Contoh surat tugas perjalanan dinas, fungsi dan kegunaannya

Brilio.net - Ketika menjalankan tugas dari instansi atau kantor tertentu harus berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan. Salah satunya melalui surat tugas perjalanan dinas. Surat ini merupakan dokumen penting yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk mengesahkan penugasan karyawan ke luar kota atau luar negeri.

Fungsi utama dari surat ini adalah untuk memberikan izin resmi dan kejelasan terkait tugas yang harus dilakukan selama perjalanan dinas. Dengan memahami contoh surat tugas perjalanan dinas yang baik, karyawan dapat menjalankan tugas mereka dengan lebih percaya diri serta sesuai dengan arahan yang diberikan.

Bisa dibilang, setiap perjalanan dinas memerlukan surat tugas sebagai bukti otoritas maupun tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Contoh surat tugas perjalanan dinas biasanya mencantumkan rincian lengkap seperti nama karyawan, tujuan perjalanan, serta durasi tugas yang harus dilaksanakan.

Surat ini juga berfungsi sebagai alat verifikasi resmi untuk keperluan administrasi selama perjalanan. Kegunaan surat tugas perjalanan dinas sangat beragam, mulai dari pengurusan akomodasi hingga klaim biaya perjalanan. Selain itu, surat ini membantu memastikan bahwa karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan dukungan penuh dari perusahaan.

Nah, berikut ini contoh surat tugas perjalanan dinas, fungsi dan kegunaannya yang brilio.net sadur dari berbagai sumber, Selasa (20/8).

Pengertian dan fungsi surat tugas perjalanan dinas.

foto: freepik.com

Surat tugas perjalanan dinas ialah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan, instansi pemerintah, atau organisasi tertentu untuk memberikan penugasan kepada seorang karyawan atau pegawai guna melakukan perjalanan dinas ke luar kota, luar negeri, atau ke lokasi tertentu dalam rangka menjalankan tugas pekerjaan.

Surat ini berfungsi sebagai bukti otoritas maupun mandat yang diberikan kepada karyawan untuk melaksanakan pekerjaan atau kegiatan tertentu di luar lingkungan kerja utama mereka. Dalam surat tugas perjalanan dinas, biasanya tercantum informasi rinci seperti nama, jabatan karyawan yang bersangkutan, tujuan perjalanan, waktu pelaksanaan tugas, serta tanggung jawab yang harus dipenuhi selama perjalanan tersebut.

Surat tugas perjalanan dinas tidak hanya mengesahkan penugasan tersebut, tetapi juga berfungsi sebagai dasar hukum bagi karyawan untuk menjalankan tugasnya di lokasi yang ditentukan. Selain itu, surat ini juga menjadi salah satu alat pendukung untuk pengurusan keperluan administrasi terkait perjalanan, seperti pengajuan visa, pemesanan akomodasi, dan pengaturan transportasi.

Dalam konteks yang lebih formal, surat ini dapat digunakan sebagai dasar untuk pengajuan klaim biaya perjalanan dinas, termasuk biaya transportasi, akomodasi, makan, hingga kebutuhan operasional lainnya yang timbul selama tugas dinas berlangsung.

Pada dasarnya, dengan adanya surat tugas ini, pihak yang berwenang dapat memastikan bahwa karyawan menjalankan tugas dengan jelas dan sesuai arahan yang diberikan. Hal ini juga membantu karyawan mendapatkan perlindungan hukum maupun hak yang sesuai selama mereka berada di luar tempat kerja utama, seperti perlindungan asuransi perjalanan dinas atau dukungan logistik dari perusahaan.

Contoh surat tugas perjalanan dinas.

foto: freepik.com

Contoh 1: Surat Tugas Perjalanan Dinas untuk Seminar.

