Invoice adalah tagihan pembayaran, ketahui jenis dan fungsinya

Brilio.net - Invoice merupakan istilah yang cukup familier dalam transaksi pembayaran. Invoice merupakan tagihan pembayaran yang diterima oleh pemesan ketika melakukan transaksi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice atau yang disebut invois adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli atau pemesan.

Dalam arti lain, invoice memiliki makna sebagai sebuah dokumen atau lembar tagihan yang mencantumkan detail transaksi antara penjual dan pembeli. Nah untuk memahami lebih rinci mengenai invoice, berikut brilio.net telah merangkumnya dari berbagai sumber pada Kamis (14/7).

Pengertian invoice

foto: pexels.com

Invoice adalah sebuah dokumen atau lembaran berisi penagihan yang terdiri dari rincian item yang dibeli, harga satuan barang, harga total barang, dan tanggal pembelian.

Lembaran invoice dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dan umumnya dibuat dalam tiga rangkap yang meliputi satu lembar diberikan untuk pembeli jika telah melunasi tagihan, satu lembar untuk arsip penjualan, dan satu lembar untuk laporan keuangan. Invoice merupakan alat transaksi yang berperan sangat penting di dalam dunia bisnis.

Berikut terdapat beberapa definisi mengenai invoice menurut para ahli:

1. Menurut Siswosoediro, invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli yang berisi tanggal pengeluaran invoice, tanggal pengiriman barang, uraian barang (berat, ukuran), harga, biaya lain-lain, jumlah total yang harus dibayar oleh pembeli, serta syarat penyerahan barang dan pembayaran.

2. Himayati mengemukakan bahwa invoice adalah fasilitas transaksi yang digunakan untuk membuat input dan jurnal barang atau jasa yang diterima oleh perusahaan berdasarkan atas sales order (SO) yang sudah diterima.

3. Haryanto mendefinisikan invoice sebagai suatu catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirim kepada pembeli beserta harga untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan jika pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit.

4. Menurut Mahmudi, invoice adalah proses pengiriman tagihan kepada pelanggan. Dengan adanya tagihan kepada pelanggan maka perusahaan mengakui adanya piutang kepada pelanggan yang bersangkutan.

5. Sutedi mengungkapkan bahwa invoice adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan karena dengan data di dalam invoice, dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah asuransi, dan penyelenggara segala macam bea masuk.

Berdasarkan beberapa pengertian dari para ahli dapat disimpulkan bahwa invoice adalah suatu dokumen yang dibutuhkan di suatu perusahaan dagang atau jasa untuk melakukan penagihan kepada pelanggan dengan metode pembayaran secara tunai maupun kredit.

Jenis-jenis invoice

foto: Pexels/Mikhail Nilov

Terdapat beberapa jenis invoice yang biasa digunakan di dalam dunia bisnis sebagai tagihan pembayaran. Jenis-jenis invoice adalah sebagai berikut:

1. Proforma Invoice
Invoice jenis ini merupakan dokumen yang berisi rincian mengenai keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang tersebut. Invoice proforma bersifat sementara dan dibuat oleh penjual sebelum pengiriman barang dilakukan.

2. Commercial Invoice
Invoice komersial umumnya berisi rincian mengenai item yang dibeli dan total harga yang harus dibayarkan oleh pembeli atau pemesan.

3. Consular Invoice
Invoice jenis ini merupakan invoice yang dikeluarkan oleh instansi resmi seperti kedutaan atau konsulat. Invoice konsuler biasanya digunakan untuk kepentingan perdagangan internasional atau antar negara dan memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan.

Fungsi invoice

foto: Unsplash/FIN

Seperti yang telah disinggung di atas, invoice memiliki beberapa fungsi yang penting dalam dunia bisnis yaitu:

1. Invoice berperan sebagai tanda bukti transaksi
2. Invoice juga digunakan untuk merekam semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan
3. Berfungsi sebagai alat bukti pembukuan transaksi atau audit internal
4. Invoice berfungsi untuk arsip penjualan
5. Invoice juga dapat menjadi bukti bahwa badan usaha tersebut memenuhi kewajiban sebagai wajib pajak

Isi dokumen invoice

foto: Pexels/Nataliya Vaitkevich

Dokumen atau lembaran invoice berisi beberapa rincian yang penting yaitu sebagai berikut:

1. Nama dan alamat pembeli
2. Tanggal pembuatan invoice
3. Rincian barang seperti jumlah satuan, berat, harga satuan, nomor pengemasan, tanda pengiriman barang, harga total, dan tanda tangan penjual
4. Invoice juga berisi sistem pembayaran

Sumber: Narahayu. 2016. Prosedur Pembuatan Invoice Guna memperlancar Administrasi Penjualan Pada PT SGG Prima Beton Jakarta. Jakarta: Bina Sarana Informatika.