Contoh surat pesanan barang, lengkap dengan cara mudah membuatnya

Brilio.net - Surat pesanan barang merupakan dokumen penting dalam transaksi bisnis yang tidak boleh diabaikan. Melalui surat ini dapat membantu memperlancar proses pembelian sekaligus menghindari kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.

Kejelasan informasi dalam surat ini menjadi kunci utama dalam menjaga hubungan bisnis yang profesional. Membuat surat pesanan barang seringkali dianggap rumit oleh sebagian orang, terutama pemula dalam dunia bisnis. Tapi nggak perlu khawatir, contoh surat pesanan barang yang tepat bisa menjadi panduan bagi kamu yang ingin belajar.

Dengan memahami struktur dalam surat ini, siapa pun dapat membuat pesanan barang secara efektif, hanya perlu menyesuaikan contoh surat pesanan barang yang diberikan dan kebutuhan kamu. Berikut ini contoh surat pesanan barang, lengkap dengan cara mudah membuatnya, dilansir brilio.net dari berbagai sumber, Kamis (14/8).

Pengertian surat pesanan barang.

foto: freepik.com

Surat pesanan barang merupakan dokumen tertulis yang digunakan oleh pembeli untuk memesan produk atau jasa dari penjual atau pemasok. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan resmi untuk pembelian barang atau layanan tertentu dengan spesifikasi yang jelas.

Surat pesanan barang memiliki peran penting dalam transaksi bisnis karena menjadi bukti tertulis atas kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai jenis barang, jumlah, harga, hingga kondisi pengiriman.

Surat ini biasanya berisi informasi detail tentang barang yang dipesan, termasuk deskripsi produk, kuantitas, harga satuan, total harga, serta syarat dan ketentuan pengiriman.

Selain itu, surat pesanan barang juga mencantumkan informasi penting lainnya seperti tanggal pemesanan, nomor pesanan, data pembeli dan penjual, serta metode pembayaran yang disepakati.

Dengan adanya surat pesanan barang, kedua belah pihak memiliki acuan yang jelas tentang transaksi yang akan dilakukan, sehingga dapat mengurangi risiko kesalahpahaman atau perselisihan di kemudian hari.

Cara menyusun surat pesanan barang.

foto: freepik.com

1. Mulailah dengan kop surat yang mencantumkan informasi perusahaan pembeli, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.

2. Tuliskan tanggal pembuatan surat dan nomor pesanan secara jelas. Informasi ini akan membantu dalam pengarsipan dan pelacakan pesanan di masa mendatang.

3. Cantumkan informasi penerima surat, yaitu nama perusahaan penjual atau pemasok, beserta alamat lengkapnya. Pastikan data ini akurat untuk menghindari kesalahan pengiriman atau komunikasi.

4. Buatlah subjek atau judul surat yang jelas, misalnya "Pesanan Barang" atau "Purchase Order", untuk memudahkan identifikasi isi surat.

5. Awali isi surat dengan salam pembuka yang sopan dan formal, seperti "Dengan hormat," atau "Kepada Yth.,"

6. Tuliskan paragraf pembuka yang menjelaskan tujuan surat, misalnya menyatakan bahwa kamu ingin memesan barang dari perusahaan tersebut.

7. Buat daftar rinci barang yang dipesan dalam bentuk tabel atau list. Informasi yang harus dicantumkan meliputi:

- Nama atau deskripsi barang
- Kode produk (jika ada)
- Jumlah atau kuantitas
- Harga satuan
- Total harga per item
- Total keseluruhan pesanan

8. Setelah daftar barang, tambahkan informasi penting lainnya seperti:
- Tanggal pengiriman yang diinginkan
- Alamat pengiriman (jika berbeda dengan alamat perusahaan)
- Metode pengiriman yang diinginkan
- Syarat pembayaran (misalnya, pembayaran di muka, tempo 30 hari, dll.)
- Permintaan khusus atau catatan tambahan (jika ada)

9. Tuliskan paragraf penutup yang menyatakan harapan kamu agar pesanan dapat diproses sesuai dengan yang diminta. Kamu juga bisa menambahkan kalimat yang mengundang penjual untuk menghubungi kamu jika ada pertanyaan atau klarifikasi.