PT. SUKSES MAJU BERSAMA
Jl. Mawar No. 123, Jakarta 10001
Telp: (021) 5678-1234

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
Nomor: 001/STPD/SMB/VIII/2024

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer Pengembangan Sumber Daya Manusia (HRD)

Dengan ini menugaskan kepada:

Nama: Dian Kurniawati
Jabatan: Staff HRD
NIK: 987654321

Untuk melakukan perjalanan dinas guna menghadiri seminar "Pengembangan Kompetensi SDM di Era Digital" yang diselenggarakan oleh Asosiasi HRD Indonesia. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada:

Tanggal: 25-27 Agustus 2024
Tempat: Hotel Mulia, Bandung, Jawa Barat

Selama perjalanan dinas ini, saudari Dian Kurniawati bertanggung jawab untuk mengikuti seluruh rangkaian seminar dan membuat laporan hasil seminar yang akan diserahkan kepada manajemen perusahaan selambat-lambatnya 3 hari setelah acara berakhir.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Jakarta, 20 Agustus 2024
PT. Sukses Maju Bersama

Budi Santoso
Manajer HRD

Contoh 2: Surat Tugas Perjalanan Dinas untuk Inspeksi Proyek.

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
Direktorat Jenderal Bina Marga
Jl. Merdeka Selatan No. 12, Jakarta Pusat

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
Nomor: 056/STPD/PU/2024

Sehubungan dengan kegiatan monitoring dan evaluasi proyek pembangunan jalan tol di Sumatera, maka yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ir. Hendra Wijaya, M.Eng
Jabatan: Direktur Proyek Nasional

Menugaskan kepada:

Nama: Yulianto Pratama, ST
Jabatan: Kepala Divisi Proyek Jalan Tol
NIP: 123456789

Untuk melakukan perjalanan dinas dengan tujuan melakukan inspeksi dan monitoring proyek pembangunan jalan tol Medan - Binjai yang berlangsung pada:

Tanggal: 1-5 September 2024
Tempat: Medan, Sumatera Utara

Selama perjalanan dinas, saudara Yulianto Pratama diwajibkan melakukan inspeksi langsung ke lokasi proyek dan mengadakan pertemuan dengan pihak kontraktor untuk memastikan kelancaran proyek sesuai jadwal yang ditetapkan. Laporan hasil inspeksi harus diserahkan kepada Direktorat Proyek Nasional paling lambat 7 hari setelah perjalanan dinas berakhir.

Demikian surat tugas ini dibuat agar dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Jakarta, 25 Agustus 2024
Direktur Proyek Nasional

Ir. Hendra Wijaya, M.Eng

Contoh 3: Surat Tugas Perjalanan Dinas untuk Kunjungan Klien.

PT. PRIMA KARYA INOVASI
Jl. Pahlawan No. 89, Surabaya
Telp: (031) 7890-1234

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
Nomor: 034/STPD/PKI/VIII/2024

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Lina Permatasari
Jabatan: Direktur Operasional

Dengan ini menugaskan kepada:

Nama: Aditya Nugroho
Jabatan: Kepala Divisi Pemasaran
NIK: 123456789

Untuk melakukan perjalanan dinas guna melakukan pertemuan bisnis dengan klien PT. Sinergi Jaya dalam rangka penjajakan kerjasama distribusi produk baru. Pertemuan akan dilaksanakan pada:

Tanggal: 12-13 September 2024
Tempat: Kantor PT. Sinergi Jaya, Semarang, Jawa Tengah

Saudara Aditya Nugroho diharapkan untuk mempresentasikan proposal kerjasama serta melakukan negosiasi awal terkait kesepakatan distribusi. Laporan hasil pertemuan harus diserahkan kepada Direksi PT. Prima Karya Inovasi dalam waktu 5 hari kerja setelah kembali dari perjalanan dinas.

Demikian surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan dengan baik dan penuh tanggung jawab.

Surabaya, 5 September 2024
PT. Prima Karya Inovasi

Lina Permatasari
Direktur Operasional