Contoh surat resmi, pengertian, jenis-jenis, dan cara membuatnya

Brilio.net - Surat resmi menjadi sarana komunikasi formal yang sering digunakan dalam berbagai keperluan. Dokumen ini memiliki peran penting dalam menyampaikan informasi, permintaan, atau keputusan secara tertulis antar pihak. Penggunaan surat resmi mencakup berbagai bidang, mulai dari pemerintahan, bisnis, hingga pendidikan.

Pembuatan surat resmi memerlukan pemahaman tentang format dan aturan penulisan yang berlaku. Kaidah penulisan surat resmi meliputi penggunaan bahasa baku, struktur yang jelas, serta konten yang efektif dan tepat sasaran. Penyusunan contoh surat resmi yang baik dapat membantu memastikan pesan tersampaikan dengan benar dan profesional.

Meski sering digunakan untuk keperluan formal, surat resmi juga dapat diaplikasikan dalam konteks pribadi tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang umum digunakan untuk keperluan pribadi adalah undangan pernikahan. Pengetahuan tentang cara membuat surat resmi menjadi keterampilan penting dalam komunikasi tertulis di era modern.

Definisi surat resmi

contoh surat resmi
Pixabay.com

Surat resmi merupakan dokumen tertulis yang digunakan untuk keperluan formal antara individu, organisasi, atau instansi. Penggunaan surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau keputusan secara resmi dan terstruktur.

Pembuatan surat resmi harus mengikuti kaidah dan aturan tertentu untuk menjaga profesionalitas dan kejelasan pesan. Karakteristik utama surat resmi meliputi penggunaan bahasa baku, format yang terstandar, serta isi yang jelas dan efektif.

Penulisan surat resmi memerlukan ketelitian dan kecermatan untuk memastikan semua elemen penting tercakup dengan baik. Meskipun dapat digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tetap harus mengikuti ketentuan formal yang berlaku.

Tujuan utama dikeluarkannya surat resmi adalah untuk menyampaikan berbagai keperluan seperti pemberitahuan, izin, penugasan, atau pengumuman. Perbedaan mendasar antara surat resmi dan tidak resmi terletak pada penggunaan bahasa dan format penulisannya.

Jenis-jenis surat resmi

contoh surat resmi
Pixabay.com

Surat resmi memiliki beberapa jenis yang digunakan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pembuatannya. Pemahaman tentang berbagai jenis surat resmi ini penting untuk memastikan penggunaan yang tepat dalam berbagai situasi.

1. Surat keputusan

Surat keputusan digunakan untuk menyampaikan suatu keputusan resmi dari pihak berwenang. Jenis surat ini sering berkaitan dengan kebijakan atau status dalam suatu organisasi atau instansi.

2. Surat permohonan

Surat permohonan bertujuan untuk mengajukan permintaan atau permohonan kepada pihak tertentu. Penggunaan surat ini mencakup berbagai keperluan seperti permohonan bantuan dana atau pengajuan banding.

3. Surat perintah

Surat perintah digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan kepada penerima surat. Jenis surat ini sering ditemui dalam konteks pekerjaan atau tugas resmi.

4. Surat kuasa

Surat kuasa memberikan wewenang kepada pihak lain untuk bertindak atas nama pemberi kuasa. Penggunaan surat ini meliputi berbagai urusan seperti pembayaran pajak atau pengambilan dokumen penting.

5. Surat panggilan

Surat panggilan atau undangan bertujuan untuk mengundang seseorang dalam suatu acara atau keperluan tertentu. Jenis surat ini dapat digunakan untuk berbagai konteks, baik formal maupun informal.

6. Surat edaran

Surat edaran berisi informasi yang ditujukan kepada khalayak luas mengenai suatu kebijakan atau pengumuman. Penggunaan surat ini umum dalam lingkungan organisasi atau masyarakat.

7. Surat undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertenu. Contoh surat undangan misalnya surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.

Cara membuat surat resmi

contoh surat resmi
Pixabay.com

Pembuatan surat resmi memerlukan perhatian terhadap beberapa aspek penting untuk memastikan kualitas dan efektivitasnya. Beberapa tips dalam membuat surat resmi yang baik meliputi penggunaan format standar, penulisan isi yang singkat dan jelas, serta penggunaan bahasa yang baku dan sopan.

