Contoh surat undangan rapat, lengkap dengan cara membuatnya

Brilio.net - Surat undangan rapat merupakan dokumen penting dalam dunia profesional dan organisasi. Surat undangan rapat yang baik, dapat memastikan kehadiran peserta hingga kelancaran pertemuan. Penyusunan undangan rapat yang efektif memerlukan keterampilan khusus agar pesan tersampaikan dengan jelas serta tepat sasaran.

Format baku dan informasi lengkap menjadi kunci utama dalam membuat surat undangan rapat. Penulisan yang rinci namun ringkas akan memudahkan penerima memahami maksud undangan tersebut. Surat undangan rapat yang ideal, mencakup komponen-komponen esensial seperti tanggal, waktu, tempat, agenda, dan daftar peserta.

Di dunia kerja sangat diperlukan pemahaman dalam membuat surat undangan rapat. Pasalnya, penguasaan teknik penulisan undangan rapat yang baik dapat meningkatkan profesionalisme sekaligus efisiensi komunikasi dalam organisasi. Bisa dibilang, surat undangan rapat yang disusun dengan baik akan mencerminkan keseriusan penyelenggara serta pentingnya acara yang akan diselenggarakan.

Berikut ini contoh surat undangan rapat, lengkap dengan cara membuatnya, brilio.net himpun dari berbagai sumber pada Rabu (7/8)

Komponen penting dalam surat undangan.

foto: freepik.com

1. Kop Surat: Berisi nama instansi/perusahaan dan alamat. Ini memberikan informasi tentang pengirim undangan.

2. Nomor Surat: Mencakup nomor urut, kode surat, bulan, dan tahun. Penting untuk pengarsipan dan referensi.

3. Perihal: Menjelaskan secara singkat tujuan surat, dalam hal ini undangan rapat.

4. Alamat Tujuan: Menyebutkan pihak yang diundang ke rapat.

5. Salam Pembuka: Biasanya "Dengan hormat," sebagai bentuk kesopanan.

6. Pembuka: Kalimat pengantar yang menjelaskan maksud undangan.

7. Informasi Rapat:
- Hari dan tanggal
- Waktu
- Tempat
- Agenda rapat
Informasi ini disajikan dengan jelas dan terstruktur.

8. Penegasan Pentingnya Kehadiran: Kalimat yang menekankan pentingnya kehadiran peserta.

9. Informasi Tambahan: Jika ada, misalnya dokumen yang perlu dibawa atau persiapan khusus.

10. Penutup: Ucapan terima kasih atas perhatian dan kehadiran.

11. Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Biasanya pimpinan atau penanggung jawab rapat.

12. Jabatan Pengirim: Memperjelas posisi pengirim dalam organisasi.

Cara membuat surat undangan rapat yang benar.

foto: freepik.com

1. Persiapan awal:

- Tentukan tujuan rapat: Jelaskan dengan spesifik apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut.

- Identifikasi peserta: Buat daftar lengkap orang-orang yang perlu hadir, termasuk nama dan jabatan mereka.

- Tetapkan waktu, tanggal, dan tempat: Pilih waktu yang sesuai untuk sebagian besar peserta. Pastikan tempat rapat memadai dan dapat diakses oleh semua peserta.

- Susun agenda rapat: Buat daftar topik yang akan dibahas, urutkan berdasarkan prioritas atau urutan logis.

2. Menyusun struktur surat:

a. Kop surat:

- Tuliskan nama organisasi atau perusahaan di bagian atas surat.

- Sertakan logo resmi (jika ada) di sebelah kiri atau kanan atas.

- Cantumkan alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email resmi.

b. Nomor surat:

- Buat nomor surat sesuai sistem penomoran organisasi.

- Format umum: [Nomor Urut]/[Kode Surat]/[Kode Organisasi]/[Bulan dalam angka Romawi]/[Tahun]

- Contoh: 001/UND/ABC/VIII/2024

c. Tanggal surat:

- Tuliskan tanggal pembuatan surat dengan format yang konsisten. Contoh: 5 Agustus 2024

d. Lampiran (jika ada):

- Jika ada dokumen yang dilampirkan, sebutkan jumlahnya. Contohnya, Lampiran: 1 berkas

e. Perihal:

- Tuliskan "Perihal: Undangan Rapat [Jenis Rapat]"

- Contoh: Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Kinerja Triwulan II

f. Alamat tujuan:

- Tuliskan "Yth." diikuti nama dan jabatan penerima undangan.

- Jika undangan untuk banyak orang, bisa ditulis "Yth. Seluruh [Jabatan]" Contoh: Yth. Bapak/Ibu Kepala Divisi PT Maju Bersama

g. Salam Pembuka:

Gunakan "Dengan hormat," sebagai salam pembuka formal.

h. Isi Surat:

- Paragraf pembuka: Jelaskan maksud dan tujuan rapat.

