Contoh surat serah terima barang yang benar, disertai dengan pengertian, fungsi, dan formatnya

Brilio.net - Surat serah terima barang merupakan dokumen penting dalam berbagai transaksi bisnis dan administrasi. Ketika perusahaan atau individu melakukan pengiriman barang, surat ini menjadi bukti formal bahwa barang telah diserahkan dari pihak pengirim kepada penerima dengan kondisi yang telah disepakati. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai catatan, tetapi juga sebagai perlindungan hukum bagi kedua belah pihak. Pentingnya surat serah terima barang tidak bisa dianggap remeh, terutama dalam transaksi yang melibatkan jumlah barang besar atau nilai tinggi.

Dalam konteks bisnis, surat serah terima barang memainkan peran krusial dalam memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik. Surat ini membantu meminimalisir sengketa yang mungkin timbul terkait kondisi atau jumlah barang yang diterima. Dengan adanya surat serah terima yang lengkap dan akurat, kedua belah pihak dapat merasa lebih aman dan terlindungi secara hukum. Oleh karena itu, memahami cara menyusun surat serah terima barang yang benar menjadi sangat penting.

Maka dari itu, brilio.net akan membahas berbagai aspek penting dari surat serah terima barang, termasuk pengertian, fungsi, dan format yang benar. Dengan memahami komponen-komponen penting dalam surat ini, kamu dapat membuat dokumen yang tidak hanya efektif dalam administrasi, tetapi juga sesuai dengan standar profesional yang diperlukan.

Pengertian surat serah terima barang.

foto: freepik.com

Surat serah terima barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat proses penyerahan barang dari satu pihak ke pihak lain. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang dimaksud telah diserahkan dan diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati. Biasanya, surat ini mencantumkan rincian tentang barang yang diserahkan, jumlahnya, serta kondisi barang saat diserahkan. Surat serah terima barang penting dalam transaksi bisnis karena membantu memastikan bahwa semua pihak memiliki catatan yang jelas mengenai barang yang telah berpindah tangan.

Fungsi surat serah terima barang.

foto: freepik.com

Surat serah terima barang memiliki beberapa fungsi utama dalam transaksi. Pertama, sebagai bukti hukum, dokumen ini dapat digunakan untuk mengatasi sengketa jika ada ketidaksesuaian antara barang yang dikirim dan barang yang diterima. Kedua, surat ini berfungsi sebagai catatan administrasi yang membantu dalam pengelolaan inventaris dan laporan keuangan. Ketiga, surat serah terima barang dapat membantu mempercepat proses klaim asuransi jika barang mengalami kerusakan selama pengiriman. Dengan adanya surat ini, semua pihak dapat memiliki referensi yang jelas mengenai kondisi barang yang diserahkan.

Format surat serah terima barang.

foto: freepik.com

Format surat serah terima barang umumnya mencakup beberapa elemen penting. Berikut adalah format dasar yang dapat digunakan:

1. Judul Surat: Cantumkan judul yang jelas, seperti "Surat Serah Terima Barang."

2. Tanggal: Tanggal penyerahan barang harus dicantumkan dengan jelas.

3. Informasi Pihak-Pihak Terlibat: Sebutkan nama lengkap, alamat, dan informasi kontak dari pihak pengirim dan penerima.

4. Deskripsi Barang: Sertakan rincian tentang barang yang diserahkan, termasuk nama barang, jumlah, dan kondisi.

5. Tanda Tangan: Tempatkan ruang untuk tanda tangan pengirim dan penerima, beserta nama dan jabatan mereka jika relevan.

6. Keterangan Tambahan: Jika ada, tambahkan keterangan tambahan mengenai kondisi barang atau catatan khusus lainnya.

Jika kamu ingin mengetahui lebih lanjut surat serah terima barang, kamu bisa melihat beberapa contoh yang telah brilio.net kumpulkan dari berbagai sumber, Rabu (28/8).

1. Contoh surat serah terima barang untuk transaksi perdagangan.

PT. Maju Jaya
Jl. Raya Industri No. 45
Jakarta, 12345

Surat Serah Terima Barang
No: STB/001/IV/2024

Tanggal: 28 Agustus 2024

Kepada:
PT. Sukses Mandiri
Jl. Usaha No. 67
Jakarta, 54321

Dengan ini, kami menyatakan bahwa kami telah menyerahkan barang sebagai berikut kepada pihak penerima:

Deskripsi Barang:
- 50 unit Mesin Jahit
- 30 unit Meja Kerja
- 100 unit Kursi Kantor

Kondisi Barang: Baik, sesuai dengan pesanan.