10. Akhiri surat dengan salam penutup yang formal, seperti "Hormat kami," atau "Terima kasih,"

11. Cantumkan nama penandatangan, jabatan, dan tanda tangan (jika surat dicetak).

12. Jika ada, tambahkan lampiran atau dokumen pendukung yang relevan dengan pesanan tersebut.

Contoh surat pesanan barang.

foto: freepik.com

1. Contoh surat pesanan barang: Pesanan Alat Tulis Kantor

PT MAJU BERSAMA
Jl. Kenanga No. 123, Jakarta Selatan
Telp: (021) 5555-6666, Email: info@majubersama.com

15 Agustus 2024

Nomor: PO/2024/08/001

Kepada Yth.
PT Sukses Stationery
Jl. Melati No. 456
Jakarta Pusat

Perihal: Pesanan Alat Tulis Kantor

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami bermaksud untuk memesan beberapa alat tulis kantor dari PT Sukses Stationery. Berikut adalah rincian pesanan kami:

1. Pulpen hitam - Kode: PH001 - 100 kotak - @Rp50.000 - Total: Rp5.000.000
2. Kertas HVS A4 80 gram - Kode: KH001 - 50 rim - @Rp45.000 - Total: Rp2.250.000
3. Ordner Folio - Kode: OF001 - 50 buah - @Rp20.000 - Total: Rp1.000.000
4. Tinta printer (hitam) - Kode: TP001 - 20 botol - @Rp75.000 - Total: Rp1.500.000

Total Pesanan: Rp9.750.000

Mohon agar pesanan tersebut dapat dikirimkan ke alamat kantor kami paling lambat tanggal 25 Agustus 2024. Pembayaran akan kami lakukan melalui transfer bank dalam waktu 14 hari setelah barang diterima.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Budi Santoso
Manajer Pengadaan
PT Maju Bersama

2. Contoh surat pesanan barang: Pesanan Bahan Baku Tekstil

CV INDAH TEKSTIL
Jl. Kapas No. 789, Bandung
Telp: (022) 1234-5678, Email: order@indahtekstil.com

20 Agustus 2024

Nomor: PO/2024/08/002

Kepada Yth.
PT Serat Unggul
Jl. Katun No. 321
Bandung

Perihal: Pesanan Bahan Baku Tekstil

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami ingin melakukan pemesanan bahan baku tekstil dengan rincian sebagai berikut:

1. Kain Katun Combed 30s - Kode: KC30 - 1000 kg - @Rp60.000/kg - Total: Rp60.000.000
2. Benang Polyester 40/2 - Kode: BP40 - 500 kg - @Rp45.000/kg - Total: Rp22.500.000
3. Kain Rayon Print - Kode: KRP - 800 meter - @Rp35.000/m - Total: Rp28.000.000

Total Pesanan: Rp110.500.000

Mohon kiranya pesanan di atas dapat dikirimkan ke pabrik kami selambat-lambatnya tanggal 5 September 2024. Pembayaran akan dilakukan dengan sistem 50% di muka dan 50% setelah barang diterima.

Kami berharap dapat menerima konfirmasi pesanan ini secepatnya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Siti Rahayu
Kepala Divisi Pengadaan
CV Indah Tekstil

3. Contoh surat pesanan barang: Pesanan Peralatan Restoran

RESTORAN CITA RASA
Jl. Gurih No. 246, Surabaya
Telp: (031) 9876-5432, Email: procurement@citarasa.com

25 Agustus 2024

Nomor: PO/2024/08/003

Kepada Yth.
PT Lengkap Horeka
Jl. Lezat No. 135
Surabaya

Perihal: Pesanan Peralatan Restoran

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana perluasan restoran kami, dengan ini kami bermaksud untuk memesan beberapa peralatan restoran dari PT Lengkap Horeka. Berikut adalah detail pesanan kami:

1. Kompor Gas 6 Tungku - Kode: KG6T - 2 unit - @Rp8.500.000 - Total: Rp17.000.000
2. Chafing Dish Stainless - Kode: CDS - 10 unit - @Rp750.000 - Total: Rp7.500.000
3. Meja Stainless Steel 180x70x85 cm - Kode: MSS180 - 5 unit - @Rp2.200.000 - Total: Rp11.000.000
4. Piring Porselen 10 inch (putih) - Kode: PP10 - 200 pcs - @Rp35.000 - Total: Rp7.000.000
5. Gelas Wine 300 ml - Kode: GW300 - 100 pcs - @Rp40.000 - Total: Rp4.000.000

Total Pesanan: Rp46.500.000

Kami harap pesanan tersebut dapat dikirimkan ke alamat restoran kami paling lambat tanggal 10 September 2024. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank dengan rincian: 30% uang muka dan sisanya akan dilunasi dalam 2 kali angsuran (30 dan 60 hari setelah barang diterima).