- Informasi rapat: Cantumkan detail berikut dalam format yang mudah dibaca:

* Hari/Tanggal: Senin, 12 Agustus 2024
* Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
* Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 5
* Agenda: 1. [Topik 1]
2. [Topik 2]
3. [Topik 3]
- Tambahkan kalimat yang menekankan pentingnya kehadiran peserta.

- Informasi tambahan: Sebutkan jika ada persiapan khusus atau dokumen yang perlu dibawa.

i. Penutup:

Ucapan terima kasih atas perhatian dan kehadiran. Salam penutup, misalnya "Hormat kami,"

j. Tanda Tangan:

- Beri ruang untuk tanda tangan.

- Tuliskan nama lengkap pengirim.

- Cantumkan jabatan pengirim.

k. Tembusan (jika diperlukan):

Jika ada pihak lain yang perlu mengetahui tentang rapat ini, cantumkan di bagian bawah surat.

Contoh surat undangan rapat.

foto: freepik.com

1. Undangan rapat evaluasi kinerja triwulan.

PT Maju Bersama
Jl. Diponegoro No. 123, Jakarta Pusat

Nomor : 056/UND/MB/VIII/2024
Perihal : Undangan Rapat Evaluasi Kinerja Triwulan II

Yth. Seluruh Kepala Divisi
PT Maju Bersama

Dengan hormat,

Mengingat pentingnya evaluasi kinerja perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat evaluasi kinerja triwulan II tahun 2024 yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 12 Agustus 2024
Waktu : 09.00 - 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama, Lantai 5
Agenda : 1. Laporan kinerja per divisi
2. Analisis pencapaian target
3. Rencana strategis triwulan III

Mengingat pentingnya rapat ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat diharapkan. Mohon membawa laporan kinerja divisi masing-masing.

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Anita Wijaya
Direktur Utama PT Maju Bersama

2. Undangan rapat koordinasi persiapan acara.

Panitia Perayaan HUT RI ke-79
Kelurahan Sukamaju, Kecamatan Cilodong

Nomor : 023/PAN-HUT/VIII/2024
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi

Yth. Seluruh Anggota Panitia Perayaan HUT RI ke-79
Kelurahan Sukamaju

Dengan hormat,

Dalam rangka persiapan perayaan HUT RI ke-79 tingkat kelurahan, kami mengundang Saudara/i untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 7 Agustus 2024
Waktu : 19.00 - 21.00 WIB
Tempat : Aula Kelurahan Sukamaju
Agenda : 1. Pembagian tugas panitia
2. Finalisasi rundown acara
3. Anggaran dan sponsorship

Mengingat waktu pelaksanaan yang semakin dekat, kehadiran Saudara/i sangat penting untuk kelancaran acara.

Atas perhatian dan partisipasinya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Budi Santoso
Ketua Panitia

3. Undangan rapat pemegang saham tahunan.

PT Karya Nusantara Tbk.
Gedung Nusantara Tower, Jl. Sudirman Kav. 52-53, Jakarta

Nomor : 078/KN/DIR/VIII/2024
Perihal : Undangan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan

Kepada Yth.
Para Pemegang Saham PT Karya Nusantara Tbk.

Dengan hormat,

Direksi PT Karya Nusantara Tbk. (selanjutnya disebut "Perseroan") dengan ini mengundang para pemegang saham Perseroan untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST) yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Jumat, 23 Agustus 2024
Waktu : 10.00 WIB - selesai
Tempat : Ballroom Hotel Mulia, Jakarta
Agenda : 1. Persetujuan Laporan Tahunan 2023
2. Penetapan penggunaan laba bersih 2023
3. Penunjukan Akuntan Publik untuk tahun buku 2024
4. Perubahan susunan Direksi dan/atau Dewan Komisaris

Pemegang saham yang berhak hadir adalah yang tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 8 Agustus 2024 pukul 16.00 WIB.

Surat Kuasa dan informasi lebih lanjut dapat diakses melalui situs web Perseroan: www.karyanusantara.co.id

Hormat kami,
Direksi PT Karya Nusantara Tbk.

Ratna Dewi
Direktur Utama

4. Undangan rapat guru.

SMA Cendekia Abadi
Jl. Pendidikan No. 45, Surabaya

Nomor : 112/SMA-CA/VIII/2024
Perihal : Undangan Rapat Persiapan Tahun Ajaran Baru

Yth. Bapak/Ibu Guru
SMA Cendekia Abadi

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dimulainya tahun ajaran baru 2024/2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 5 Agustus 2024
Waktu : 08.00 - 11.00 WIB
Tempat : Ruang Multimedia SMA Cendekia Abadi
Agenda : 1. Evaluasi tahun ajaran 2023/2024
2. Pembagian tugas mengajar
3. Kalender akademik 2024/2025
4. Persiapan Masa Pengenalan Lingkungan Sekolah (MPLS)

Mengingat pentingnya rapat ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat diharapkan. Mohon membawa perangkat pembelajaran yang telah dipersiapkan.

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Hadi Sucipto, M.Pd.
Kepala SMA Cendekia Abadi