1. Kepala surat atau kop surat

Bagian ini memuat informasi identitas pengirim surat, termasuk logo, nama instansi, dan kontak. Penempatan kop surat yang tepat memberikan kesan profesional pada dokumen.

2. Nomor surat

Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi unik untuk memudahkan pengarsipan dan referensi. Pemberian nomor surat harus konsisten dan mengikuti sistem penomoran yang ditetapkan.

3. Tanggal surat

- Pencantuman tanggal surat penting untuk memberikan konteks waktu pembuatan dokumen.
- Penulisan tanggal harus jelas dan mengikuti format yang umum digunakan.

4. Lampiran

Bagian ini mencantumkan dokumen pendukung yang menyertai surat utama. Informasi lampiran harus jelas dan relevan dengan isi surat.

5. Alamat tujuan

Penulisan alamat tujuan harus akurat dan lengkap untuk memastikan surat sampai ke penerima yang tepat. Ketelitian dalam menulis alamat sangat penting untuk menghindari kesalahan pengiriman.

6. Salam pembuka

Salam pembuka memberikan kesan sopan dan formal pada awal surat. Pemilihan kata dalam salam pembuka harus sesuai dengan konteks dan hubungan antara pengirim dan penerima.

7. Isi surat

Bagian ini merupakan inti dari surat yang menyampaikan pesan utama. Penulisan isi surat harus jelas, ringkas, dan langsung pada pokok permasalahan.

8. Salam penutup

Salam penutup mengakhiri surat dengan cara yang sopan dan formal. Pemilihan kata dalam salam penutup harus konsisten dengan nada keseluruhan surat.

9. Tanda tangan pengirim surat

Tanda tangan menjadi bukti otentikasi dan pertanggungjawaban atas isi surat. Penempatan tanda tangan harus jelas dan disertai nama lengkap pengirim.

10. Tembusan

Bagian ini mencantumkan pihak-pihak lain yang perlu mengetahui isi surat. Penulisan tembusan harus relevan dan sesuai dengan keperluan komunikasi.

Contoh surat resmi

Contoh surat edaran:

PT Maju Bersama
Jl. Gatot Subroto No. 123, Jakarta Selatan
Telp. (021) 5555-6666

Jakarta, 15 Agustus 2024

No : 078/PT-MB/VIII/2024
Lamp. : -
Hal : Edaran Kebijakan Work From Home

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT Maju Bersama
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan meningkatnya kasus COVID-19 varian terbaru di wilayah Jakarta dan sekitarnya, maka dengan ini kami sampaikan kebijakan Work From Home (WFH) yang akan diberlakukan mulai tanggal 20 Agustus 2024 hingga pemberitahuan lebih lanjut.

Adapun ketentuan WFH adalah sebagai berikut:
1. Seluruh karyawan wajib bekerja dari rumah kecuali divisi yang berkaitan langsung dengan operasional kantor.
2. Jam kerja tetap sama seperti hari kerja normal, yaitu pukul 08.00 - 17.00 WIB.
3. Karyawan wajib melaporkan progress pekerjaan harian kepada atasan langsung.
4. Rapat akan dilaksanakan secara virtual menggunakan platform yang telah ditentukan.

Demikian edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu sekalian, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur Utama
PT Maju Bersama

(Ttd.)

Dr. Budi Santoso, M.M.

Contoh surat undangan:

Yayasan Pendidikan Cerdas Mulia
SMP Cerdas Mulia
Jl. Pendidikan No. 45, Bandung
Telp. (022) 4444-5555

Bandung, 10 September 2024

No : 112/SMP-CM/IX/2024
Lamp. : -
Hal : Undangan Rapat Orang Tua Murid

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas VII, VIII, dan IX SMP Cerdas Mulia
di tempat

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

Dalam rangka mempersiapkan program pembelajaran semester ganjil tahun ajaran 2024/2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat orang tua murid yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 21 September 2024
Waktu : Pukul 09.00 - 11.30 WIB
Tempat : Aula SMP Cerdas Mulia
Acara : 1. Pemaparan program semester ganjil
2. Diskusi dan tanya jawab

Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Apabila berhalangan hadir, mohon dapat mewakilkan kepada wali murid lainnya.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

Kepala Sekolah
SMP Cerdas Mulia

(Ttd.)

Dra. Siti Aminah, M.Pd.