Inventaris adalah semua barang milik institusi, ini penjelasannya

Brilio.net - Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik perusahaan atau institusi yang meliputi sekolah, perusahaan, kapal, dan sebagainya. Inventaris dapat digunakan untuk menunjang produktivitas atau kegiatan operasional perusahaan. Inventaris juga menjadi bagian yang penting bagi perusahaan atau institusi karena perputarannya dapat menghasilkan laba untuk para pemegang saham.

Oleh karena itu, inventaris perlu dikelola dengan baik secara rapi dan tepat. Nah untuk mengetahui lebih rinci mengenai inventaris, berikut brilio.net rangkum dari berbagai sumber pada Jumat (1/7).

Pengertian inventaris

foto: Unsplash/Danny Muller

Inventaris adalah suatu daftar fasilitas yang ada di seluruh bagian institusi termasuk gedung dan isinya. Inventaris yang dibuat harus mengandung informasi yang jelas dan mudah dimengerti sehingga dapat membantu kelancaran pekerjaan.

Menurut Budiono dalam buku Pengertian Inventarisasi Perlengkapan Kantor, inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor yang digunakan untuk melaksanakan tugas. Sedangkan menurut Achmad, inventaris kantor adalah daftar barang-barang yang di dalamnya terdapat harga, jumlah, dan jenis keadaannya.

Inventaris kantor sangat penting bagi kelangsungan perusahaan atau instansi. Inventaris dapat berupa barang yang digunakan oleh para pegawai seperti komputer, meja, kursi, telepon, printer, dispenser, mesin, dan masih banyak lagi. Jika terdapat inventaris yang mengalami gangguan akan berpengaruh terhadap jalannya operasional perusahaan.

Kegiatan pencatatan dan pendaftaran barang milik perusahaan atau institusi disebut dengan inventarisasi. Menurut Peraturan Kementerian Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2016, inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan barang milik daerah.

Menurut Lukas dan Sumarto dalam buku Manajemen Logistik Pedoman Praktis Bagi Sekretaris dan Staf Administasi, inventarisasi merupakan kegiatan untuk menyediakan data atas semua logistik yang dimiliki, baik sebagai hasil usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, atau hibah yang berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, kondisi, dan perubahan yang terjadi untuk mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik.

Dalam pengelolaan inventarisasi terdapat informasi mengenai penerimaan, pemakaian, dan stok persediaan yang akurat dan lengkap. Kini perkembangan inventaris kantor semakin maju dan lebih mengarah pada efisiensi kerja.

Berdasarkan definisi di atas pengertian dari inventaris adalah daftar yang memuat catatan mengenai barang inventaris yang berada di dalam lingkungan satuan kerja.

Manfaat melakukan pencatatan dan pendaftaran barang inventaris

foto: unsplash.com

Salah satu manfaat dari kegiatan pencatatan barang inventaris adalah sebagai acuan dalam pengawasan barang milik perusahaan atau institusi. Beberapa manfaat lainnya dari pencatatan inventaris adalah sebagai berikut:

1. Pencatatan inventaris dapat menghimpun data aset yang dikuasai oleh unit organisasi atau departemen
2. Untuk menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi
3. Menyediakan sumber acuan untuk pengawasan aset organisasi
4. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan, dan pengelolaan perlengkapan departemen
5. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen

Tujuan pencatatan barang inventaris

foto: unsplash.com

Pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pendaftaran inventaris perusahaan atau institusi memiliki beberapa tujuan, di antaranya:

1. Untuk mengetahui kekayaan suatu institusi atau perusahaan
2. Untuk menjaga penghematan
3. Untuk menjaga pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit departemen
4. Untuk mengetahui barang inventaris apa saja yang harus ada dan perlu diganti
5. Untuk mendukung kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan perusahaan atau institusi

Aspek dalam pencatatan barang inventaris

foto: Unsplash/Picakwood

Kegiatan pencatatan barang inventaris terbagi menjadi dua aspek, di antaranya:

1. Aspek inventarisasi fisik
Aspek ini meliputi bentuk, luas, lokasi, volume atau jumlah, jenis alamat, dan sebagainya.

2. Aspek yuridis atau legal
Aspek ini meliputi status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan, dan sebagainya.

Sumber: Asep. 2019. Pengaruh Inventarisasi Aset, Penilaian Aset dan Legal Audit Terhadap Laporan Keuangan Pemerintah Kota Tasikmalaya. Tasikmalaya: Universitas Siliwangi.