Notulen adalah catatan singkat hasil rapat, ini fungsi dan susunannya

Fungsi notulen.

foto: unsplash.com

Berdasarkan peran pentingnya dalam sebuah pertemuan atau rapat, terdapat beberapa fungsi notulen di antaranya:

1. Notulen dapat berfungsi sebagai catatan resmi.

Notulen dapat memberikan perlindungan hukum bagi organisasi. Selain itu, catatan rapat juga berfungsi sebagai bukti mengapa dan bagaimana sebuah keputusan diambil saat rapat.

2. Dapat memberikan informasi penting.

Notulen merupakan sebuah catatan tertulis mengenai apa yang disepakati pada pertemuan dan menciptakan pemahaman bersama tentang hasil rapat. Notulen menjadi sumber informasi penting yang memungkinkan peserta untuk merenungkan apa yang terjadi serta menjadi cara terbaik untuk menghindari kesalahpahaman yang berasal dari orang yang memiliki ingatan berbeda tentang pertemuan tersebut.

3. Dapat menjadi sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir.

Selain sebagai evaluasi dan langkah untuk menghindari kesalahpahaman, notulen juga berfungsi sebagai sumber informasi bagi anggota yang berhalangan hadir pada pertemuan tersebut.

4. Notulen juga berfungsi untuk meninjau kembali poin penting yang mengacu pada pengambilan keputusan.

Notulen berfungsi sebagai dokumen untuk meninjau kembali ide-ide kunci dan poin-poin diskusi yang mengarah pada pengambilan keputusan.

Susunan notulen dalam pertemuan atau rapat.

foto: unsplash.com

- Tanggal dan waktu pertemuan.

Tanggal dan waktu menjadi penting dalam penulisan notulen sebagai pengingat waktu diselenggarakannya pertemuan atau rapat.

- Nama peserta.

Catatan singkat yang rapi ini juga mencakup penulisan nama-nama peserta anggota rapat untuk membantu mengetahui siapa saja anggota yang tidak dapat hadir.

- Tujuan pertemuan.

Di dalam notulen juga perlu dicatat mengenai tujuan pertemuan dan apa yang ingin dicapai setelah pertemuan tersebut. Hal ini sangat berguna bagi setiap anggota yang tidak dapat hadir dan untuk mendorong pengambilan keputusan.

- Topik yang dibahas di dalam pertemuan.

Topik menjadi garis besar umum pada sebuah notulen sehingga penting untuk dicatat.

- Keputusan dan tindak lanjut yang dibuat oleh peserta rapat atau pertemuan.

Susunan notulen ini adalah mengenai keputusan yang dibuat oleh peserta. Sebaiknya catat keputusan tersebut sehingga terdapat salinan yang akurat.

- Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya.

Dalam rapat formal, sangat penting untuk mencatat tanggal dan tempat pertemuan untuk mengetahui waktu yang tepat untuk mempersiapkan segala keperluan untuk rapat selanjutnya.

- Dokumen pendukung.

Hal yang harus disertakan di dalam notulen adalah dokumen tambahan yang harus dikirimkan dalam laporan rapat. Dokumen ini dapat mencakup log tindakan atau permasalahan, KPI, serta pembaruan atau perubahan pada proyek.