 2024

Nomor: 004/SP/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan Pertama

Kepada Yth.

Saudari Dina Rahmawati

Di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan investigasi internal, Saudari terbukti menyalahgunakan wewenang dengan memanfaatkan fasilitas desa untuk kepentingan pribadi. Tindakan ini melanggar Peraturan Desa Melati Nomor 5 Tahun 2022 tentang Tata Kelola Perangkat Desa.

Kami harap Saudari segera menghentikan tindakan tersebut dan mengembalikan fasilitas yang disalahgunakan dalam waktu 3 hari sejak surat ini diterima.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Desa Melati

(Ratna Dewi)

Contoh 5: Surat Peringatan untuk Kelalaian Tugas.

Kepala Desa Jati

Jl. Jati Raya No. 3

Jati, 5 Agustus 2024

Nomor: 005/SP/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan Pertama

Kepada Yth.

Saudara Agus Pratama

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami menemukan bahwa Saudara lalai dalam menjalankan tugas pengawasan proyek pembangunan jalan desa yang mengakibatkan keterlambatan dalam pelaksanaannya. Hal ini berdampak pada kepentingan masyarakat dan melanggar tanggung jawab yang telah diamanahkan.

Kami berharap Saudara dapat meningkatkan pengawasan dan menyelesaikan proyek tersebut tepat waktu.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Desa Jati

(Dewi Rahayu)