Mohon konfirmasi ketersediaan barang dan estimasi waktu pengiriman. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Ahmad Fadli
Manajer Operasional
Restoran Cita Rasa

4. Contoh surat pesanan barang: Pesanan Buku Pelajaran

TOKO BUKU CERDAS
Jl. Pintar No. 357, Yogyakarta
Telp: (0274) 8765-4321, Email: order@tokobukucerdas.com

30 Agustus 2024

Nomor: PO/2024/08/004

Kepada Yth.
PT Penerbit Ilmu Sejati
Jl. Cendekia No. 753
Jakarta Timur

Perihal: Pesanan Buku Pelajaran

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin melakukan pemesanan buku pelajaran untuk stok toko kami. Berikut adalah rincian pesanan:

1. Matematika SMA Kelas X - Kode: MTK10 - 100 eksemplar - @Rp75.000 - Total: Rp7.500.000
2. Fisika SMA Kelas XI - Kode: FSK11 - 80 eksemplar - @Rp80.000 - Total: Rp6.400.000
3. Biologi SMA Kelas XII - Kode: BIO12 - 75 eksemplar - @Rp85.000 - Total: Rp6.375.000
4. Bahasa Inggris SMP Kelas VII - Kode: ING07 - 120 eksemplar - @Rp65.000 - Total: Rp7.800.000
5. Sejarah Indonesia SMA Kelas X - Kode: SEJ10 - 90 eksemplar - @Rp70.000 - Total: Rp6.300.000

Total Pesanan: Rp34.375.000

Mohon agar pesanan tersebut dapat dikirimkan ke alamat toko kami paling lambat tanggal 15 September 2024. Pembayaran akan kami lakukan dengan sistem konsinyasi sesuai dengan perjanjian kerjasama yang telah disepakati sebelumnya.

Kami sangat menghargai jika Anda dapat memberikan konfirmasi penerimaan pesanan ini beserta estimasi waktu pengiriman. Jika ada perubahan harga atau ketersediaan stok, mohon segera informasikan kepada kami.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Dewi Lestari
Manajer Pembelian
Toko Buku Cerdas

5. Contoh surat pesanan barang: Pesanan Bahan Makanan

CATERING SELERA NUSANTARA
Jl. Rempah No. 468, Semarang
Telp: (024) 2468-1357, Email: purchase@seleranusantara.com

5 September 2024

Nomor: PO/2024/09/001

Kepada Yth.
PT Segar Abadi
Jl. Panen Raya No. 159
Semarang

Perihal: Pesanan Bahan Makanan

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami ingin melakukan pemesanan bahan makanan untuk keperluan catering kami minggu depan. Berikut adalah detail pesanan:

1. Beras Pandan Wangi - Kode: BPW - 500 kg - @Rp12.500/kg - Total: Rp6.250.000
2. Ayam Potong - Kode: AYP - 200 kg - @Rp35.000/kg - Total: Rp7.000.000
3. Telur Ayam - Kode: TLA - 100 kg - @Rp23.000/kg - Total: Rp2.300.000
4. Minyak Goreng - Kode: MYG - 100 liter - @Rp15.000/L - Total: Rp1.500.000
5. Sayuran Segar (Mix) - Kode: SYS - 150 kg - @Rp20.000/kg - Total: Rp3.000.000

Total Pesanan: Rp20.050.000

Kami membutuhkan pengiriman pesanan tersebut pada tanggal 10 September 2024, pukul 07.00 WIB. Mohon pastikan semua bahan dalam kondisi segar dan berkualitas baik.

Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank dalam waktu 7 hari kerja setelah barang diterima dan diverifikasi kualitasnya.

Mohon konfirmasi ketersediaan stok dan waktu pengiriman. Jika ada perubahan harga atau kendala dalam pengadaan, harap segera informasikan kepada kami.

Terima kasih atas kerjasama yang baik selama ini.

Hormat kami,

Hendra Wijaya
Kepala Bagian Pembelian
Catering Selera Nusantara