Catatan: Semua barang dalam keadaan baru dan siap digunakan.

Tanda Tangan Pengirim:
Nama: Andi Prabowo
Jabatan: Manajer Pengiriman
Tanggal: 28 Agustus 2024

Tanda Tangan Penerima:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Kepala Gudang
Tanggal: 28 Agustus 2024

2. Contoh surat serah terima barang untuk pengiriman barang elektronik.

PT. Elektronik Nusantara
Jl. Teknologi No. 12
Bandung, 12345

Surat Serah Terima Barang
No: STB/002/IV/2024

Tanggal: 28 Agustus 2024

Kepada:
Toko Gadget Prima
Jl. Pusat Elektronik No. 89
Bandung, 54321

Kami telah menyerahkan barang berikut kepada pihak penerima:

Deskripsi Barang:
- 10 unit Laptop Gaming
- 20 unit Smartphone
- 15 unit Headphone

Kondisi Barang: Terbungkus rapi, dalam kondisi baik.

Catatan: Periksa kembali kondisi barang sebelum melakukan penandatanganan.

Tanda Tangan Pengirim:
Nama: Dini Lestari
Jabatan: Staff Pengiriman
Tanggal: 28 Agustus 2024

Tanda Tangan Penerima:
Nama: Edi Rahman
Jabatan: Sales Manager
Tanggal: 28 Agustus 2024

3. Contoh surat serah terima barang untuk peralatan kantor.

CV. Rapi Mandiri
Jl. Kebun Raya No. 21
Surabaya, 12345

Surat Serah Terima Barang
No: STB/003/IV/2024

Tanggal: 28 Agustus 2024

Kepada:
PT. Solusi Kantor
Jl. Perkantoran No. 35
Surabaya, 54321

Surat ini menyatakan bahwa kami telah menyerahkan barang berikut:

Deskripsi Barang:
- 20 unit Printer
- 15 unit Mesin Fotokopi
- 30 unit Filing Cabinet

Kondisi Barang: Baik, sesuai dengan spek yang dijelaskan.

Catatan: Semua unit telah diuji dan berfungsi dengan baik.

Tanda Tangan Pengirim:
Nama: Rina Wulandari
Jabatan: Supervisor Pengiriman
Tanggal: 28 Agustus 2024

Tanda Tangan Penerima:
Nama: Hadi Susanto
Jabatan: Admin Gudang
Tanggal: 28 Agustus 2024

4. Contoh surat serah terima barang untuk event organizer.

PT. Event Kreatif
Jl. Festival No. 78
Medan, 12345

Surat Serah Terima Barang
No: STB/004/IV/2024

Tanggal: 28 Agustus 2024

Kepada:
PT. Dekorasi Acara
Jl. Panggung No. 12
Medan, 54321

Kami telah menyerahkan barang berikut untuk acara:

Deskripsi Barang:
- 5 unit Panggung
- 100 unit Kursi Lipat
- 50 unit Meja Bulat

Kondisi Barang: Dalam keadaan siap pakai, sesuai dengan permintaan.

Catatan: Barang harus diperiksa pada saat penyerahan.

Tanda Tangan Pengirim:
Nama: Andre Wijaya
Jabatan: Koordinator Event
Tanggal: 28 Agustus 2024

Tanda Tangan Penerima:
Nama: Sari Dewi
Jabatan: Kepala Gudang
Tanggal: 28 Agustus 2024

5. Contoh surat serah terima barang untuk kebutuhan rumah Tangga.

Keluarga Rahardjo
Jl. Sejahtera No. 10
Yogyakarta, 12345

Surat Serah Terima Barang
No: STB/005/IV/2024

Tanggal: 28 Agustus 2024

Kepada:
Keluarga Utami
Jl. Kebahagiaan No. 20
Yogyakarta, 54321

Kami menyerahkan barang-barang sebagai berikut:

Deskripsi Barang:
- 1 unit Mesin Cuci
- 1 unit Kulkas
- 1 unit Kompor Gas

Kondisi Barang: Dalam keadaan baik dan siap digunakan.

Catatan: Barang telah diperiksa dan berfungsi dengan baik.

Tanda Tangan Pengirim:
Nama: Budi Rahardjo
Tanggal: 28 Agustus 2024

Tanda Tangan Penerima:
Nama: Siti Utami
Tanggal: 28 Agustus 2024