5 Tips mengelola kehadiran karyawan saat pandemi virus corona

Brilio.net - Penyebaran virus corona (Covid-19) yang meluas membuat sejumlah wilayah di Indonesia melakukan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Kondisi ini berdampak pada operasional banyak perusahaan yang akhirnya menerapkan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah.

Kebijakan ini diambil tentunya untuk mengedepankan kesehatan dan keamanan karyawan. Namun di sisi lain butuh kesiapan matang dari karyawan dan perusahaan terkait kebijakan ini. Teknologi menjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi ini.

Salah satu hal krusial saat menerapkan WFH adalah sulitnya melakukan monitor pada kehadiran karyawan. Sementara absensi sebagai acuan kehadiran karyawan telah berevolusi dari waktu ke waktu. Beberapa karyawan yang saat ini masih aktif bekerja, mungkin pernah merasakan absensi menggunakan mesin kartu manual hingga finger print yang mayoritas menjadi andalan saat ini.

Namun di tengah kondisi pandemi virus corona, absensi manual seperti finger print menjadi tidak relevan dikarenakan karyawan bekerja dari rumah. Selain itu sangat mungkin HR tidak memiliki basis data untuk melakukan penghitungan gaji.

Solusinya, banyak perusahaan kemudian menerapkan sistem absensi melalui WA atau aplikasi pesan lainnya pada grup kantor. Namun proses tersebut kurang praktis dan HR masih harus merekap secara manual. Dari permasalahan inilah, absensi online kemudian menjadi solusi praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan penghitungan gaji di masa pandemi.

VP Marketing Mekari Standie Nagadi menjelaskan, pandemi virus corona secara tidak langsung membuat perubahan dalam operasional bisnis, di mana teknologi memiliki peran besar. Salah satunya dengan penerapan absensi online sebagai tolak ukur kehadiran karyawan.

“Perusahaan dan karyawan dapat merasakan sendiri kemudahan absensi online dan automasi rekap data sebagai dasar penghitungan gaji yang dihadirkan di aplikasi HRIS, seperti Talenta. Sehingga bisa diprediksikan absensi online akan menjadi tren meskipun pandemi berakhir,” kata Standie.

Mekari, sebagai perusahaan Software as a Service (SaaS) melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll berbasis cloud, berbagi tips bagi para HR untuk mengantisipasi masalah pengelolaan absensi karyawan selama WFH. Berikut lima tipsnya.

1. Buat jadwal dan pastikan absensi karyawan

Tentukan goals bagi karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR dalam mengevaluasi produktivitas karyawan di masa WFH. Buat jadwal pasti bagi karyawan untuk mengisi worksheet tersebut untuk mendorong komitmen dan tanggung jawab atas pekerjaan.

Selain itu, pastikan karyawan selalu melakukan absensi setiap hari. Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur live attendance bisa jadi pilihan HR untuk mengelola kehadiran karyawan dengan mudah di mana karyawan bisa clock in dan clock out menggunakan selfie dan terhubung dengan GPS. Sehingga tim HR bisa memastikan karyawan benar bekerja dari rumah.

2. Terapkan jam kerja fleksibel

Sistem bekerja dari rumah akan sangat dipengaruhi latar belakang tiap karyawan. Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi bagi karyawan untuk menentukan sendiri jam kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka, asalkan diimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan atau produktivitas kerja. Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam per hari sesuai yang ditetapkan UU Ketenagakerjaan.

3. Berlakukan sistem shift

Jika masih ada karyawan yang harus melakukan kegiatan operasional atau datang ke tempat bekerja, terapkanlah sistem shift atau berganti jadwal untuk menghindari penularan virus corona. Pastikan HR memberikan surat izin bekerja dan karyawan secara disiplin bekerja dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditetapkan perusahaan serta segera kembali ke rumah setelah jadwal selesai.

4. Rekap laporan kehadiran karyawan

Di masa pandemi ini, rekap laporan karyawan akan menjadi tantangan sendiri bagi HR jika kasih menggunakan mesin finger prints atau time cards. Dengan bantuan teknologi seperti Talenta, HR tidak perlu repot datang ke kantor di masa penghitungan gaji demi menarik data absensi. Fitur unggulan live attendance memungkinkan karyawan melakukan clock in dan clock out langsung dari handphone. Data absensi tersebut kemudian direkam secara otomatis dan laporannya dapat langsung diakses HR. 

5. Hitung gaji karyawan sesuai absensi

Rekap kehadiran karyawan merupakan data acuan bagi HR terkait penghitungan gaji karyawan. Jika dikerjakan secara manual di masa pandemi ini, tentunya akan mempersulit proses kerja HR dan berpotensi memengaruhi keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan. Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur payroll akan sangat membantu HR mempersingkat proses kerja karena telah terintegrasi dengan fitur absensi.

Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji per bulan sudah terkalkulasi otomatis. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi. Tak hanya itu, fitur payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik full ataupun prorata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan pegawai. Jika HR mengaktifkan fitur payroll disbursement, maka pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta.