Susunan acara formal yang baik dan benar, pahami pengertian dan cara membuatnya

Brilio.net - Susunan acara formal adalah rangkaian urutan kegiatan yang disusun secara teratur dan sistematis untuk sebuah acara yang bersifat resmi, seperti seminar, rapat, upacara, pernikahan, dan lain-lain. Susunan acara formal biasanya dibuat oleh panitia atau penyelenggara.

Membuat susunan acara formal yang baik dan benar membutuhkan perencanaan maupun koordinasi dari semua pihak yang terlibat. Biasanya, acara formal seperti ini dibentuk kepanitiaan jauh-jauh hari. Tujuan membuat susunan acara formal supaya bisa memastikan bahwa acara berjalan lancar, tertib, dan sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.

Nah, pada artikel ini, akan dijelaskan secara lengkap tentang pengertian, manfaat, cara membuat, dan contoh susunan acara formal yang bisa kamu jadikan referensi, dirangkum brilio.net dari berbagai sumber pada Selasa (27/2).

Pengertian susunan acara formal.

foto: freepik.com

Susunan acara formal merupakan rangkaian kegiatan yang dibikin secara teratur dan formal untuk tujuan tertentu, seperti pertemuan bisnis, acara kenegaraan, atau acara resmi lainnya. Susunan acara formal biasanya melibatkan urusan resmi dan seringkali dihadiri banyak peserta.

Untuk membuat susunan acara formal biasanya melibatkan perencanaan yang matang serta mendetail, untuk memastikan semua aspek acara berjalan lancar lalu sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Hal ini meliputi pemilihan tempat, mengatur jadwal acara, mendesain undangan maupun agenda, serta memastikan kehadiran orang-orang yang penting dalam acara tersebut.

Susunan acara formal juga melibatkan pemilihan tata cara, sesuai dengan norma dan etika yang berlaku dalam lingkungan tersebut. Misalnya dalam acara kenegaraan, perlu menerapkan tata cara yang baik.

Pentingnya susunan acara formal adalah untuk menciptakan suasana yang teratur, terkontrol, dan sesuai dengan tujuan kegiatan tersebut.

Jika kamu sudah menyusun acara dengan baik, kegiatan pun dapat berjalan dengan lancar. Dengan begitu, akan memberikan kesan yang baik pula kepada para hadirin. Di balik fungsi dari susunan acara, teknik tersebut juga dapat membantu menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung.

Pentingnya susunan acara formal.

foto: freepik.com

Susunan acara formal itu penting. Tidak hanya untuk memastikan segala sesuatunya berjalan lancar, tetapi juga demi menciptakan kesan yang baik dan memastikan semua peserta acara merasa dihargai.

Salah satu alasan pentingnya susunan acara formal adalah untuk memberikan panduan kepada para tamu tentang apa yang akan terjadi selama acara. Dengan adanya susunan acara, para tamu dapat mengetahui dengan jelas bagaimana acara tersebut akan berlangsung, apa saja kegiatan yang dilakukan, dan kapan makanan disajikan. Hal ini membantu dalam menciptakan suasana yang teratur serta terorganisir. Sehingga para tamu tidak merasa bingung selama acara berlangsung.

Pada prinsipnya, sebuah susunan acara formal juga membantu untuk memastikan bahwa semua segmen berjalan sesuai jadwal. Dengan adanya susunan acara, pembicara dapat mengetahui kapan waktuny tampil, sehingga tidak ada keterlambatan maupun kebingungan.

Manfaat susunan acara.

foto: freepik.com

Membuat susunan acara formal memiliki beberapa manfaat, antara lain.

1. Melancarkan koordinasi semua orang yang terlibat dalam penyelenggaraan sebuah acara.

2. Meminimalisir kesalahan yang akan terjadi dalam berlangsungnya acara.

3. Memperjelas pembagian waktu untuk semua pengisi agar acara berlangsung secara maksimal.

4. Menyampaikan pesan secara efektif kepada audiens mengenai agenda dan tujuan acara.

5. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan audiens terhadap penyelenggara acara.

6. Memperlihatkan keseriusan maupun profesionalitas penyelenggara acara.

Langkah membuat susunan acara formal yang baik dan benar.

foto: freepik.com

Membuat susunan acara formal yang baik dan benar merupakan hal penting supaya kegiatan berjalan lancar. Susunan acara yang baik dapat membuat tamu merasa nyaman, dan terhibur. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat susunan acara formal yang baik dan benar:

1. Tentukan tujuan acara.

Langkah pertama adalah menentukan tujuan acara. Apakah acara tersebut bertujuan untuk memperingati peristiwa penting, merayakan suatu prestasi, atau hanya sekadar pertemuan formal. Dengan mengetahui tujuan acara, kamu dapat menentukan susunan acara yang sesuai dan tepat.

2. Tentukan waktu dan tempat acara.

Langkah selanjutnya adalah menentukan waktu dan tempat acara. Pastikan untuk memilih waktu maupun tempat yang sesuai dengan jumlah tamu undangan, serta jenis acara yang akan diselenggarakan.

3. Susun rundown acara.

Susunlah rundown acara secara detail, mulai dari awal hingga akhir. Rundown acara ini mencakup susunan pembukaan, sambutan-sambutan, hiburan, sesi-sesi penting, dan penutup. Pastikan untuk memberikan waktu yang cukup untuk setiap sesi acara. Jangan lupa pula untuk menyertakan waktu istirahat maupun interaksi antar tamu.

4. Persiapkan materi acara.

Setelah mendapatkan rundown yang sudah disusun, pastikan untuk mempersiapkan materi seperti sambutan, presentasi, hiburan, dan lainnya. Pastikan materi yang disampaikan sesuai dengan tujuan acara dan juga menghibur para tamu undangan.

5. Komunikasi dengan pihak terkait.

Sebelum acara dimulai, pastikan untuk melakukan komunikasi dengan pihak terkait seperti MC, pemimpin, penyelenggara acara, dan lainnya. Pastikan semua pihak yang terlibat sudah memahami susunan acara serta telah siap untuk menjalankan tugasnya masing-masing.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu dapat membuat susunan acara formal yang baik dan benar. Dengan susunan acara yang baik, diharapkan kegiatan dapat berjalan lancar dan sukses bagi semua pihak.

Susunan acara formal yang baik dan benar.

foto: freepik.com

Acara: Seminar Kewirausahaan "Membangun Bisnis di Era Digital"

Tanggal: 10 Februari 2024
Tempat: Ballroom Hotel Grand Central, Jakarta

Susunan acara:

08:00 - 08:30: Registrasi dan pendaftaran peserta

- Peserta diminta untuk mendaftar dan mengambil identifikasi peserta.

08:30 - 09:00: Pembukaan acara

- Sambutan dari MC.
- Pembacaan doa atau momen penghormatan budaya.
- Pembacaan penjelasan singkat mengenai agenda acara.

09:00 - 09:30: Pembukaan resmi oleh moderator

- Sambutan dari moderator.
- Pengenalan pembicara utama dan tamu kehormatan.

09:30 - 10:30:
Sesi 1: "Membangun Strategi Bisnis di Era Digital"

- Presentasi oleh pembicara utama: Pak Budi Susanto, CEO Startup GoDigital.
- Sesi tanya jawab singkat dari peserta.

10:30 - 10:45: Istirahat dan Coffee Break

- Peserta dapat bersantai sejenak sambil menikmati kopi dan cemilan ringan.

10:45 - 11:45:
Sesi 2: "Inovasi Produk dan Layanan dalam Bisnis Digital"

- Presentasi oleh pembicara: Ibu Anita Wijaya, Co-Founder E-commerce Startup.
- Sesi tanya jawab singkat dari peserta.

11:45 - 12:30: Networking Session

- Peserta diberikan kesempatan untuk berbincang-bincang dan bertukar kontak bisnis.

12:30 - 13:30: Makan Siang

- Peserta diundang untuk menikmati makan siang di area yang telah disediakan.

13:30 - 14:30:
Sesi 3: "Mengelola Keuangan Bisnis di Era Digital"

- Presentasi oleh pembicara: Pak Agus Santoso, CFO Perusahaan Teknologi Finansial.
- Sesi tanya jawab singkat dari peserta.

14:30 - 15:00: Penutupan Acara

- Kesimpulan dari moderator.
- Penyampaian apresiasi kepada pembicara, sponsor, dan peserta.
- Pengumuman tentang event berikutnya (jika ada).

15:00: Acara Selesai

- Penutupan dari MC maupun kepanitiaan.

Demikianlah contoh susunan acara formal yang baik dan benar. Dalam menyusun acara, penting untuk memperhatikan detail serta memastikan kelancaran dan keteraturan jalannya acara.